Oplossingen / Purchase to Pay / Factuurverwerking

Factuurverwerking

Zorgeloos, foutloos en altijd realtime inzicht in de status van elke factuur. Automatische factuurverwerking was nog nooit zó gemakkelijk

Ontvangst | Validatie | Codering | Procuratie

4c_sal_p2p_factuurverwerking-v12

Geen fouten

Geen facturen meer ophalen uit e-mails of portalen, geen scans, geen overtypwerk, geen gedoe met verschillende factuurformaten. Nooit meer uitzoeken bij wie de factuur ter goedkeuring ligt.

Geen gedoe

Alle facturen omgezet naar een gestandaardiseerde datastroom, gekoppeld aan de juiste kostenplaatsen en projecten en automatisch goedgekeurd met bestellingen en betaalplannen.

Geen risico

Met de juiste automatiseringstechnieken kunnen bedrijven zich beter beschermen tegen factuurfraude. Afwijkingen worden direct gemarkeerd, verdachte patronen worden gedetecteerd.

Ontvangst

Alle toegezonden PDF, XML, EDI facturen worden opgehaald uit e-mailprogramma’s en servers van leveranciers met behulp van software robots, en ontvangen uit e-transactienetwerken, waaronder Ariba, Basware, Peppol, Tungsten, Pagero, en Tradeshift. De facturen worden vervolgens omgezet naar een gestandaardiseerde datastroom, met behoud van de originele factuur.

Meer over factuurontvangst

Validatie

Voordat factuurgegevens een systeem in- of uitgaan, worden ze gevalideerd en verrijkt op basis van interne masterdata en externe bronnen zoals de KvK en de Europese btw-database. Leveranciers worden herkend aan bijvoorbeeld IBAN, KvK- of btw-nummer. Afwijkingen worden automatisch afgehandeld volgens instelbare regels. Zo wordt fraude geïdentificeerd en verlate uitval in factuurverwerking voorkomen.

Codering

Op basis van gegevens als factuurnummer, datum, bedrag, BTW-codes en leveranciersinformatie worden facturen automatisch toegewezen aan de juiste werkmaatschappij, kostenplaats en project. Voor facturen die niet gekoppeld zijn aan een inkooporder of betalingsplan, wordt op basis van historische toewijzingsdata en AI, coderingsvoorstellen gegenereerd, waarmee handmatige interventies en fouten dramatisch wordt beperkt.

Procuratie

Facturen worden, zowel op header- als regelniveau, automatisch goedgekeurd op basis van inkooporders en betaalplannen. Onze matching-engine bewaakt het overzicht en houdt rekening met deelfacturen, deelbestellingen, verlate goederenleveringen en kleine afwijkingen binnen toleranties. Facturen zonder order of plan worden via een adaptieve goedkeuringsworkflow aangeboden aan budgethouders.

Naadloze integraties,
maximale impact

Wij integreren met meer dan 250 boekhoud- en ERP-systemen, waaronder SAP, Business Central, Oracle en Exact, en schrikken niet af van multi-systeem omgevingen. We ondersteunen alle e-facturatie en e-transactienetwerken, waaronder Peppol, Tungsten, Basware en Pagero.

4cee-integrations2

"Van alle data die wij aanleveren, maakt 4CEE de UBL-factuur en verstuurt die rechtstreeks naar de klant of naar het Peppol-netwerk. Wat de beste route is voor een specifieke klant stellen we van tevoren in. Dat is de flexibiliteit die ik zocht en vond bij 4CEE."

Jan Kruijdenberg, Sr. Business consultant
Bidfood-grey

"Natuurlijk besparen we veel tijd doordat niemand van de operatie zich nog bezig hoeft te houden met het handmatig opstellen van facturen."

Rene Schuring, Product Owner
Steinweg-grey

"Met de oplossing van 4CEE wordt het debiteurenbeheer geautomatiseerd, waardoor er minder mankracht nodig is."

Jimmy Kok, Global Credit Manager

"De jaarafsluiting gaat nu sneller. Voorheen waren we een dag bezig, nu is alles direct inzichtelijk."

Arno Bomer, Controller

"Facturen zijn nu digitaal beschikbaar, waardoor niemand meer door mappen hoeft te bladeren op zoek naar een factuur."

Nick van Rossum, Consultant management & advies
Hemimex-grey

"Vroeger werd Finance vaak gezien als een afdeling die achteruit kijkt. Met de juiste cijfers en tools kunnen we de organisatie helpen bij strategische beslissingen."

Natascha de Schrijver, CFO
Feyter-grey

"In de oude situatie ondertekenden we een contract en stuurden het retour, maar we zagen het nooit meer terug. Nu heb je gewoon altijd de laatste versie bij de hand. Dan kan daar nooit gedoe over komen."

Hanneke Ballegooij, Compliance en Legal Officer
Prenatal-grey

"4CEE verzorgt bij ons de volledige automatische factuurverwerking. Als je aan de voorkant van het purchase-to-pay proces alles goed regelt, hoef je aan de achterkant alleen nog maar te controleren."

Annemarie van den Hout, Procurement Officer

"Je weet wat je te wachten staat en dat het foutloos gaat is erg prettig."

Rob Kathmann, ICT Director
Ballast-Nedam-grey

"De kwaliteit van het purchase to pay proces is een stuk hoger geworden."

Mees Walhof, Manager Procurement

"E-facturatie voorkomt fraude en minimaliseert spookfacturen, omdat zowel de verzender als ontvanger een verificatieproces doorlopen."

Kuno Klumpers, Product Line Director
Exact-grey

"De verwerking van een e-factuur kost een ondernemer aanzienlijk minder tijd dan een PDF of papieren factuur. Voor ons is het heel mooi dat kleine ondernemers nu al zonder extra kosten e-facturen kunnen ontvangen en verzenden via Peppol."

Joost Diepenmaat, Co-founder
Moneybird-grey

"Peppol is veilig, centraal en innovatief. Dat past bij de visie en waarden van citizenM."

Dennis Nap, Team leader Tech Centralisation
citizenm

Factuurverwerking