E-invoicing in Italië

Verplichte e-facturatie in Italië: wat bedrijven moeten weten

Italië behoort tot de eerste Europese landen die elektronische facturatie op grote schaal verplicht hebben gesteld. E-facturatie aan de overheid werd vanaf 2014 en 2015 ingevoerd. Sinds 1 januari 2019 geldt verplichte elektronische facturatie ook voor binnenlandse transacties tussen ondernemingen en, wanneer een factuur wordt uitgereikt, voor veel transacties met consumenten.

De elektronische factuur wordt als gestructureerd XML-bestand via het centrale Sistema di Interscambio (SdI) verzonden. SdI wordt beheerd door de Italiaanse belastingdienst, de Agenzia delle Entrate, en vormt de centrale schakel tussen verzender en ontvanger.

Aanvankelijk golden nog uitzonderingen voor bepaalde kleine ondernemers. Die uitzonderingen zijn stapsgewijs afgebouwd. Sinds 1 januari 2024 geldt de e-facturatieverplichting in beginsel voor alle in Italië gevestigde ondernemingen en professionals die onder de regeling vallen, ongeacht hun omzet.

Wat verandert er door de Italiaanse verplichting?

In Italië is e-facturatie veel meer dan het elektronisch verzenden van een factuur naar een klant. Een binnenlandse factuur die onder de verplichting valt, wordt vanuit het financiële of facturatiesysteem als gestructureerd XML-bestand naar SdI gestuurd.

SdI voert technische en formele controles uit op het bestand. Wanneer de factuur aan de vereisten voldoet, wordt deze naar de ontvanger doorgestuurd. Wanneer een factuur niet aan de technische regels voldoet, kan SdI deze weigeren en ontvangt de verzender daarvan bericht.

Een reguliere pdf-factuur die rechtstreeks per e-mail wordt verzonden, is voor transacties die onder het mandaat vallen daarom geen geldige vervanging voor de elektronische factuur via SdI. Een pdf kan eventueel als visuele weergave of aanvullende kopie worden gebruikt, maar de gestructureerde elektronische factuur vormt de basis.

Wat is Sistema di Interscambio?

Sistema di Interscambio, meestal afgekort tot SdI, is het centrale Italiaanse uitwisselingssysteem voor elektronische facturen. Het platform wordt beheerd door de Agenzia delle Entrate en speelt een directe rol in vrijwel iedere binnenlandse elektronische factuurstroom.

De verzender stelt de factuur op in het voorgeschreven XML-formaat en verzendt deze naar SdI. Het systeem controleert onder andere de technische structuur en bepaalde identificatiegegevens en bepaalt vervolgens waar de factuur moet worden afgeleverd.

De ontvanger kan een eigen elektronisch ontvangstkanaal registreren. Organisaties gebruiken hiervoor vaak een Codice Destinatario, waarmee SdI weet naar welk systeem of welke dienstverlener de factuur moet worden gestuurd. Ook andere door SdI ondersteunde aflevermethoden kunnen worden gebruikt.

Organisaties kunnen rechtstreeks met SdI integreren of gebruikmaken van een gespecialiseerde e-facturatieprovider die de verbinding, formaatconversie, verzending, ontvangst en statusverwerking verzorgt.

Het Italiaanse XML-formaat: FatturaPA

Italiaanse elektronische facturen worden uitgewisseld in een voorgeschreven XML-structuur. Deze nationale standaard wordt doorgaans aangeduid als FatturaPA, waarbij de technische specificaties onderscheid maken tussen facturen aan publieke organisaties en facturen aan private partijen.

De XML bevat de gegevens die nodig zijn om de factuur automatisch te verwerken. Denk aan:

• gegevens van leverancier en afnemer;
• btw-identificatienummers;
• factuurnummer en factuurdatum;
• regels voor goederen en diensten;
• btw-tarieven en btw-bedragen;
• totalen en betaalgegevens;
• specifieke fiscale codes en documenttypen.

Het formaat bevat daarnaast verschillende codes waarmee het fiscale karakter van een transactie kan worden aangegeven. Hierdoor kan dezelfde infrastructuur worden gebruikt voor reguliere facturen, creditnota's, reverse-chargehandelingen en verschillende vormen van grensoverschrijdende rapportage.

Hoe worden Italiaanse e-facturen uitgewisseld?

Bij een reguliere binnenlandse B2B-transactie verloopt de factuurstroom in hoofdlijnen als volgt:

1. De leverancier maakt de factuur aan in het ERP-, boekhoud- of facturatiesysteem.
2. De factuurgegevens worden omgezet naar het vereiste Italiaanse XML-formaat.
3. De elektronische factuur wordt naar SdI verzonden.
4. SdI voert technische controles uit.
5. De factuur wordt naar het geregistreerde kanaal van de afnemer gestuurd.
6. Status- en foutmeldingen worden teruggestuurd naar de verzender.
7. De factuur wordt volgens de Italiaanse voorschriften digitaal bewaard.

