Office of the CFO for Municipalities

Leg de basis voor transparante dienstverlening, efficiënte financiële processen en realtime inzicht in publieke middelen.

Contact opnemen Meld je aan voor de nieuwsbrief

Purchase to Pay

E-transactions

Order to Cash

Intelligent automation

Financial Planning & Analysis

Purchase to Pay

E-transactions

Order to Cash

Intelligent automation

Financial Planning & Analysis

From public service to financial control

Gemeenten verwerken dagelijks grote aantallen facturen, subsidies, belastingen, leges, uitkeringen en declaraties. Tegelijkertijd neemt de druk toe om met beperkte capaciteit meer werk te verzetten, terwijl transparantie en verantwoording steeds belangrijker worden.

Financiële processen raken vrijwel elke afdeling binnen de gemeente. Van sociaal domein en openbare ruimte tot vastgoed en burgerzaken: iedere afdeling heeft eigen budgetten, leveranciers en goedkeuringsstromen.

Gemeenten hebben te maken met toenemende werkdruk, krapte op de arbeidsmarkt en groeiende administratieve verplichtingen. Daardoor blijft er minder tijd over voor werkzaamheden met directe maatschappelijke waarde.

Publieke organisaties moeten voldoen aan uiteenlopende regelgeving, interne controles en accountantsvereisten. Dit vraagt om volledige audit trails, betrouwbare data en inzichtelijke processen.

Veel gegevens worden nog verwerkt via e-mail, Excel-bestanden of handmatige invoer. Dit verhoogt de kans op fouten en zorgt voor langere doorlooptijden.

Speed up the path from request to resolution

Ook aan de inkomstenkant spelen efficiënte financiële processen een belangrijke rol. Gemeenten verwerken jaarlijks grote aantallen leges, belastingen, huurinkomsten, subsidies en andere vorderingen.

Gemeentelijke inkomsten komen uit verschillende bronnen en systemen. Daardoor ontbreekt vaak een volledig overzicht van openstaande posten en betalingsstromen.

Het opvolgen van openstaande vorderingen, herinneringen en betalingsregelingen vraagt veel administratieve capaciteit.

Inwoners en ondernemers verwachten snelle, digitale en transparante processen. Dat geldt ook voor facturatie, communicatie en betalingen.

Municipalities process high volumes of transactions and documents

Finance-afdelingen binnen gemeenten verwerken dagelijks duizenden facturen, aanvragen, beschikkingen, betalingsgegevens en andere documenten. Tegelijkertijd groeit de verwachting dat processen sneller, transparanter en efficiënter verlopen.

Veel gemeentelijke processen bestaan uit terugkerende handelingen die weinig toegevoegde waarde bieden maar wel veel tijd kosten. Denk aan gegevens overnemen tussen systemen, controles uitvoeren, rapportages samenstellen of documenten verwerken.

Door slimme automatisering kunnen deze werkzaamheden grotendeels geautomatiseerd worden, waardoor medewerkers zich kunnen richten op uitzonderingen, inwoners en beleidsmatige taken.

Robotic Process Automation (RPA) maakt het mogelijk om processen te automatiseren zonder bestaande applicaties ingrijpend aan te passen. Software robots werken net als medewerkers in bestaande systemen en voeren repetitieve taken snel en foutloos uit. Dit maakt RPA bijzonder geschikt voor gemeentelijke organisaties waar verschillende applicaties naast elkaar bestaan.

Door repetitieve processen te automatiseren ontstaat ruimte voor werkzaamheden met hogere toegevoegde waarde. Medewerkers besteden minder tijd aan administratieve taken en meer tijd aan inwoners, leveranciers en interne advisering.

Automatisering zorgt voor consistente uitvoering van processen, betere datakwaliteit en volledige vastlegging van uitgevoerde handelingen. Hierdoor worden risico's verminderd en neemt de controleerbaarheid toe.

Why is this relevant for municipalities

Kortere doorlooptijden in financiële processen
Minder administratieve werkdruk
Meer grip op publieke middelen en budgetten
Betere samenwerking tussen Finance, beleid en uitvoering
Meer capaciteit voor dienstverlening aan inwoners
Verhoogde transparantie en compliance

E-invoicing accelerates collaboration with suppliers and other government agencies

Gemeenten verwerken jaarlijks grote aantallen inkomende en uitgaande facturen. Het ontvangen, controleren en verwerken van deze documenten brengt vaak veel handmatig werk met zich mee.

Met e-facturatie worden facturen rechtstreeks en veilig uitgewisseld tussen leveranciers, gemeenten en andere overheidsorganisaties. Hierdoor verdwijnen handmatige handelingen uit het proces en neemt de kwaliteit van gegevens toe.

Steeds meer organisaties stappen over op gestandaardiseerde elektronische facturen via Peppol. Hierdoor worden processen sneller, betrouwbaarder en beter controleerbaar. Gemeenten profiteren daarnaast van verbeterde compliance en een volledige audit trail.

Doordat factuurgegevens digitaal worden aangeleverd, neemt de kans op invoerfouten af en kunnen facturen sneller worden verwerkt, goedgekeurd en betaald.

De overstap naar digitaal factureren

Gemeente Assen zette stappen in de digitalisering van haar facturatieprocessen door de inzet van e-facturatie en Peppol. Het resultaat is een toekomstbestendige financiële organisatie met efficiëntere verwerking van inkomende en uitgaande facturen.

Lees verder

Frequently asked questions

Waarom is Robotic Process Automation (RPA) geschikt voor gemeenten?

Omdat RPA processen kan automatiseren zonder bestaande applicaties ingrijpend aan te passen, en gemeenten vaak met verschillende applicaties naast elkaar werken.

Waarom is er vaak geen volledig overzicht van gemeentelijke inkomsten?

Omdat gemeentelijke inkomsten uit verschillende bronnen en systemen komen, waardoor overzicht van openstaande posten en betalingsstromen ontbreekt.

Wat houdt Peppol in en waarom is dit relevant voor gemeenten?

Peppol is een gestandaardiseerd netwerk voor elektronische facturen, waardoor processen sneller, betrouwbaarder en beter controleerbaar worden, met verbeterde compliance en een volledige audit trail als resultaat.