Peppol

Hoe werkt Peppol?

Peppol maakt het mogelijk om elektronische facturen en orders gestandaardiseerd en veilig uit te wisselen tussen organisaties – maar hoe werkt dat precies?

• Elke organisatie die deelneemt aan het Peppol-netwerk krijgt een uniek identificatienummer, ook wel een Peppol ID genoemd. Dit fungeert als jouw digitale verzend- en ontvangstadres en zorgt ervoor dat facturen en orders automatisch en foutloos bij de juiste partij terechtkomen.
  
• Het Peppol ID is opgenomen in de centrale PEPPOL Directory, een soort telefoonboek, waarmee je eenvoudig kunt controleren of jouw leverancier of klant bereikbaar is via het netwerk. 
• Het systeem checkt vervolgens via de Service Metadata Publisher (SMP) of de ontvanger actief is en via welk gecertificeerd Access Point de verzending moet verlopen.
  
• Peppol Access Points zijn gecertificeerde dienstverleners die als digitale toegangspoort fungeren tot het Peppol-netwerk. Dit Access Point verzorgt de veilige aflevering van je elektronische documenten, volledig volgens de Peppol-standaarden. 
• Dankzij deze uniforme werkwijze – vastgelegd in de Peppol BIS-specificaties – is handmatige verwerking of conversie overbodig. Die standaarden zorgen ervoor dat alle partijen in het netwerk dezelfde ‘taal’ spreken, ongeacht hun eigen systemen.
• Alles loopt via een beveiligde, gestandaardiseerde infrastructuur, de Peppol Transport Infrastructure. Zo biedt Peppol een geautomatiseerd, toekomstbestendig en foutloos proces voor elektronische documentuitwisseling met minder fouten, snellere verwerking en die altijd voldoet aan internationale e-facturatievereisten, zoals bij overheden nu al verplicht is.

Waarom Pepppol gebruiken?

Peppol is dé gestandaardiseerde oplossing voor organisaties die klaar zijn om elektronische communicatie écht professioneel aan te pakken. In plaats van werken met versnipperde systemen of handmatige processen, biedt Peppol één veilig en betrouwbaar kanaal dat volledig aansluit bij Europese wet- en regelgeving. Je weet altijd wie de verzender is, waardoor het risico op spookfacturen sterk afneemt en je grip houdt op je factuurverkeer.

De slimme adressering op basis van bedrijfsgegevens zorgt ervoor dat je facturen en berichten direct op de juiste plek terechtkomen – zonder tussenkomst van verschillende portalen of platformen. Of je nu een zzp’er bent, mkb’er of multinational: met één aansluiting heb je toegang tot een groeiend internationaal netwerk van duizenden organisaties en overheden.

Peppol groeit hard en is steeds vaker hét verplichte kanaal voor zakelijke communicatie, wat het een toekomstbestendige keuze maakt voor organisaties die voorbereid willen zijn op wat komt.

15 Voordelen van Peppol

1. Kostenbesparing
   Geen drukwerk, geen post, geen handmatige verwerking. E-factureren via Peppol levert directe besparingen op in tijd én geld.
   
   
2. Efficientie in de financiele keten
   Door de standaardisatie en automatisering wordt het risico op fouten en vertragingen verkleind, en kunnen finance-teams zich focussen op strategisch werk in plaats van repetitieve handelingen.
   
   
3. Versnelling van betaling
   Snellere aflevering van facturen zorgt voor kortere doorlooptijden en verbetert de cashflow.
   
   
4. Voldoet aan wet- en regelgeving
   Peppol ondersteunt naleving van lokale én internationale e-facturatieverplichtingen, inclusief AVG en fiscale eisen.
   
   
5. End-to-end automatisering
   Peppol faciliteert volledige automatisering van purchase-to-pay-processen, van bestelling tot betaling.
   
   
6. Betere verwerkingsmogelijkheden
   Alle factuurgegevens zijn digitaal beschikbaar en zijn direct inzetbaar in je ERP en interne systemen.
   
   
7. Verbeterde audittrail
   Elke transactie is traceerbaar binnen het netwerk, wat controles en audits vergemakkelijkt.
   
   
8. Veiligheid en betrouwbaarheid
   Gegevens worden versleuteld verzonden en de identiteit van de verzender is altijd te herleiden, waardoor spookfacturen geen kans krijgen en de vertrouwelijkheid, integriteit en authenticiteit van facturen gewaarborgd zijn.
   
   
9. Toekomstbestendig bij veranderende regelgeving
   Peppol wordt voortdurend aangepast aan nieuwe Europese en nationale wetgeving.
   
   
10. Altijd up-to-date adresinformatie
    Dankzij het ingebouwde adresboek zie je automatisch hoe een ontvanger zijn e-facturen wil ontvangen op basis van betrouwbare gegevens zoals KvK-, BTW- of IBAN-nummers.
    
    
11. Snelle implementatie
    Met een goede Peppol Access Point-provider is aansluiting en integratie relatief snel geregeld.
    
