Verplichte e-facturatie in Polen: wat bedrijven moeten weten
Polen heeft in 2026 verplichte elektronische facturatie via het Krajowy System e-Faktur (KSeF) ingevoerd. KSeF is het centrale platform van de Poolse overheid voor het uitgeven, ontvangen en opslaan van gestructureerde elektronische facturen.
De invoering verloopt gefaseerd. Sinds 1 februari 2026 geldt de verplichting om facturen via KSeF uit te sturen voor ondernemingen waarvan de omzet inclusief btw in 2024 meer dan 200 miljoen Poolse złoty bedroeg. Sinds 1 april 2026 geldt de verplichting voor vrijwel alle overige ondernemingen. Alleen de kleinste ondernemers, met maximaal 10.000 złoty aan maandelijks gefactureerde omzet, hebben nog tot 1 januari 2027 uitstel.
Voor de ontvangst geldt een andere datum. Sinds 1 februari 2026 moeten ondernemingen die onder het systeem vallen facturen via KSeF kunnen ontvangen, ongeacht het moment waarop zij zelf verplicht worden om via KSeF te factureren.
Wat verandert er door de Poolse verplichting?
KSeF verandert niet alleen het formaat van de factuur, maar ook de manier waarop facturen tussen ondernemingen worden uitgewisseld. Bij reguliere transacties wordt een gestructureerde factuur vanuit het financiële of facturatiesysteem naar KSeF gestuurd. Wanneer de factuur door het systeem wordt geaccepteerd, krijgt deze een uniek KSeF-nummer en wordt zij via het platform beschikbaar voor de afnemer.
Een reguliere pdf die rechtstreeks per e-mail aan een Poolse klant wordt gestuurd, voldoet daardoor niet aan de verplichte KSeF-procedure wanneer de transactie onder het mandaat valt.
De verplichting geldt in beginsel voor Poolse belastingplichtigen met een vestiging in Polen en voor buitenlandse ondernemingen met een Poolse vaste inrichting wanneer die vaste inrichting bij de betreffende transactie betrokken is. Een buitenlandse onderneming die alleen een Pools btw-nummer heeft, maar geen vestiging of betrokken vaste inrichting in Polen, valt in beginsel niet onder de verplichte uitgaande KSeF-facturatie.
Facturen aan consumenten vallen buiten de verplichte KSeF-regeling. Ondernemingen mogen B2C-facturen wel vrijwillig via KSeF uitgeven.
Wat is KSeF?
Krajowy System e-Faktur, kortweg KSeF, is het nationale Poolse systeem voor gestructureerde elektronische facturen. Anders dan bijvoorbeeld Duitsland, waar ondernemingen verschillende kanalen kunnen gebruiken om e-facturen rechtstreeks met elkaar uit te wisselen, speelt in Polen het centrale overheidsplatform een directe rol in de factuurstroom.
De verzender maakt de factuur aan vanuit het ERP-, boekhoud- of facturatiesysteem en stuurt de gestructureerde gegevens naar KSeF. Het systeem controleert onder meer of het document technisch voldoet aan de voorgeschreven structuur. Na acceptatie wordt een uniek KSeF-nummer toegekend en kan de afnemer de factuur via KSeF ontvangen.
KSeF fungeert daarmee tegelijkertijd als infrastructuur voor factuuruitwisseling en als informatiebron voor de Poolse belastingdienst. De belastingautoriteit beschikt via het systeem over de gegevens van de gestructureerde facturen.
Het Poolse factuurformaat FA(3)
Een Poolse KSeF-factuur wordt niet als pdf uitgewisseld, maar als een gestructureerd XML-bestand. Sinds 1 februari 2026 moet daarvoor de door het Poolse ministerie van Financiën gepubliceerde FA(3)-structuur worden gebruikt.
De structuur beschrijft welke gegevens in de factuur kunnen of moeten voorkomen en in welke velden deze worden vastgelegd. Denk aan gegevens van leverancier en afnemer, factuurdatum, goederen of diensten, btw-tarieven, bedragen en betaalinformatie.
Het ERP- of facturatiesysteem zet de factuurgegevens om naar een XML-bestand conform FA(3). KSeF controleert vervolgens of het bestand technisch aan het voorgeschreven schema voldoet. Een bestand dat niet aan de structuur voldoet, wordt niet door het systeem geaccepteerd.
Een visuele pdf-versie kan nog steeds worden gebruikt om een factuur voor mensen leesbaar te maken, maar de gestructureerde XML vormt binnen KSeF de feitelijke elektronische factuur.
Hoe worden Poolse e-facturen uitgewisseld?
Voor reguliere KSeF-transacties verloopt de officiële factuuruitwisseling via het centrale systeem. Organisaties kunnen daarvoor gebruikmaken van de toepassingen van het Poolse ministerie van Financiën of hun eigen financiële software via een technische integratie met KSeF verbinden.
Voor grotere organisaties zal zo'n integratie doorgaans onderdeel zijn van het bestaande ERP- en facturatieproces. Facturen worden vanuit het bronsysteem samengesteld, naar de vereiste FA(3)-structuur geconverteerd en naar KSeF verzonden. Aan de inkomende kant moeten organisaties hun KSeF-facturen vervolgens ophalen en verwerken in de financiële administratie.