Voor grotere organisaties wordt SdI daardoor meestal rechtstreeks of via een e-facturatieprovider geïntegreerd met het ERP-landschap. Handmatige invoer via overheidsportalen is technisch mogelijk, maar minder geschikt voor grote aantallen facturen.

E-facturatie aan consumenten

Ook voor veel transacties met consumenten maakt Italië gebruik van dezelfde elektronische facturatie-infrastructuur. Wanneer voor een B2C-transactie een factuur wordt uitgereikt en deze onder de e-facturatieverplichting valt, wordt de elektronische factuur via SdI aan de belastingdienst doorgegeven.

Een consument beschikt normaal gesproken niet over dezelfde technische ontvangstmogelijkheden als een onderneming. Daarom gelden specifieke afleverregels en kan daarnaast een leesbare kopie van de factuur aan de consument worden verstrekt.

Niet iedere verkoop aan een consument resulteert overigens in een elektronische factuur. Voor bijvoorbeeld detailhandel en horeca bestaan ook regels rond elektronische kassaregistratie en het doorgeven van dagomzetten. Daarnaast gelden voor bepaalde sectoren en transacties specifieke uitzonderingen op de reguliere B2C-e-facturatieregels.

Internationale transacties en Esterometro

Het binnenlandse e-facturatiemandaat richt zich primair op belastingplichtigen die in Italië zijn gevestigd of daar een relevante vaste inrichting hebben. Een buitenlandse onderneming die alleen een Italiaans btw-nummer heeft maar niet in Italië is gevestigd, valt daardoor niet automatisch onder dezelfde binnenlandse e-facturatieverplichting.

Internationale transacties zijn echter wel onderdeel van de Italiaanse digitale btw-rapportage. Sinds 1 juli 2022 worden gegevens over veel transacties met niet in Italië gevestigde leveranciers en klanten eveneens via SdI aangeleverd.

Deze rapportage wordt nog vaak aangeduid als Esterometro. Waar voorheen periodiek een afzonderlijk overzicht met internationale transacties werd aangeleverd, wordt sinds 2022 gebruikgemaakt van dezelfde XML-infrastructuur als voor elektronische facturen.

Bij een uitgaande factuur aan een buitenlandse klant betekent dit niet noodzakelijk dat de buitenlandse klant zijn factuur via SdI ontvangt. De Italiaanse onderneming rapporteert de transactie via SdI en verstrekt de factuur daarnaast via het overeengekomen kanaal aan de buitenlandse afnemer.

Bij inkomende facturen van buitenlandse leveranciers kunnen specifieke documenttypen zoals TD17, TD18 en TD19 worden gebruikt om onder andere buitenlandse diensten, intracommunautaire goederenverwervingen en andere reverse-chargehandelingen elektronisch te verwerken en rapporteren.

Facturatie aan de Italiaanse overheid

Italië begon eerder met elektronische facturatie aan de publieke sector dan met B2B-e-facturatie. Sinds juni 2014 moeten leveranciers aan centrale overheidsorganisaties elektronisch factureren. Vanaf 31 maart 2015 werd de verplichting uitgebreid naar de bredere publieke sector.

Ook deze facturen lopen via SdI. Voor overheidsorganisaties wordt een specifieke identificatiecode gebruikt om de elektronische factuur bij de juiste publieke instantie en afdeling af te leveren.

Italië ondersteunt daarnaast de Europese norm EN 16931 voor elektronische facturatie in publieke aanbestedingen. De Italiaanse infrastructuur kan Europese e-facturen verwerken en koppelen aan de nationale FatturaPA-structuur.

Welke rol speelt Peppol in Italië?

Peppol speelt in Italië niet dezelfde centrale rol als bijvoorbeeld in België. Voor de reguliere Italiaanse B2B-e-facturatie is SdI de verplichte nationale infrastructuur.

Een Italiaanse onderneming kan voor internationale documentuitwisseling of specifieke processen wel gebruikmaken van Peppol en andere netwerken. Voor het voldoen aan de Italiaanse binnenlandse fiscale verplichting blijft echter de verbinding met SdI bepalend.

Dit verschil is relevant voor internationale organisaties. Een Peppol Access Point alleen is niet automatisch voldoende om de Italiaanse e-facturatieverplichtingen af te handelen. De oplossing moet ook de Italiaanse XML-specificaties, fiscale regels en communicatie met SdI ondersteunen.

