Resources / Technologie / SAP
SAP
Organisaties integreren hun SAP-systemen met de purchase to pay-oplossingen van 4CEE voor een veilige, schaalbare en flexibele automatisering van inkomende factuurverwerking.
Integratie 4CEE en SAP
SAP is een wereldwijd toonaangevend ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) dat organisaties helpt hun bedrijfsprocessen te beheren en te automatiseren. Binnen SAP worden financiële administratie, inkoop, voorraadbeheer, productie en andere kernprocessen geïntegreerd in één systeem. Dit zorgt voor realtime inzicht, efficiëntie en betrouwbaarheid in de bedrijfsvoering.
Organisaties die SAP gebruiken voor hun financiële administratie, krijgen steeds vaker te maken met e-facturatie. Niet alleen overheden, maar ook commerciële klanten vragen om digitale factuurverwerking via het Peppol-netwerk. Tegelijkertijd groeit de behoefte aan een geautomatiseerde verwerking van inkomende facturen binnen SAP.
De oplossing van 4CEE voorziet in beide behoeften. Het platform biedt een veilige en schaalbare integratie met SAP voor het ontvangen, controleren, goedkeuren en boeken van e-facturen. Door gebruik te maken van het Peppol-netwerk en een configureerbare verwerkingslaag worden facturen gestandaardiseerd en direct opgenomen in het SAP-proces – zonder handmatige tussenkomst.
Voordelen in het kort
- E-facturen rechtstreeks ontvangen via Peppol
- Automatische conversie naar SAP-conforme structuur
- Minder handmatig werk, minder fouten
- Controle, matching en goedkeuring via één workflow
- Ondersteuning voor SAP ECC én SAP S/4HANA
- Schaalbaar voor meerdere entiteiten, landen en ERP-systemen
Hoe de oplossing werkt – stap voor stap
1. Ontvangst via Peppol
Leveranciers versturen hun facturen via het Peppol-netwerk. Een aangesloten broker ontvangt deze documenten en zorgt voor veilige aflevering bij 4CEE. De factuur wordt daarbij automatisch gecontroleerd op structuur, volledigheid en compliance met lokale eisen.
2. Conversie en validatie
De ontvangen facturen worden door 4CEE geconverteerd naar een uniform gegevensmodel. Dit model ondersteunt meerdere inkomende formaten (UBL, XML, PDF+data) en zorgt ervoor dat de gegevens geschikt zijn voor verwerking in SAP. Indien nodig worden ontbrekende of foutieve gegevens gesignaleerd en aangevuld via validatieregels of AI-ondersteuning.
3. Workflow en verwerking in SAP
Na validatie wordt de factuur opgenomen in de workflow voor verwerking en goedkeuring. Hierbij worden diverse verwerkingsscenario’s ondersteund:
- Automatische herkenning van order- of contractreferentie
- 2- of 3-weg matching met inkooporders
- Verwerking van kostenfacturen zonder order
- AI-gestuurde codering van kostenplaatsen en grootboekrekeningen
- Afwijkingen worden automatisch gerouteerd voor beoordeling
De workflow kan volledig binnen SAP plaatsvinden, of deels in de 4CEE-omgeving, afhankelijk van de gekozen inrichting.
4. Boeking en archivering
Na goedkeuring wordt de factuur geboekt in SAP. Daarbij kunnen gegevens zoals betalingscondities, btw, leverancier en kostenverdeling automatisch worden overgenomen. De originele e-factuur wordt gearchiveerd in een opslaglocatie die voldoet aan wettelijke bewaarplicht en audit-eisen.
Technische inrichting van de integratie met SAP
De integratie tussen SAP en 4CEE is flexibel en ondersteunt verschillende SAP-landschappen (ECC, S/4HANA, on-premise en cloud). Afhankelijk van de gekozen integratiestrategie zijn diverse koppelvlakken mogelijk:
Ondersteunde integratiemethoden
- IDoc (INVOIC02): Veelgebruikte SAP-standaard voor het verwerken van inkomende factuurdata.
- BAPI / RFC: Gestructureerde function calls voor interactie tussen SAP en 4CEE.
- Webservices (SOAP/REST): Voor real-time communicatie, inclusief statusfeedback en foutafhandeling.
- Bestandsuitwisseling (SFTP): Batchverwerking via XML- of CSV-bestanden.
- SAP PI/PO of SAP BTP Integration Suite: Middleware voor transformatie en monitoring binnen SAP.
Gegevensstromen tussen SAP en 4CEE
De communicatie tussen SAP en 4CEE verloopt in beide richtingen, waarbij diverse gegevens worden uitgewisseld voor een naadloze verwerking.
Van 4CEE naar SAP
| Gegevenstype | Doel in SAP |
|---|---|
| Factuurgegevens (UBL/XML) | Boeking in SAP FI/MM |
| Kop- en regeldata | Herkenning van bestellingen |
| BTW-structuur | Correct toepassen van btw-codes en -bedragen |
| Leveranciersgegevens | Matching met stamdata |
| Betalingscondities | Overnemen in boeking |
| Bijlagen (PDF) |
Archivering bij boekingsdocument |
| Statusupdates (validatie OK) | Bevestiging en voortgangscontrole |
Van SAP naar 4CEE
| Gegevenstype | Gebruik binnen 4CEE |
|---|---|
| Inkoopordergegevens | Matching met factuurregels |
| Contractreferenties | Voor 3-weg matching of periodieke facturen |
| Stamdata leveranciers | Validatie en autodiscovery via Peppol |
| Kostenplaatsen/grootboekrekeningen | Codering van kostenfacturen |
| Statusupdates | Voor monitoring en rapportages |
| Retourmeldingen (foutcodes) | Voor herstel of handmatige beoordeling |
Beveiliging en beschikbaarheid
- Communicatie verloopt via beveiligde protocollen (HTTPS, SFTP, VPN).
- Authenticatie via certificaten, tokens of SAP-gebruikersrechten.
- Volledige logging en audit trails beschikbaar voor compliance.
- Redundante infrastructuur voor hoge beschikbaarheid en continuïteit.
Organisatorische en technische aspecten
- Customer onboarding: Automatische detectie van Peppol-ondersteuning bij leveranciers (autodiscovery).
- Monitoring: Overzicht in SAP of via extern portaal, inclusief foutafhandeling.
- Stamdatabeheer: Zorgvuldige afstemming en actualisatie van leveranciersdata.
- Procesinrichting: Afspraken over verantwoordelijkheid en beheer, inclusief IT-beheer van broker en koppelingen.
Ondersteunde integratiestrategieën
- Customer-led: Rechtstreeks beheer en koppeling vanuit SAP.
- Connector-gebaseerd: Gebruik van standaardconnectoren voor snelle implementatie.
- Middleware: Inzet van SAP PI/PO of BTP als tussenlaag.
- SaaS: Volledig uitbestede integratie en beheer door 4CEE.
Neem regie over financiële processen
Met onze Office of the CFO oplossingen.