KSeF kent ook procedures voor situaties waarin een factuur niet direct online kan worden verwerkt. Via offline24 kan onder voorwaarden een factuur buiten de directe onlineverbinding worden opgesteld, waarna deze uiterlijk op de eerstvolgende werkdag naar KSeF moet worden verstuurd. Voor dergelijke facturen gelden aanvullende regels, waaronder het gebruik van QR-codes.
Internationale transacties en buitenlandse ondernemingen
KSeF is in de eerste plaats een Poolse fiscale verplichting, maar de reikwijdte houdt niet op bij een Poolse afnemer.
Wanneer een in Polen gevestigde belastingplichtige bijvoorbeeld goederen levert aan een onderneming in een andere EU-lidstaat, goederen exporteert of diensten levert aan een buitenlandse onderneming, moet de Poolse leverancier de betreffende factuur in veel gevallen wel via KSeF uitgeven.
De buitenlandse klant hoeft daarvoor niet zelf op KSeF aangesloten te zijn. De Poolse leverancier verstrekt de factuur dan daarnaast op een met de klant afgesproken manier, bijvoorbeeld elektronisch buiten KSeF. Daarbij kunnen aanvullende vereisten zoals een KSeF-QR-code gelden.
Andersom hoeven facturen van een buitenlandse leverancier aan een Poolse onderneming niet als buitenlandse inkoopfacturen aan KSeF te worden gerapporteerd.
Voor internationale ondernemingen is daarom vooral de positie van de Poolse entiteit of vaste inrichting bepalend. Alleen een Pools btw-registratienummer betekent niet automatisch dat de buitenlandse onderneming verplicht via KSeF moet factureren.
De rol van Peppol en facturatie aan de overheid
Polen gebruikt al langer elektronische facturatie voor overheidsopdrachten via het Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF). PEF maakt gebruik van Peppol voor de elektronische uitwisseling van documenten met publieke organisaties.
Sinds de invoering van KSeF 2.0 zijn KSeF en PEF met elkaar verbonden. Een e-factuur voor een overheidsopdracht die via PEF en Peppol wordt verzonden en aan de Europese norm EN 16931 voldoet, kan na doorgifte aan KSeF als gestructureerde factuur binnen het Poolse btw-stelsel worden behandeld.
Peppol vervult daarmee in Polen een andere rol dan bijvoorbeeld in België. Voor reguliere Poolse B2B-facturatie is Peppol niet het centrale netwerk: KSeF is de verplichte infrastructuur. Peppol blijft met name relevant voor de publieke sector en internationale documentuitwisseling.
Wat heeft ViDA met Polen te maken?
De Poolse KSeF-verplichting is een nationale e-facturatieregeling en staat los van de Europese Digital Reporting Requirements die ViDA vanaf 1 juli 2030 introduceert voor relevante grensoverschrijdende B2B-transacties.
Polen wacht dus niet op 2030. Via KSeF beschikt de Poolse belastingdienst nu al rechtstreeks over gestructureerde factuurgegevens voor een groot deel van de transacties van Poolse ondernemingen.
ViDA brengt vanaf 2030 daarnaast een geharmoniseerd Europees kader voor e-facturatie en digitale rapportage bij grensoverschrijdende transacties. Voor organisaties met activiteiten in Polen betekent dit dat zij enerzijds rekening moeten houden met de huidige Poolse KSeF-verplichtingen en anderzijds met de Europese regels die later voor grensoverschrijdende transacties gaan gelden.
De Poolse roadmap voor e-facturatie
- 1 februari 2026: KSeF 2.0 wordt verplicht voor ondernemingen met meer dan 200 miljoen złoty omzet inclusief btw in 2024. Vanaf deze datum wordt ontvangst via KSeF verplicht voor ondernemingen die onder het systeem vallen.
- 1 april 2026: de verplichting om facturen via KSeF uit te geven wordt uitgebreid naar vrijwel alle overige ondernemingen.
- Tot en met 31 december 2026: ondernemingen met maximaal 10.000 złoty aan maandelijks gefactureerde omzet mogen onder voorwaarden nog buiten KSeF factureren. In 2026 worden bovendien nog geen specifieke KSeF-sancties opgelegd voor fouten bij het gebruik van het systeem.
- 1 januari 2027: ook de kleinste ondernemingen vallen onder de uitgaande KSeF-verplichting en het reguliere sanctieregime kan worden toegepast.
- 1 juli 2030: ViDA introduceert Europese e-facturatie en digitale rapportage voor relevante grensoverschrijdende B2B-transacties.
Wat betekent dit voor organisaties?
Voor organisaties met een Poolse entiteit is KSeF inmiddels geen toekomstige ontwikkeling meer. De verplichting is in 2026 operationeel en raakt zowel het uitgaande als het inkomende factuurproces.
Daarbij gaat het om meer dan het kunnen produceren van een FA(3)-bestand. De financiële omgeving moet facturen kunnen converteren, valideren en via KSeF verzenden, de KSeF-status en het toegekende nummer verwerken en inkomende facturen automatisch ophalen en doorgeven aan de financiële administratie. Internationale factuurstromen, vaste inrichtingen, self-billing, uitzonderingen en offlineprocedures vragen daarbij afzonderlijke aandacht.
Voor internationale organisaties wordt daarmee steeds duidelijker dat e-facturatie niet met één Europees formaat of één verzendkanaal kan worden opgelost. België werkt voornamelijk met Peppol, Frankrijk met erkende platformen, Duitsland met gedecentraliseerde uitwisseling en Polen met het centrale KSeF-platform. Een internationale e-facturatiearchitectuur moet deze verschillende nationale modellen kunnen opvangen.