E-facturatie en realtime VAT reporting

Italië is een duidelijk voorbeeld van de verschuiving van traditionele btw-aangifte naar Continuous Transaction Controls (CTC). Doordat elektronische facturen via een infrastructuur van de belastingdienst lopen, beschikt de Agenzia delle Entrate kort na de transactie over gedetailleerde factuurgegevens.

Voor binnenlandse transacties is daardoor geen afzonderlijke rapportage van dezelfde factuurgegevens nodig: de fiscale gegevens worden al via SdI ontvangen. Voor internationale transacties worden aanvullende gegevens eveneens via dezelfde infrastructuur aangeleverd.

E-facturatie en btw-rapportage zijn in het Italiaanse model daardoor sterk met elkaar verweven. Dat maakt Italië wezenlijk anders dan landen waar elektronische facturen alleen rechtstreeks tussen leverancier en afnemer worden uitgewisseld.

Wat heeft ViDA met Italië te maken?

Het Italiaanse systeem bestaat al ruim vóór VAT in the Digital Age (ViDA). Italië heeft dus niet op de Europese regels gewacht, maar heeft zelf al een nationaal systeem voor elektronische facturatie en transactionele btw-controle ingevoerd.

ViDA introduceert vanaf 1 juli 2030 geharmoniseerde Digital Reporting Requirements voor relevante grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de Europese Unie. Deze rapportage wordt gebaseerd op gestructureerde elektronische facturen.

Voor Italië is vooral de verdere Europese harmonisatie van belang. Bestaande nationale systemen voor realtime transaction reporting hoeven niet onmiddellijk te verdwijnen, maar moeten uiteindelijk aansluiten op het Europese model en de bijbehorende standaarden.

Omdat Italië al vóór 2024 over een dergelijk nationaal realtime-reportingsysteem beschikte, geldt hiervoor een langere overgangsperiode. Uiterlijk 1 januari 2035 moet het Italiaanse systeem voor binnenlandse e-facturatie en digitale rapportage in lijn zijn gebracht met het Europese ViDA-kader.

De Italiaanse roadmap voor e-facturatie

De belangrijkste stappen zijn:

• 6 juni 2014: verplichte e-facturatie wordt ingevoerd voor leveranciers aan centrale Italiaanse overheidsorganisaties.
• 31 maart 2015: de B2G-verplichting wordt uitgebreid naar de overige publieke organisaties.
• 1 januari 2019: verplichte elektronische facturatie via SdI wordt ingevoerd voor binnenlandse B2B-transacties en voor veel B2C-facturen.
• 1 juli 2022: gegevens over grensoverschrijdende transacties worden via SdI en het elektronische factuurformaat aangeleverd; het traditionele Esterometro-model wordt daarmee vervangen door transactionele rapportage.
• 1 januari 2024: de resterende omzetgerelateerde uitzondering voor kleine ondernemingen vervalt en de e-facturatieplicht wordt verder veralgemeniseerd.
• 14 april 2025: ViDA treedt in werking en geeft EU-lidstaten onder voorwaarden meer ruimte om verplichte binnenlandse e-facturatie in te voeren.
• 31 december 2027: de huidige specifieke Europese autorisatie voor het Italiaanse verplichte e-facturatieregime loopt af.
• 1 juli 2030: ViDA introduceert geharmoniseerde elektronische facturatie en Digital Reporting Requirements voor relevante grensoverschrijdende B2B-transacties.
• 1 januari 2035: deadline voor het in lijn brengen van bestaande nationale realtime transaction-reportingsystemen, waaronder het Italiaanse model, met het Europese kader.

Wat betekent dit voor organisaties?

Voor organisaties met een Italiaanse entiteit is e-facturatie geen toekomstige verplichting: het maakt al jaren onderdeel uit van de dagelijkse financiële operatie. Facturen moeten in het juiste gestructureerde formaat worden aangemaakt, gevalideerd, via SdI worden verzonden of ontvangen en volgens de Italiaanse regels worden verwerkt en bewaard.

Internationale organisaties moeten daarnaast onderscheid kunnen maken tussen binnenlandse facturen, internationale verkopen, buitenlandse inkoopfacturen, B2G-transacties en specifieke fiscale scenario's zoals reverse charge. Die verschillende transacties kunnen ieder andere documenttypen en verwerkingsregels vereisen.

Italië laat daarmee goed zien hoe verschillend nationale e-facturatiemodellen binnen Europa zijn. België gebruikt Peppol als centrale infrastructuur, Duitsland werkt grotendeels gedecentraliseerd, Frankrijk met erkende platformen, Polen met KSeF en Italië met het centrale SdI. Een internationale e-facturatieoplossing moet deze verschillende formaten, kanalen en fiscale modellen vanuit één financiële architectuur kunnen ondersteunen.