Waarom 4CEE Invoice
4CEE Invoice is ontwikkeld voor organisaties die hun factuurverwerking willen digitaliseren zonder bestaande ERP-systemen te vervangen. Het platform ondersteunt standaardisatie waar mogelijk en configuratie waar nodig, waardoor het inzetbaar is binnen zowel eenvoudige als complexe administratieve omgevingen.
Door de modulaire opbouw kun je klein starten en later uitbreiden met aanvullende functionaliteit. Hierdoor houd je grip op processen, beperk je handmatig werk en werk je vanuit één geïntegreerde omgeving voor Purchase to Pay.
- Minder handmatige verwerking
- Grip op factuurstromen
- Ondersteuning voor ERP-landschappen
- Modulair uitbreidbaar platform
Hoe 4CEE Invoice werkt
Inkomende facturen worden digitaal ontvangen via e-mail en automatisch verwerkt binnen het platform. PDF-facturen worden met OCR herkend waarna gegevens beschikbaar worden gesteld voor verdere verwerking en validatie.
Validaties en boekingsregels controleren facturen op wettelijke vereisten, uniciteit en basisboekingsregels. Vervolgens worden facturen via workflows automatisch toegewezen aan de juiste goedkeurders op basis van regels zoals leverancier, bedrag of kostenplaats.
Na goedkeuring worden facturen automatisch geboekt in het gekoppelde ERP-systeem. Afhankelijk van het gekozen pakket kan het proces worden uitgebreid met geavanceerde validaties, AI-ondersteuning, ordermatching en ondersteuning voor meerdere ERP-systemen en administraties.
Wie 4CEE Invoice gebruikt
4CEE Invoice wordt gebruikt door middelgrote en grotere organisaties die hun inkomende factuurverwerking willen automatiseren binnen bestaande ERP-omgevingen. Het product is geschikt voor finance teams met meerdere administraties, groeiende factuurvolumes of behoefte aan meer controle binnen Purchase to Pay processen.
Het platform wordt ingezet in organisaties waar factuurverwerking onderdeel is van bredere financiële processen zoals contractbeheer, declaratieverwerking, inkoopbeheer en ordermatching.
Wat 4CEE Invoice omvat
4CEE Invoice ondersteunt het volledige proces van inkomende factuurverwerking binnen Purchase to Pay. Het platform bestaat uit verschillende pakketten die oplopen in functionaliteit en complexiteit. Naast de basisfunctionaliteit kunnen aanvullende modules en add-ons worden ingezet voor processen zoals declaratiebeheer, contractbeheer, documentherkenning en digitale inkoop.
| 4CEE Invoice Standard | 4CEE Invoice Premium | 4CEE Invoice Advanced |
|---|---|---|
|
Standaard factuurverwerking OCR factuurherkenning Standaard workflows en validaties 1 ERP-integratie Tot 3 administraties |
Automatische order- en contractmatching Automatisch coderen en boeken met AI Uitlezen van factuurportalen |
Configureerbare validatie engine Uitgebreid workflowbeheer Ondersteuning voor meerdere ERP’s Ondersteuning voor meerdere valuta Ondersteuning voor meerdere administraties |
4CEE Invoice Standard
4CEE Invoice Standard vormt de functionele basis van het platform. Dit pakket ondersteunt de standaardverwerking van inkomende facturen inclusief ontvangst, herkenning, validatie, workflow en ERP-integratie.
Digitale factuurontvangst
Facturen worden digitaal ontvangen via e-mail en automatisch verwerkt binnen het systeem. Hiermee start het Purchase to Pay proces vanuit één centrale verwerkingsomgeving.
De digitale ontvangst vormt de basis voor verdere herkenning, validatie en workflowafhandeling binnen het platform.
- Digitale ontvangst via e-mail
- Centrale verwerking van facturen
- Startpunt van workflowproces
Factuurherkenning met OCR
PDF-facturen worden automatisch uitgelezen en herkend met OCR. Herkende velden worden inclusief zekerheidsindicatie beschikbaar gesteld aan gebruikers.
De herkenning sluit direct aan op validaties, workflows en boekingsprocessen binnen het platform.
