Van standaard tot uitgebreid

4CEE Invoice ondersteunt het volledige proces van inkomende factuurverwerking binnen Purchase to Pay. Het platform bestaat uit verschillende pakketten die oplopen in functionaliteit en complexiteit. Naast de basisfunctionaliteit kunnen aanvullende modules en add-ons worden ingezet voor processen zoals declaratiebeheer, contractbeheer, documentherkenning en digitale inkoop.

4CEE Invoice Standard

4CEE Invoice Standard vormt de functionele basis van het platform. Dit pakket ondersteunt de standaardverwerking van inkomende facturen inclusief ontvangst, herkenning, validatie, workflow en ERP-integratie.

Digitale factuurontvangst

Facturen worden digitaal ontvangen via e-mail en automatisch verwerkt binnen het systeem. Hiermee start het Purchase to Pay proces vanuit één centrale verwerkingsomgeving.

De digitale ontvangst vormt de basis voor verdere herkenning, validatie en workflowafhandeling binnen het platform.

• Digitale ontvangst via e-mail
• Centrale verwerking van facturen
• Startpunt van workflowproces

Factuurherkenning met OCR

Pdf-facturen worden automatisch uitgelezen en herkend met OCR. Herkende velden worden inclusief zekerheidsindicatie beschikbaar gesteld aan gebruikers.

De herkenning sluit direct aan op validaties, workflows en boekingsprocessen binnen het platform.

• OCR-herkenning van pdf-facturen
• Automatische veldextractie
• Zekerheidsindicatie per veld

Standaard validaties en boekingsregels

Het platform controleert facturen op wettelijke vereisten, uniciteit en basisboekingsregels voordat verdere verwerking plaatsvindt.

Deze validaties zorgen ervoor dat onvolledige of foutieve facturen vroeg in het proces zichtbaar worden.

• Controle op uniciteit
• Wettelijke validaties
• Basis boekingsregels

Workflow voor goedkeuring

Facturen worden automatisch aangeboden aan de juiste goedkeurders op basis van vooraf ingestelde regels zoals leverancier, bedrag of kostenplaats.

Hierdoor sluit de workflow aan op bestaande financiële processen en verantwoordelijkheden binnen de organisatie.

• Routering op basis van regels
• Ondersteuning van goedkeurders
• Automatische workflowafhandeling

ERP-integratie

Na goedkeuring worden facturen automatisch geboekt in het gekoppelde ERP-systeem. Relevante stamdata en boekingsinformatie worden hierbij meegenomen.

De ERP-integratie zorgt ervoor dat factuurverwerking onderdeel blijft van het bestaande financiële landschap.

• Automatisch boeken in ERP-systeem
• Gebruik van stamdata
• Ondersteuning voor bestaande ERP-processen

4CEE Invoice Premium

4CEE Invoice Premium breidt de basisfunctionaliteit uit met extra automatisering binnen factuurverwerking en matchingprocessen.

Automatisch coderen en boeken

Met behulp van AI worden boekingsvoorstellen gegenereerd op basis van historische data. Bij onzekerheid wordt een voorstel ter controle aangeboden aan gebruikers.

Deze functionaliteit ondersteunt efficiëntere verwerking van terugkerende factuurstromen.

• AI-ondersteunde boekingsvoorstellen
• Gebruik van historische data
• Controle bij onzekerheid

Order- en contractmatching

Inkomende facturen kunnen automatisch worden gematcht met inkooporders of contracten. Hierdoor worden afwijkingen sneller zichtbaar binnen het proces.

De matching ondersteunt controle op facturen voordat verdere verwerking of betaling plaatsvindt.

• Matching met orders
• Matching met contracten
• Signalering van afwijkingen

Uitlezen van factuurportalen

Facturen die beschikbaar worden gesteld via leveranciersportalen kunnen automatisch worden opgehaald en verwerkt binnen het platform.

Hierdoor kunnen aanvullende factuurstromen worden geïntegreerd in hetzelfde verwerkingsproces.

• Ophalen uit leveranciersportalen
• Automatische verwerking
• Ondersteuning voor aanvullende factuurkanalen

4CEE Invoice Advanced

4CEE Invoice Advanced ondersteunt organisaties met complexere financiële processen, meerdere administraties of meerdere ERP-landschappen.

Configureerbare validatie engine

Gebruikers kunnen zelf bepalen welke validaties wanneer plaatsvinden binnen het proces. Ook foutmeldingen en blokkades kunnen worden ingericht.

Hierdoor sluit validatiegedrag beter aan op interne processen en uitzonderingssituaties

• Configureerbare validaties
• Instelbare blokkades
• Procesafhankelijke controles

Uitgebreid workflowbeheer

Goedkeuringsflows kunnen worden ingericht op meerdere criteria en met meerdere goedkeurders. Audit-trails ondersteunen inzicht in wijzigingen en beslissingen binnen het proces.

