Overzicht
Stiply is een oplossing voor digitaal ondertekenen waarmee organisaties documenten elektronisch kunnen aanbieden, laten ondertekenen en opvolgen.
Contracten en overeenkomsten hoeven daardoor niet meer te worden geprint, ondertekend, gescand en handmatig teruggestuurd. Het volledige proces verloopt digitaal: van het versturen van het document en identificeren van de ondertekenaar tot het vastleggen van de ondertekening en archiveren van het resultaat.
Stiply kan als zelfstandige webapplicatie worden gebruikt of worden geïntegreerd in bestaande bedrijfssoftware en processen.
Voordelen
Stiply digitaliseert het ondertekenproces van begin tot eind.
- Snellere doorlooptijd: Verstuur documenten direct en voorkom handmatige uitwisseling via papier, scan en e-mail.
- Meer gemak: Onderteken documenten online vanaf computer, tablet of smartphone.
- Inzicht en opvolging: Bekijk de status van ondertekenverzoeken en stuur automatisch reminders.
- Aantoonbaarheid: Leg vast hoe en wanneer documenten zijn aangeboden en ondertekend.
Hoe Stiply werkt
Stiply brengt het volledige ondertekenproces samen in één digitale flow. Van het voorbereiden en versturen van een document tot identificatie, ondertekening en bewijsvoering.
Document voorbereiden
Een bestaand document vormt het uitgangspunt voor het ondertekenproces.
Bepaal wie moet ondertekenen en voeg de benodigde velden toe, bijvoorbeeld voor:
- Handtekeningen
- Initialen
- Namen
- Datums
- Tekstvelden
- Aanvullende gegevens
Bij documenten die vaker worden gebruikt, kunnen templates het proces verder standaardiseren.
Versturen & opvolgen
Het document wordt digitaal aangeboden aan één of meerdere ondertekenaars.
Tijdens het proces blijft zichtbaar welke documenten zijn verstuurd, welke al zijn ondertekend en waar nog actie nodig is. Automatische reminders helpen voorkomen dat documenten blijven liggen.
Meerdere ondertekenaars kunnen daarbij onderdeel zijn van dezelfde ondertekenflow.
Authenticatie
Niet ieder document vraagt om hetzelfde niveau van zekerheid over de identiteit van de ondertekenaar.
Stiply ondersteunt verschillende authenticatiemethoden waarmee het betrouwbaarheidsniveau van het ondertekenproces kan worden afgestemd op de overeenkomst en het bijbehorende risico.
Zo kan naast verificatie via e-mail bijvoorbeeld aanvullende authenticatie worden ingezet wanneer meer zekerheid nodig is.
Digitaal ondertekenen
De ontvanger opent het ondertekenverzoek en kan het document digitaal beoordelen en ondertekenen.
Dit kan vanaf verschillende apparaten, zonder dat het document eerst hoeft te worden gedownload, geprint of gescand.
Daarmee wordt digitaal ondertekenen onderdeel van de normale documentflow in plaats van een afzonderlijk handmatig proces.
Audit trail & integriteit
Een elektronische handtekening draait niet alleen om de zichtbare handtekening op het document. Ook het proces eromheen is belangrijk.
Stiply legt gedurende het ondertekenproces gebeurtenissen vast in een audit trail. Daarmee kan achteraf worden aangetoond hoe het ondertekenproces is verlopen.
Het ondertekende document en het bijbehorende bewijs vormen samen de vastlegging van de transactie.
Integratie
Digitaal ondertekenen hoeft geen losstaande processtap te zijn.
Stiply kan worden geïntegreerd met andere applicaties, zodat documenten rechtstreeks vanuit bestaande systemen kunnen worden aangeboden voor ondertekening en na afronding automatisch verder kunnen worden verwerkt.
Via de API kan de digitale handtekening bijvoorbeeld onderdeel worden van:
- CRM-systemen
- ERP-systemen
- HR-oplossingen
- Contractmanagement
- Documentmanagement
- Eigen bedrijfsapplicaties
Zo blijft de gebruiker werken vanuit het bestaande proces en wordt ondertekening daar als digitale processtap aan toegevoegd.
Elektronische handtekening
Voor elektronische handtekeningen bestaan verschillende betrouwbaarheidsniveaus. Welke vorm geschikt is, hangt af van het document, het risico en de gewenste zekerheid over de identiteit van de ondertekenaar.
Stiply ondersteunt eenvoudige en geavanceerde elektronische handtekeningen en verschillende vormen van authenticatie.
Daardoor kan het ondertekenproces worden afgestemd op de eisen die aan een specifieke overeenkomst worden gesteld.
Van document naar overeenkomst
Digitaal ondertekenen maakt van de handtekening een geïntegreerde processtap.
In plaats van:
document → e-mail → print → handtekening → scan → e-mail → archief
ontstaat een gecontroleerde digitale flow:
document → ondertekenverzoek → authenticatie → ondertekening → bewijs → verwerking
Dat verkort niet alleen de doorlooptijd, maar maakt ook zichtbaar waar een document zich in het proces bevindt.
Stiply binnen Finance Operations
Binnen Finance Operations wordt Stiply ingezet waar een financiële of commerciële workflow formele instemming of een ondertekende overeenkomst vereist.
Purchase to Pay
Laat leveranciersovereenkomsten, inkoopcontracten en andere afspraken digitaal ondertekenen en neem ondertekening op in het bestaande inkoopproces.
Order to Cash
Versnel de ondertekening van offertes, klantcontracten, overeenkomsten en andere commerciële documenten voordat levering of facturatie start.
Contractmanagement
Verbind het opstellen, beoordelen, ondertekenen en archiveren van overeenkomsten tot één digitale documentflow.
Procesoverschrijdende ondertekening
Gebruik digitale ondertekening ook buiten Finance voor bijvoorbeeld arbeidsovereenkomsten, machtigingen, bestuursdocumenten en andere overeenkomsten waarvoor formele instemming nodig is.