- OCR-herkenning van PDF-facturen
- Automatische veldextractie
- Zekerheidsindicatie per veld
Standaard validaties en boekingsregels
Het platform controleert facturen op wettelijke vereisten, uniciteit en basisboekingsregels voordat verdere verwerking plaatsvindt.
Deze validaties zorgen ervoor dat onvolledige of foutieve facturen vroeg in het proces zichtbaar worden.
- Controle op uniciteit
- Wettelijke validaties
- Basisboekingsregels
Workflow voor goedkeuring
Facturen worden automatisch aangeboden aan de juiste goedkeurders op basis van vooraf ingestelde regels zoals leverancier, bedrag of kostenplaats.
Hierdoor sluit de workflow aan op bestaande financiële processen en verantwoordelijkheden binnen de organisatie.
- Routering op basis van regels
- Ondersteuning voor goedkeurders
- Automatische workflowafhandeling
ERP-integratie
Na goedkeuring worden facturen automatisch geboekt in het gekoppelde ERP-systeem. Relevante stamdata en boekingsinformatie worden hierbij meegenomen.
De ERP-integratie zorgt ervoor dat factuurverwerking onderdeel blijft van het bestaande financiële landschap.
- Automatisch boeken in ERP
- Gebruik van stamdata
- Ondersteuning voor bestaande ERP-processen
4CEE Invoice Premium
4CEE Invoice Premium breidt de basisfunctionaliteit uit met extra automatisering binnen factuurverwerking en matchingprocessen.
Automatisch coderen en boeken
Met behulp van AI worden boekingsvoorstellen gegenereerd op basis van historische data. Bij onzekerheid wordt een voorstel ter controle aangeboden aan gebruikers.
Deze functionaliteit ondersteunt efficiëntere verwerking van terugkerende factuurstromen.
- AI-ondersteunde boekingsvoorstellen
- Gebruik van historische data
- Controle bij onzekerheid
Order- en contractmatching
Inkomende facturen kunnen automatisch worden gematcht met inkooporders of contracten. Hierdoor worden afwijkingen sneller zichtbaar binnen het proces.
De matching ondersteunt controle op facturen voordat verdere verwerking of betaling plaatsvindt.
- Matching met orders
- Matching met contracten
- Signalering van afwijkingen
Uitlezen van factuurportalen
Facturen die beschikbaar worden gesteld via leveranciersportalen kunnen automatisch worden opgehaald en verwerkt binnen het platform.
Hierdoor kunnen aanvullende factuurstromen worden geïntegreerd in hetzelfde verwerkingsproces.
- Ophalen uit leveranciersportalen
- Automatische verwerking
- Ondersteuning voor aanvullende factuurkanalen
4CEE Invoice Advanced
4CEE Invoice Advanced ondersteunt organisaties met complexere financiële processen, meerdere administraties of meerdere ERP-landschappen.
Configureerbare validatie engine
Gebruikers kunnen zelf bepalen welke validaties wanneer plaatsvinden binnen het proces. Ook foutmeldingen en blokkades kunnen worden ingericht.
Hierdoor sluit validatiegedrag beter aan op interne processen en uitzonderingssituaties.
- Configureerbare validaties
- Instelbare blokkades
- Procesafhankelijke controles
Uitgebreid workflowbeheer
Goedkeuringsflows kunnen worden ingericht op meerdere criteria en met meerdere goedkeurders. Audit-trails ondersteunen inzicht in wijzigingen en beslissingen binnen het proces.
Deze functionaliteit ondersteunt complexere organisatorische structuren en goedkeuringsprocedures.
- Meerdere goedkeurders
- Complexe workflowregels
- Audit-trails
Multi-ERP en multi-administratie ondersteuning
Het platform ondersteunt meerdere ERP-systemen, valuta en administraties binnen één omgeving.
Hierdoor kan factuurverwerking centraal worden beheerd binnen organisaties met meerdere financiële systemen of entiteiten.
- Ondersteuning voor meerdere ERP’s
- Ondersteuning voor meerdere valuta
- Ondersteuning voor meerdere administraties
Add-ons
4CEE Expense
4CEE Expense ondersteunt het indienen en goedkeuren van onkostendeclaraties. Declaraties kunnen automatisch worden verwerkt binnen het gekoppelde ERP-systeem.
De add-on sluit aan op het bredere Purchase to Pay proces en ondersteunt aanvullende financiële workflows naast factuurverwerking.