    
12. Direct bereik in Europa en daarbuiten
    Met één aansluiting op het netwerk heb je toegang tot duizenden overheden en bedrijven die al via Peppol werken — volgens uniforme, Europese standaarden.
    
    
13. Toegankelijk voor elk type organisatie
    Elke organisatie kan aansluiten op Peppol – ongeacht omvang, sector of digitaliseringsgraad. Dat maakt het ook efficiënter voor onboarding: nieuwe klanten of leveranciers zijn sneller aangesloten en je hoeft geen aparte processen of platforms meer te onderhouden per type organisatie.
    
    
14. Duurzaam alternatief
    Minder papierverbruik en transport betekent een lagere ecologische voetafdruk voor je organisatie.
    
    
15. Ondersteunt meer dan alleen facturatie
    Peppol ondersteunt naast e-facturen ook andere elektronische bedrijfsdocumenten die onderdeel zijn van de purchase-to-pay- of order-to-cash-processen. Denk aan elektronische inkooporders (e-orders), verzendberichten (dispatch advices), orderbevestigingen, creditnota’s, ontvangstbevestigingen en elektronische productcatalogi.

Praktische voorbeelden van Peppol

Peppol wordt wereldwijd ingezet in uiteenlopende sectoren om digitale samenwerking tussen organisaties te versnellen en te stroomlijnen.

In de gezondheidszorg maakt men gebruik van Peppol voor het elektronisch uitwisselen van medische facturen en inkooporders tussen ziekenhuizen, zorgverleners en leveranciers, wat zorgt voor snellere afhandeling en minder administratieve druk.

Overheidsinstanties gebruiken het netwerk om aanbestedingen, orders en facturen digitaal en transparant te verwerken, waardoor bureaucratie wordt teruggedrongen en compliance wordt verhoogd.

In de detailhandel maakt Peppol het mogelijk om e-commercebestellingen en facturen efficiënt tussen leveranciers en retailers te verzenden, wat leidt tot een soepelere toeleveringsketen.

Ook in de financiële dienstverlening speelt Peppol een rol: banken en financiële instellingen gebruiken het voor veilige uitwisseling van financiële documenten en om te voldoen aan wet- en regelgeving.

Tot slot maakt ook de transport- en logistieke sector gebruik van Peppol voor het digitaliseren van vracht- en verzenddocumenten, wat leidt tot snellere verwerking en een beter georganiseerde logistieke keten.

Deze uiteenlopende toepassingen laten zien hoe flexibel Peppol is, en hoe het organisaties helpt om kosten te besparen, processen te standaardiseren en digitaal klaar te zijn voor de toekomst.

Is Peppol verplicht?

Hoewel Peppol in veel gevallen nog niet wettelijk verplicht is, groeit de druk om aan te sluiten. Steeds meer overheden en grote organisaties eisen e-facturatie via Peppol als voorwaarde voor samenwerking, vooral bij aanbestedingen of structurele inkooprelaties. Ook Europese regelgeving – zoals de Digital Reporting Requirements (DRR) binnen het ViDA-voorstel – maakt e-facturatie en veilige gegevensuitwisseling op termijn onvermijdelijk. Peppol vormt hierin de logische standaard.

 

En is Peppol gratis?

Het gebruik van Peppol zelf is niet gratis: om deel te nemen aan het netwerk heb je een gecertificeerd Access Point nodig. Sommige leveranciers bieden dit als onderdeel van een groter facturatieplatform of ERP-integratie aan. De kosten verschillen per aanbieder, maar staan vaak in geen verhouding tot de tijd- en kostenbesparing die je ermee realiseert. Kortom: Peppol is misschien (nog) niet wettelijk verplicht in elk land of elke branche, maar steeds vaker wél zakelijk noodzakelijk — en zeker de investering waard.

Wie werkt met Peppol?

In Nederland maken steeds meer overheidsinstanties, gemeenten en publieke dienstverleners e-facturatie via Peppol verplicht voor hun leveranciers. Grote bedrijven zoals KPN, Eneco en diverse zorginstellingen zijn al aangesloten en gebruiken Peppol als standaardkanaal voor inkomende en uitgaande facturen. Ook binnen het mkb groeit de adoptie, mede doordat Peppol eenvoudig te integreren is met bestaande boekhoudsoftware.

In België is de situatie vergelijkbaar: alle federale overheden accepteren enkel nog e-facturen via Peppol en ook veel Vlaamse en Waalse overheidsdiensten volgen dat beleid.

Bovendien is er Europese regelgeving op komst: onder het ViDA-voorstel (VAT in the Digital Age) wordt elektronische facturatie vanaf januari 2028 verplicht voor grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU. Verschillende lidstaten – waaronder België – versnellen deze invoering al eerder op nationaal niveau. Kortom: of je nu zaken doet met de overheid of met grote en kleine bedrijven — in Nederland én België wordt Peppol steeds vaker de norm, en straks zelfs verplicht.