Overzicht
4CEE Invoice centraliseert de verwerking van inkomende facturen binnen het purchase to pay-proces. Het platform ontvangt facturen vanuit verschillende bronnen, herkent en valideert gegevens, ondersteunt goedkeuringsprocessen en verwerkt facturen automatisch in één of meer ERP-systemen.
4CEE Invoice vormt de centrale schakel tussen leveranciers, de financiële afdeling, budgethouders en financiële systemen. Dankzij standaard functionaliteit voor factuurverwerking en uitbreidbare modules voor ordermatching, contractbeheer, documentverwerking en automatisering sluit het platform aan op zowel eenvoudige als complexe financiële omgevingen.
| Ondersteunde processen | Ondersteunde ERP-systemen |
|---|---|
|
Voordelen
4CEE Invoice is ontwikkeld voor organisaties die hun factuurverwerking willen digitaliseren zonder bestaande ERP-systemen te vervangen. Het platform ondersteunt standaardisatie waar mogelijk en configuratie waar nodig. Tel daarbij de modulaire opbouw en je hebt een platform dat precies af te stemmen is op jouw proces en organisatie. 4CEE Invoice biedt:
- Efficiëntie: Vermindert handmatige verwerking door automatische herkenning, validaties en workflows.
- Kwaliteit: Verhoogt de kwaliteit van het factuurverwerkingsproces door controles op juistheid van gegevens, volledigheid en duplicaten.
- Grip: Biedt inzicht in factuurstromen, verplichtingen en goedkeuringsprocessen.
- Schaalbaarheid: Ondersteunt meerdere administraties en groeiende factuurvolumes.
- Automatisering: Ondersteunt verdere automatisering van het purchase to pay-proces.
Functionaliteit
4CEE Invoice biedt functionaliteiten voor het ontvangen, verwerken, controleren en boeken van inkomende facturen. Deze functionaliteiten vormen de basis voor geautomatiseerde factuurverwerking.
Factuurontvangst
4CEE Invoice ondersteunt de centrale ontvangst en verwerking van inkomende facturen. Hiervoor maak je gebruik van een centrale e-mailbox voor facturen en mocht je op een ander adres een factuur ontvangen kun je die doorsturen naar de factuurmailbox vanwaar alle facturen automatisch in 4CEE Invoice terechtkomen. Andere kanalen zoals Peppol en factuurportalen worden eveneens meegenomen.
Factuurherkenning (OCR)
4CEE Invoice ondersteunt automatische herkenning van pdf-facturen. Gegevens worden geëxtraheerd en beschikbaar gemaakt voor verdere verwerking, validatie en boeking. Overtypen is daarmee verleden tijd. Voorbeelden:
- Factuurnummer
- Factuurdatum
- Leveranciersgegevens
- Ordernummer
- Factuurbedragen
- IBAN- en betaalgegevens
Validatie en boekingsregels
Voordat facturen worden verwerkt, controleert 4CEE Invoice of gegevens voldoen aan ingestelde bedrijfsregels, boekingsregels en wettelijke vereisten. Hierdoor worden fouten vroegtijdig gesignaleerd en neemt de kwaliteit van financiële data toe. Voorbeelden:
- Controle op verplichte gegevens
- Dubbele factuurcontrole
- Wettelijke validaties
- Boekingssjablonen
- Matchingtoleranties
Workflowbeheer
Facturen kunnen automatisch worden gerouteerd naar de juiste gebruikers op basis van vooraf gedefinieerde regels. Hierdoor sluiten goedkeuringsprocessen aan op bestaande financiële processen en verantwoordelijkheden binnen de organisatie. Voorbeelden:
- Regels op basis van leverancier
- Regels op basis van bedrag
- Regels op basis van kostenplaats
- Meervoudige goedkeuringen
Matching van facturen, orders en contracten
4CEE Invoice ondersteunt het automatisch vergelijken van facturen met inkooporders, ontvangsten en contractafspraken. Hierdoor worden afwijkingen sneller zichtbaar en kan een groter deel van de factuurverwerking geautomatiseerd plaatsvinden. Voorbeelden:
- Matching met inkooporders
- Matching met contracten
- Afwijkingscontrole
- Tolerantiebeheer
- Automatische goedkeuring van overeenkomende facturen
Automatisering en intelligentie
4CEE Invoice ondersteunt aanvullende automatisering voor terugkerende werkzaamheden of ter ondersteuning van de werkzaamheden. Door inzet van AI en automatisering kunnen handmatige handelingen verder worden verminderd en processen efficiënter worden ingericht. Voorbeelden:
