Verplichte e-facturatie in Spanje: wat bedrijven moeten weten
Spanje werkt al enkele jaren aan verplichte elektronische facturatie tussen ondernemingen. De basis daarvoor werd in 2022 gelegd met de Ley Crea y Crece. In maart 2026 is met Real Decreto 238/2026 het regelgevingskader voor het nieuwe B2B-e-facturatiesysteem vastgesteld.
De Spaanse aanpak gaat verder dan alleen het vervangen van een pdf door een gestructureerd bestand. Ondernemingen moeten e-facturen elektronisch kunnen verzenden en ontvangen, verschillende factuurplatformen moeten onderling kunnen communiceren en ook de status en uiteindelijke betaling van facturen worden onderdeel van de digitale informatiestroom.
De daadwerkelijke verplichting wordt gefaseerd ingevoerd. Ondernemingen en professionals met een jaarlijks omzetvolume van meer dan 8 miljoen euro vallen twaalf maanden na de inwerkingtreding van de laatste benodigde ministeriële regeling onder het nieuwe systeem. Voor de overige ondernemingen geldt een termijn van 24 maanden.
Op dit moment is die ministeriële regeling nog niet definitief gepubliceerd. Daardoor staan de technische uitgangspunten inmiddels grotendeels vast, maar kunnen de definitieve ingangsdata nog niet als kalenderdatum worden genoemd.
Wat verandert er door de Spaanse verplichting?
De verplichting richt zich op zakelijke transacties tussen ondernemers en professionals waarop de Spaanse regeling van toepassing is. Wanneer de afnemer zijn onderneming, een betrokken vaste inrichting of zijn woon- of vestigingsplaats in Spanje heeft, moet de factuur in de relevante gevallen elektronisch worden uitgegeven en ontvangen.
Een gewone pdf per e-mail geldt daarbij niet als de gestructureerde elektronische factuur waarop het nieuwe systeem is gebaseerd. De factuur moet uit gestructureerde data bestaan die rechtstreeks door financiële software kan worden verwerkt.
Het Spaanse model schrijft niet één commercieel platform voor. Ondernemingen kunnen gebruikmaken van private e-facturatieplatformen, van een publieke oplossing van de Spaanse belastingdienst AEAT, of van een combinatie van beide. De verschillende platformen moeten onderling interoperabel zijn.
Wat is volgens Spanje een e-factuur?
Een e-factuur moet worden opgesteld als een gestructureerd elektronisch bericht. De Spaanse regelgeving sluit daarbij aan op het Europese semantische model EN 16931, zodat factuurgegevens op een gestandaardiseerde manier kunnen worden geïnterpreteerd en verwerkt.
Real Decreto 238/2026 noemt vier toegestane syntaxen:
- UBL
- CII
- EDIFACT
- Facturae
Ook Peppol BIS kan binnen het systeem worden gebruikt, omdat dit op UBL is gebaseerd en aansluit op EN 16931.
De verschillende formaten betekenen niet dat iedere onderneming alle formaten zelf hoeft te ondersteunen. Private e-facturatieplatformen moeten berichten tussen de toegestane formaten kunnen converteren en ervoor zorgen dat facturen tussen verschillende platformen kunnen worden uitgewisseld.
Hoe worden Spaanse e-facturen uitgewisseld?
Spanje kiest voor een model waarin private platformen en een publieke e-facturatieoplossing naast elkaar bestaan. Een onderneming kan rechtstreeks gebruikmaken van de publieke oplossing of aansluiten via een private dienstverlener.
Wanneer verzender en ontvanger verschillende private platformen gebruiken, moeten die platformen onderling kunnen communiceren. Een platform mag een verzoek om interconnectie vanuit een ander platform niet zonder meer weigeren. Hierdoor moet een netwerk ontstaan waarin ondernemingen niet voor iedere handelspartner een afzonderlijke technische koppeling hoeven te realiseren.
Gebruikt een onderneming een privaat platform voor het verzenden van een factuur, dan moet tegelijkertijd een getrouwe elektronische kopie in UBL aan de publieke oplossing worden aangeleverd. De publieke infrastructuur krijgt daarmee een centrale rol als repository van de elektronische facturen.
Wanneer geen specifieke afspraak is gemaakt over het platform waarop een onderneming facturen wil ontvangen, geldt de publieke oplossing als standaard ontvangstkanaal.
De publieke e-facturatieoplossing van AEAT
De Spaanse belastingdienst Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) ontwikkelt en beheert een publieke oplossing voor elektronische facturatie. Deze voorziening moet ondernemingen een alternatief bieden voor commerciële e-facturatieplatformen en speelt tegelijkertijd een centrale rol in het totale Spaanse stelsel.
Wie rechtstreeks via de publieke oplossing factureert, gebruikt UBL als syntax. De voorziening ondersteunt niet alleen het verzenden en ontvangen van facturen, maar fungeert ook als centraal repository voor facturen die via private platformen worden uitgewisseld.
De publieke oplossing moet minimaal twee maanden voordat de eerste groep ondernemingen daadwerkelijk onder de verplichting valt operationeel zijn.
Ook de status en betaling van een factuur worden digitaal
Een opvallend onderdeel van het Spaanse model is dat niet alleen de factuur zelf digitaal wordt uitgewisseld. Ook informatie over de status van de factuur moet elektronisch worden teruggekoppeld.
De ontvanger moet de verzender onder meer informeren over de commerciële acceptatie of afwijzing van een factuur en over de volledige betaling en de feitelijke betaaldatum. Deze informatie moet in beginsel binnen vier dagen na het betreffende moment worden doorgegeven, waarbij zaterdagen, zondagen en nationale feestdagen niet meetellen.