- Indienen van declaraties
- Goedkeuringsprocessen
- ERP-verwerking
4CEE Contract
4CEE Contract ondersteunt centraal contractbeheer binnen financiële processen. Facturen kunnen worden gekoppeld aan betaalplannen en contractinformatie.
Hierdoor ontstaat meer samenhang tussen contractafspraken en factuurcontrole.
- Centraal contractbeheer
- Koppeling met betaalplannen
- Relatie tussen contract en factuur
4CEE Purchase
4CEE Purchase ondersteunt digitale inkoopaanvragen en orders binnen Purchase to Pay. Facturen kunnen automatisch worden gematcht met inkooporders.
Hiermee worden inkoop- en factuurprocessen functioneel met elkaar verbonden.
- Digitale inkoopaanvragen
- Digitale orders
- Automatische ordermatching
4CEE Document Recognition
4CEE Document Recognition ondersteunt automatische herkenning van aanvullende documenten binnen financiële processen.
Documenten kunnen worden geëxtraheerd en geconverteerd naar gestructureerde data voor verdere verwerking.
- Documentherkenning
- Data-extractie
- Conversie naar gestructureerde data
Integraties
4CEE Invoice integreert met bestaande ERP- en boekhoudsystemen voor het ophalen van stamdata, orders en boekingsinformatie. Afhankelijk van het gekozen pakket ondersteunt het platform single-ERP en multi-ERP omgevingen, waaronder:
Daarnaast sluit het product aan op andere 4CEE-oplossingen binnen Purchase to Pay, waaronder 4CEE Purchase, 4CEE Contract, 4CEE Expense en 4CEE Document Recognition.
FAQ
Algemeen en integraties
Wat is 4CEE Invoice?
4CEE Invoice is een oplossing voor digitale en geautomatiseerde verwerking van inkomende facturen binnen Purchase to Pay.
Met welke ERP-systemen kan 4CEE Invoice koppelen?
4CEE Invoice ondersteunt koppelingen met ERP- en boekhoudsystemen via standaard en uitgebreide integraties.
Ondersteunt 4CEE Invoice meerdere administraties?
Ja, meerdere administraties worden ondersteund. Voor ondersteuning boven drie administraties is Advanced beschikbaar.
Kan 4CEE Invoice binnen multi-ERP omgevingen worden gebruikt?
Ja, 4CEE Invoice Advanced ondersteunt meerdere ERP-systemen binnen één omgeving.
Hoe ontvangt het platform facturen?
Facturen worden digitaal ontvangen via e-mail en vervolgens automatisch verwerkt met OCR-herkenning.
Kan 4CEE Invoice samenwerken met andere 4CEE-oplossingen?
Ja, het platform sluit aan op andere 4CEE-oplossingen binnen Purchase to Pay zoals Purchase, Contract en Expense.
Is de implementatie afgestemd op bestaande processen?
Ja, implementaties worden afgestemd op jouw organisatie, workflows en bestaande ERP-landschap.
Functionaliteit en modules
Wat is het verschil tussen Standard en Premium?
Premium voegt automatische codering, order- en contractmatching en ondersteuning voor factuurportalen toe.
Wanneer is Advanced relevant?
Advanced is geschikt voor organisaties met meerdere ERP-systemen, meerdere administraties of complexe workflows.
Hoe werkt OCR-herkenning binnen 4CEE Invoice?
PDF-facturen worden automatisch uitgelezen waarna herkende velden met zekerheidsindicatie beschikbaar worden gesteld.
Kan ik validaties zelf configureren?
Ja, binnen Advanced kunnen validaties, foutmeldingen en blokkades worden ingericht.
Hoe werkt order- en contractmatching?
Facturen worden automatisch vergeleken met inkooporders of contracten zodat afwijkingen sneller zichtbaar worden.
Zijn add-ons verplicht binnen 4CEE Invoice?
Nee, add-ons zijn optioneel en gericht op aanvullende processen zoals declaraties, contractbeheer en documentherkenning.
Kan het platform later worden uitgebreid?
Ja, 4CEE Invoice is modulair opgebouwd waardoor aanvullende functionaliteit later kan worden toegevoegd.
Kom meer te weten over 4CEE Invoice