Deze functionaliteit ondersteunt complexere organisatorische structuren en goedkeuringsprocedures.

• Meerdere goedkeurders
• Complexe workflowregels
• Audittrails

Multi-ERP en multi-administratie ondersteuning

Het platform ondersteunt meerdere ERP-systemen, valuta en administraties binnen één omgeving.

Hierdoor kan factuurverwerking centraal worden beheerd binnen organisaties met meerdere financiële systemen of entiteiten.

• Ondersteuning voor meerdere ERP’s
• Ondersteuning voor meerdere valuta
• Ondersteuning voor meerdere administraties

Add-ons

4CEE Expense

4CEE Expense ondersteunt het indienen en goedkeuren van onkostendeclaraties. Declaraties kunnen automatisch worden verwerkt binnen het gekoppelde ERP-systeem.

De add-on sluit aan op het bredere Purchase to Pay proces en ondersteunt aanvullende financiële workflows naast factuurverwerking.

• Indienen van declaraties
• Goedkeuringsprocessen
• ERP-verwerking

4CEE Contract

4CEE Contract ondersteunt centraal contractbeheer binnen financiële processen. Facturen kunnen worden gekoppeld aan betaalplannen en contractinformatie.

Hierdoor ontstaat meer samenhang tussen contractafspraken en factuurcontrole

• Ondersteuning voor onboarding
• Aansluiten van ketenpartners
• Ondersteuning voor documentuitwisseling

4CEE Purchase

4CEE Purchase ondersteunt digitale inkoopaanvragen en orders binnen Purchase to Pay. Facturen kunnen automatisch worden gematcht met inkooporders.

Hiermee worden inkoop- en factuurprocessen functioneel met elkaar verbonden.

• Digitale inkoopaanvragen
• Digitale orders
• Automatische ordermatching

4CEE Document Recognition

4CEE Document Recognition ondersteunt automatische herkenning van aanvullende documenten binnen financiële processen.

Documenten kunnen worden geëxtraheerd en geconverteerd naar gestructureerde data voor verdere verwerking.

• Documentherkenning
• Data-extractie
• Conversie naar gestructureerde data

FAQ

Algemeen en integraties

Wat is 4CEE Invoice?

4CEE Invoice is een oplossing voor digitale en geautomatiseerde verwerking van inkomende facturen binnen Purchase to Pay. 

Met welke ERP-systemen kan 4CEE Invoice koppelen?

4CEE Invoice ondersteunt koppelingen met ERP- en boekhoudsystemen via standaard en uitgebreide integraties.

Ondersteunt 4CEE Invoice meerdere administraties?

Ja, meerdere administraties worden ondersteund. Voor ondersteuning boven drie administraties is Advanced beschikbaar.

Kan 4CEE Invoice binnen multi-ERP omgevingen worden gebruikt?

Ja, 4CEE Invoice Advanced ondersteunt meerdere ERP-systemen binnen één omgeving.

Hoe ontvangt het platform facturen?

Facturen worden digitaal ontvangen via e-mail en vervolgens automatisch verwerkt met OCR-herkenning.

Kan 4CEE Invoice samenwerken met andere 4CEE-oplossingen?

Ja, het platform sluit aan op andere 4CEE-oplossingen binnen Purchase to Pay zoals Purchase, Contract en Expense.

Is de implementatie afgestemd op bestaande processen?

Ja, implementaties worden afgestemd op jouw organisatie, workflows en bestaande ERP-landschap.

Functionaliteit en modules

Wat is het verschil tussen Standard en Premium?

Premium voegt automatische codering, order- en contractmatching en ondersteuning voor factuurportalen toe.

Wanneer is Advanced relevant?

Advanced is geschikt voor organisaties met meerdere ERP-systemen, meerdere administraties of complexe workflows.

Hoe werkt OCR-herkenning binnen 4CEE Invoice?

Pdf-facturen worden automatisch uitgelezen waarna herkende velden met zekerheidsindicatie beschikbaar worden gesteld.

Kan ik validaties zelf configureren?

Ja, binnen Advanced kunnen validaties, foutmeldingen en blokkades worden ingericht.

Hoe werkt order- en contractmatching?

Facturen worden automatisch vergeleken met inkooporders of contracten zodat afwijkingen sneller zichtbaar worden.

Zijn add-ons verplicht binnen 4CEE Invoice?

Nee, add-ons zijn optioneel en gericht op aanvullende processen zoals declaraties, contractbeheer en documentherkenning.

Kan het platform later worden uitgebreid?

Ja, 4CEE Invoice is modulair opgebouwd waardoor aanvullende functionaliteit later kan worden toegevoegd.