Daarnaast kunnen aanvullende statussen worden uitgewisseld, zoals een gedeeltelijke acceptatie, gedeeltelijke betaling of overdracht van de factuur aan een derde partij.
Ook de publieke oplossing ontvangt informatie over afwijzing en volledige betaling. Hierdoor ontstaat niet alleen inzicht in de factuuruitwisseling zelf, maar ook in het verdere verloop van de factuur. Een belangrijk doel van de Spaanse wetgeving is namelijk het terugdringen en beter monitoren van te late betalingen tussen ondernemingen.
Facturae, FACe en facturatie aan de overheid
Elektronische facturatie is in Spanje niet nieuw. Leveranciers aan Spaanse overheidsorganisaties hebben al sinds 2015 te maken met verplichte e-facturatie. Hiervoor wordt onder meer het gestructureerde Facturae-formaat gebruikt.
FACe is het centrale toegangspunt voor elektronische facturen aan de Spaanse centrale overheid en wordt ook door verschillende andere publieke organisaties gebruikt. Via FACe kunnen leveranciers facturen indienen en de verwerkingsstatus ervan volgen.
Facturae blijft ook binnen het nieuwe B2B-stelsel relevant: het behoort tot de toegestane factuursyntaxen. De nieuwe B2B-infrastructuur is echter breder dan het bestaande B2G-model en ondersteunt meerdere formaten en zowel publieke als private uitwisselingsplatformen.
E-facturatie en VERI*FACTU zijn niet hetzelfde
Spanje kent naast de nieuwe B2B-e-facturatieregels ook VERI*FACTU en regelgeving voor elektronische facturatiesystemen. Deze begrippen worden geregeld door elkaar gebruikt, maar hebben een ander doel.
De B2B-e-facturatieplicht bepaalt hoe een zakelijke factuur elektronisch wordt opgesteld, uitgewisseld en opgevolgd tussen leverancier en afnemer. De VERI*FACTU-regelgeving stelt eisen aan de software waarmee facturen worden aangemaakt en aan de integriteit en traceerbaarheid van factuurregistraties.
Daarnaast kent Spanje al het Suministro Inmediato de Información (SII), waarmee bepaalde ondernemingen gegevens uit hun btw-administratie elektronisch aan de belastingdienst doorgeven. E-facturatie, VERI*FACTU en SII zijn daarmee verschillende onderdelen van de verdere digitalisering van de Spaanse facturatie- en btw-infrastructuur.
Wat heeft ViDA met Spanje te maken?
De Spaanse binnenlandse B2B-e-facturatieplicht is een nationaal initiatief. Spanje wacht daarmee niet op de Europese Digital Reporting Requirements die vanuit VAT in the Digital Age, of ViDA, vanaf 1 juli 2030 gaan gelden voor relevante grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de Europese Unie.
Wel sluit de Spaanse architectuur duidelijk aan bij de bredere Europese ontwikkeling. Gestructureerde factuurdata, EN 16931 en interoperabiliteit spelen een belangrijke rol in het nieuwe systeem. Ook UBL krijgt een centrale positie binnen de publieke Spaanse infrastructuur.
Vanaf 2030 komt daar voor relevante grensoverschrijdende transacties het Europese ViDA-regime voor e-facturatie en digitale btw-rapportage bij. Internationale organisaties krijgen daardoor te maken met zowel de nationale Spaanse voorschriften als het geharmoniseerde Europese kader voor grensoverschrijdende transacties.
De Spaanse roadmap voor e-facturatie
De belangrijkste stappen zijn:
- 15 januari 2015: elektronische facturatie aan veel Spaanse overheidsorganisaties wordt verplicht. Facturae en FACe spelen hierin een centrale rol.
- 28 september 2022: de Ley Crea y Crece legt de wettelijke basis voor verplichte elektronische facturatie tussen ondernemers en professionals.
- 25 maart 2026: Real Decreto 238/2026 stelt het regelgevingskader voor het Spaanse B2B-e-facturatiesysteem vast.
- Na de definitieve ministeriële regeling + 12 maanden: de verplichting gaat gelden voor ondernemers en professionals met een omzetvolume van meer dan 8 miljoen euro in het voorafgaande kalenderjaar.
- Na de definitieve ministeriële regeling + 24 maanden: de verplichting wordt uitgebreid naar de overige ondernemers en professionals.
- 1 juli 2030: ViDA introduceert Europese e-facturatie en digitale rapportage voor relevante grensoverschrijdende B2B-transacties.
Wat betekent dit voor organisaties?
Voor organisaties met een Spaanse entiteit wordt e-facturatie meer dan alleen het kunnen produceren of ontvangen van een XML-bestand. De financiële omgeving moet verschillende gestructureerde formaten kunnen verwerken, facturen via de juiste infrastructuur kunnen routeren en informatie over ontvangst, acceptatie en betaling kunnen terugkoppelen.
Daarbij moet rekening worden gehouden met de verbinding tussen ERP- of facturatiesystemen, private e-facturatieplatformen en de publieke Spaanse infrastructuur. Ook formaatconversie, validatie en het verwerken van factuurstatussen worden onderdeel van het proces.
Spanje illustreert daarmee goed hoe verschillend nationale e-facturatiemodellen binnen Europa kunnen zijn. België kiest primair voor Peppol, Duitsland laat de uitwisseling grotendeels vrij, Frankrijk werkt met erkende platformen en Spanje combineert interoperabele private platformen met een centrale publieke oplossing. Voor internationale organisaties vraagt dat om een e-facturatie-infrastructuur die verschillende nationale modellen kan ondersteunen.