Meer regie over je crediteurenproces

Hoe beter je purchase to pay-proces is ingericht, hoe minder je bezig bent met crediteurenbeheer. Toch ontstaat er in de praktijk vaak ruis: leveranciers die bellen over factuurstatussen, disputen die via e-mail worden afgehandeld, of communicatie die niet centraal wordt vastgelegd. 

Dat kost tijd en het leidt af van waar het echt om draait: een soepel proces zonder uitval. 

Slimme oplossingen brengen je rust, overzicht en efficiëntie in het contact met leveranciers. Je voorkomt onnodige communicatie, versnelt de afhandeling van disputen en geeft leveranciers zelf inzicht in hun facturen. 

Factuuruitval

Als informatie op een factuur incorrect of onvolledig is, kan automatische verwerking niet plaatsvinden, er is sprake van factuuruitval.

Afhankelijk van de oorzaak van de factuuruitval kan automatisch een mail verstuurd worden naar de leverancier om een correcte factuur op te vragen of krijg je in de software een actie bij de factuur die de financieel medewerker moet uitvoeren. Met inzicht in welke leverancier de meeste uitval veroorzaakt kun je sturen op procesverbetering.

Voordelen: 

• Inzicht in facturen waar actie op ondernomen moet worden
• Inzicht in welke leveranciers de meeste uitval veroorzaken
• Sturen op verbetering van automatische verwerking

Dispuutmanagement

Niet elke factuur klopt. Soms ontbreekt informatie, is het bedrag anders dan afgesproken of is er een andere reden om eerst contact te zoeken met de leverancier.

Met dispuutmanagement blokkeer je de factuur direct bij betwisting en leg je het dispuut centraal vast. Templates helpen je om snel en duidelijk te communiceren, verplichte velden zorgen voor volledige informatie. Alles is gekoppeld aan de factuur, zodat je het dispuut efficiënt kunt afhandelen, zonder losse mailtjes bij individuen. 

Voordelen: 

• Disputen worden direct en centraal vastgelegd
• Gestructureerde communicatie, gekoppeld aan de factuur
• Minder ruis en snellere afhandeling

Communicatie

Finance ontvangt dagelijks allerlei e-mails: aanmaningen, adreswijzigingen, vragen over betalingen. Veel daarvan zijn belangrijk, maar niet altijd het meest uitdagend om te verwerken. 

Intelligente automatisering helpt je deze berichten automatisch te herkennen en te verwerken. Zo herkent het bijvoorbeeld een aanmaning, controleert of de bijbehorende factuur al binnen is en vraagt zelfstandig een kopie factuur op als die ontbreekt. Houd grip op je communicatie, zonder dat je alles handmatig hoeft te doen. 

Voordelen: 

• Automatische herkenning van e-mails en berichten
• Slimme opvolging zonder handmatig werk
• Meer overzicht en minder ruis in je communicatie

Dit is wat Communications Mining kan doen

Factuurstatus portaal

Leveranciers bellen of mailen dagelijks met vragen over hun factuur. Is deze goed ontvangen? Wordt hij al verwerkt? Wat is de status? 

Met het Factuurstatus portaal zoeken leveranciers deze informatie eenvoudig zelfop. Door de factuur op te zoeken, zien ze direct waar deze zich in het proces bevindt. Aanvullende vragen stellen kan vanuit het portaal, waarbij de juiste factuurgegevens direct worden meegestuurd. Zo voorkom je onnodige communicatie en houd je het overzicht. 

Voordelen: 

• Leveranciers zoeken zelf hun factuurstatus op
• Minder telefoontjes en e-mails naar Finance
• Vragen worden contextueel afgehandeld

Naadloze integraties,
maximale impact

Wij integreren met meer dan 250 boekhoud- en ERP-systemen, waaronder SAP, Business Central, Oracle en Exact, en schrikken niet af van multi-systeem omgevingen. We ondersteunen alle e-facturatie en e-transactienetwerken, waaronder Peppol, Tungsten, Basware en Pagero.