- AI-ondersteunde boekingsvoorstellen
- Samenvatting van de factuur voor budgethouders
- Mailbox- en documentclassificatie
ERP-integraties
4CEE Invoice integreert met bestaande ERP- en financiële systemen voor het ophalen van stamgegevens en verwerken van boekingen. Hierdoor blijft factuurverwerking onderdeel van het bestaande financiële landschap. Voorbeelden:
- Leveranciersgegevens
- Grootboekrekeningen
- Btw-codes
- Kostenplaatsen
- Projecten
- Betaaltermijnen
- Wisselkoersen
Multi-ERP en multi-administratie ondersteuning
4CEE Invoice ondersteunt organisaties die werken met meerdere ERP-systemen, administraties of financiële entiteiten. Hierdoor kan factuurverwerking centraal worden georganiseerd binnen complexe financiële omgevingen. Voorbeelden:
- Meerdere ERP-systemen of combinatie van ERP-en financieel systeem
- Meerdere administraties
- Centrale verwerking van factuurstromen
- Ondersteuning van meerdere valuta
- Internationale organisaties
Aanvullende modules
4CEE Invoice sluit aan op andere oplossingen binnen het purchase to pay-domein, waardoor aanvullende processen vanuit dezelfde omgeving kunnen worden ondersteund en factuurverwerking nog eenvoudiger wordt. Voorbeelden:
4CEE Expense
4CEE Expense ondersteunt het indienen en goedkeuren van onkostendeclaraties.
- Declaraties via desktop en mobiele app
- Kilometerregistratie
- Creditcarduitgaven
4CEE Contract
4CEE Contract ondersteunt centraal contractbeheer. Facturen kunnen worden gekoppeld aan betaalplannen en contractinformatie. Hierdoor ontstaat meer samenhang tussen contractafspraken en factuurcontrole.
- Contractregistratie
- Betaalplannen
- Contractvervaldata
- Contractmatching
4CEE Purchase
4CEE Purchase ondersteunt digitale inkoopaanvragen en orders. Registreer ontvangsten en leg de relatie tussen inkoop en ontvangst en inkoop en factuur voor efficiëntere factuurverwerking.
- Inkoopaanvragen
- Interne catalogi
- Inkooporders
- Inzicht in verplichtingen
4CEE Document Recognition
4CEE Document Recognition ondersteunt automatische herkenning van aanvullende documenten binnen financiële processen. Documenten kunnen worden geëxtraheerd en geconverteerd naar gestructureerde data voor verdere verwerking. Voorbeelden:
- Orderbevestigingen
- Pakbonnen
- Pdf-orders
Use cases
Automatisch coderen/boeken facturen
Inkomende facturen worden met behulp van AI automatisch geanalyseerd, gecategoriseerd en voorzien van een boekingsadvies dat direct kan worden geïntegreerd in het ERP-systeem. De onderliggende technologie leert continu van eerdere boekingen en verbetert zichzelf doorlopend.
Uitlezen factuurportaal
Facturen worden steeds meer aangeboden op portalen waar je ze zelf moet ophalen. Door middel van slimme automatisering worden deze facturen automatisch (periodiek) opgehaald uit die portalen en doorgestuurd naar 4CEE Invoice, zonder tussenkomst van een medewerker. Voorbeelden van portalen zijn FedEX, Deutsche Post, PostNL, UPS, Satellic, Toll Collect.
Automatisch matchen inkooporders en contracten
De combinatie van 4CEE Invoice en 4CEE Purchase en/of 4CEE Contract maakt geavanceerde matching mogelijk. Inkomende facturen worden automatisch gekoppeld aan de juiste inkooporders of contracten. Afwijkingen worden tijdig gesignaleerd, goedkeuringsprocessen versneld en naleving van interne en externe richtlijnen (vastgelegd in inkooporders of contracten) wordt geborgd.
Automatisch matchen van facturen aan betaalplannen
De combinatie van 4CEE Invoice en 4CEE Contract geeft de mogelijkheid om verder te automatiseren. Binnen 4CEE Contract kun je betaalplannen aanmaken. Hierin leg je vast wat de verwachte binnenkomst is van facturen, het bruto factuurbedrag en eventuele marges. Repterende facturen kunnen zo automatisch worden goedgekeurd als deze volgens het plan binnenkomen. Denk bijvoorbeeld aan maandelijkse vaste kosten voor een abonnement, huur etc.