Oplossingen / Intelligent Automation / Communication Mining
Communications Mining
Automatiseer terugkerende communicatie via e-mail, chat, tickets en andere kanalen. Communications Mining zet elk bericht om in bruikbare data, inzichten en acties. Zo werk je sneller, slimmer en houd je meer tijd over voor werk dat er echt toe doet.
Wanneer is Communications mining zinvol?
Je hoeft niet elk bericht zelf te lezen, begrijpen en afhandelen. Toch moeten veel berichten wel opgepakt worden, ook als je daar eigenlijk geen tijd voor hebt. Communications Mining helpt je juist bij die berichten: het zorgt voor overzicht, prioriteit en waar mogelijk automatische afhandeling.
Wat is Communications Mining?
Communications Mining helpt je om grip te krijgen op alle binnenkomende berichten. Of het nu gaat om e-mails, chats, tickets of berichten via MS Teams of Slack, deze technologie analyseert de inhoud, herkent wat belangrijk is en helpt je om er direct iets mee te doen.
Het systeem haalt automatisch de juiste informatie uit berichten, herkent het onderwerp, begrijpt de toon (zoals boos of blij) en zet vervolgacties in gang. Denk aan het automatisch doorsturen van een verzoek, het klasseren van een klacht of het opstarten van een proces. Zo bespaar je tijd én voorkom je dat iets blijft liggen.
Hoe werkt Communications Mining?
Communications Mining bestaat uit drie onderdelen:
1. Data extractie
Het systeem leest binnenkomende berichten en haalt daaruit de belangrijkste informatie: wat is het onderwerp, waarom neemt iemand contact op, en wat is de toon? Hierdoor kun je berichten beter prioriteren en sneller de juiste actie koppelen.
2. Data monitoring
Communications Mining ontdekt patronen in de berichten die je ontvangt. Welke vragen komen vaak terug? Zijn er signalen van ontevredenheid? Of juist kansen voor verbetering? Je krijgt inzichten die je helpen om processen slimmer in te richten en knelpunten aan te pakken.
3. Automatisering
Op basis van de verzamelde data kun je acties (gedeeltelijk of volledig) automatiseren. Is het bericht een klacht met een boze toon? Dan wijs je die toe aan een medewerker met de juiste aanpak. Gaat het om een adreswijziging? Dan kan het systeem dat zelf verwerken. Zo houd je tijd over voor de berichten die echt aandacht vragen.
Compliance
Facturen worden geconformeerd naar geldende wetgeving en relevante standaarden, zoals Ketenstandaard (DICO) binnen de bouwsector, terwijl facturen aan de overheid in Nederland conform UBL, via het Peppol-netwerk worden verstuurd. Vanuit de EU wordt ook steeds vaker vereist dat alle zakelijke facturen bij een geaccrediteerde instantie realtime worden geregistreerd, omwille van belastinginning.
Waar kun je het voor inzetten?
Communications Mining is breed inzetbaar. Een paar voorbeelden:
-
Inkoop – Voor opvolging van orderbevestigingen of wijzigingen.
-
IT – Voor het automatisch indelen en prioriteren van tickets en vragen.
-
Finance – Voor het afhandelen van herinneringen en aanmaningen.
⚡Uitgelicht voorbeeld:
Aanmaning automatisch afgehandeld
Een leverancier stuurt een herinnering per e-mail. Communications Mining herkent dat het om een aanmaning gaat, controleert zelf of de factuur al binnen is, en vraagt indien nodig automatisch een kopie op. De medewerker hoeft hier verder niets voor te doen.
Hoe begin je met Communications Mining?
Begin met een duidelijk startpunt, waar komt veel communicatie binnen? En waar is weinig capaciteit om dat op te vangen? Kijk ook welke teams er voor openstaan om hiermee aan de slag te gaan.
Start klein. Begin met het laten herkennen en indelen van berichten. Laat de acties in eerste instantie nog handmatig uitvoeren, zodat je kunt controleren of de interpretatie klopt. Zo leer je wat de software doet, en krijgt het systeem de kans om te verbeteren. Zodra alles goed werkt, kun je steeds meer acties automatisch laten uitvoeren.
De impact van Communications Mining in de praktijk
Communications Mining maakt niet alleen processen slimmer, maar ook meetbaar effectiever. Organisaties die hiermee aan de slag zijn gegaan, zien indrukwekkende resultaten:
-
$10 miljoen + jaarlijkse besparing
Door communicatieprocessen zoals het sorteren van e-mails en het verwerken van klantverzoeken te automatiseren, realiseren organisaties structurele kostenbesparingen van meer dan 10 miljoen dollar per jaar. -
20x hogere ROI op klantretentie
Door klantvragen sneller en consistenter op te volgen met behulp van Communications Mining, stijgt de klanttevredenheid aanzienlijk — met als resultaat een twintig keer hogere return on investment op klantbehoud. -
10% van e-mailverkeer volledig geautomatiseerd
Een aanzienlijk deel van alle binnenkomende e-mails kan volledig automatisch worden afgehandeld. Dit verkort de doorlooptijd en verlaagt de werkdruk én operationele kosten.
Neem regie over financiële processen
Met onze Office of the CFO oplossingen.
