Bram Kuijper van Basware:

"ILM optimaliseert AP-processen met AI en biedt tools om snel in te spelen op marktveranderingen"

Basware, wereldwijd marktleider in het leveren van accounts payable en e-invoicing oplossingen, heeft in het voorjaar van 2026 met de introductie van Invoice Lifecycle Management (ILM) de lat opnieuw hoger gelegd voor Accounts Payable-software. ‘Naast AI-technologie zijn in de ILM-software geavanceerde oplossingen toegevoegd die de Office of the CFO automatisch ondersteunen bij actuele thema’s zoals e-invoicing compliance’, zegt Bram Kuijper, VP Alliances bij Basware, van wie 4CEE al meer dan twintig jaar officiële reseller en implementatiepartner is. Met hem bespreken we hoe ILM ondernemingen helpt de uitdagingen van deze tijd het hoofd te bieden en voorop te blijven lopen in hun business.

Om welke redenen heeft Basware Invoice Lifecycle Management geïntroduceerd?

‘Voordat we de fase van productontwikkeling ingaan, nemen wij interviews af met veel van onze klanten. Daaruit kwam naar voren dat veel organisaties de automatiseringsgraad binnen hun organisatie verder willen verhogen en nog proactiever willen reageren op marktveranderingen. Dat laatste vinden zij van belang omdat ze de controle op de cashflow en het werkkapitaal verder willen verbeteren. Zij willen namelijk zowel de grip op hun verplichtingen vergroten als  meer kostenbesparingen realiseren. Omdat dat voor elkaar te krijgen vinden zij het van belang dat hun Office of the CFO een transformatie ondergaat van een uitvoerder van operationele taken naar een regisseur die strategisch anticipeert op de toekomst.’

Hoe kunnen ondernemingen met ILM de automatiseringsgraad binnen hun organisatie verhogen?

‘De beheerste inzet van AI-technologie binnen ILM richt zich op het automatiseren van de uitzonderingen die voortkomen uit het normale automatiseringsproces. Dus waar automatiseren is toegespitst op het navolgen van duidelijke regels waaraan processen moeten voldoen om ze ‘automatisch’ te laten verlopen, zijn de uitzonderingen die niet de op de normale manier zijn te automatiseren wél te automatiseren met AI. En die uitzonderingen zijn er altijd. 

Kun je hier een voorbeeld van geven?

‘Bij automatiseren is de vraagstelling bijvoorbeeld: is er een inkooporder waartegen een ontvangen factuur is te matchen? Of staat er een contract tegenover zodat de factuur automatisch is te verwerken? Of je geeft als regel mee dat alle facturen die binnen een bandbreedte van 2 procent van de totaalprijs afwijken automatisch moeten worden goedgekeurd. AI is dan vervolgens in te zetten op de facturen die buiten die bandbreedte vallen.’

Wat is het voordeel voor de Office of the CFO om AI in te zetten voor dit soort werkzaamheden?

‘Als er geen inkoopbon of een onderliggend contract van een ontvangen factuur aanwezig is dan is matching met software niet mogelijk. Echter, met AI is tegenwoordig een dergelijke factuur alsnog automatisch te verwerken, doordat AI bijvoorbeeld uitzoekt of dit soort facturen vaker zijn ingeboekt de afgelopen vijf jaar en zo ja, op welke wijze die facturen dan waren gecodeerd en goedgekeurd. Het advies van AI naar aanleiding van dit onderzoek kan vervolgens luiden dat met 90 procent zekerheid is vast te stellen dat die specifieke factuur op grond van ervaring op een bepaalde wijze is in te boeken en dat dit met deze factuur ook kan worden gedaan.’

En hoe biedt AI uitkomst in het voorbeeld van de facturen die buiten een vooraf ingestelde bandbreedte vallen?

‘Normaliter zou in een dergelijk geval een medewerker uitzoeken wat de historie is van de betreffende leverancier en of er vaker prijsafwijkingen zijn geweest. Dat zijn handmatige werkzaamheden die veel tijd kosten en net zo goed op basis van goede instructies met AI-technologie zijn uit te voeren. Die stelt dan een rapport op met bijvoorbeeld als aanbeveling een factuur goed te keuren omdat de afwijking slecht 2,1 procent is of dat er al heel lang zaken zijn gedaan met de betreffende leverancier en dat het altijd is goed gegaan. In dat geval zou het advies dan kunnen luiden dat het de moeite niet loont dit verder uit te zoeken en de factuur te betalen.’ 

Je had het zojuist over de beheerste inzet van AI bij ILM. Wat bedoel je daarmee?

‘Tijdens de interviews voorafgaand aan de productontwikkeling hebben onze klanten aangegeven dat ze de menselijke controle willen blijven behouden als ze ervoor zouden kiezen AI in te zetten voor het autonoom uitvoeren, coderen en controleren van administratieve taken rondom het factureringsproces. Om die reden bieden wij in ILM bedrijven de mogelijkheid te kiezen uit min of meer drie niveaus van inzet van AI Agents. Het eerste is AI als adviseur die voorstellen doet om bepaalde processen te verbeteren. Het tweede niveau gaat een stap verder doordat AI dan functioneert als een junior medewerker die facturen verwerkt waarna een menselijke senior medewerker die uiteindelijk nog controleert. Op het derde niveau voert een AI Agent de taken uit van de senior AP-medewerker die ik zojuist benoemde waarna een medewerker tot slot alleen nog het resultaat checkt.’

Hoe maakt de Office of the CFO de beste keuze voor het niveau van de AI Agents?

‘Het niveau van AI Agents zou onder meer zo veel mogelijk moeten overeenkomen met de kwaliteit van de dataset die een bedrijf bezit. AI-technologie is bijvoorbeeld heel goed in het herkennen van patronen binnen grote hoeveelheden met elkaar te vergelijken facturen. Met die data is AI in staat frauduleuze facturen op te sporen voordat geld wordt overgemaakt, onder meer door te scannen op afwijkingen, dubbele facturen en verdachte wijzigingen in de leveranciersgegevens. Om nog meer data te kunnen toepassen, kunnen onze klanten gebruikmaken van de twee miljard facturen die wij in totaal wereldwijd hebben verwerkt. Dat is natuurlijk een immense bron van informatie om AP-processen te verbeteren. Belangrijk om toe te voegen is dat deze gegevens geanonimiseerd zijn en dus niet zijn te herleiden naar specifieke klanten.’

Op welke manier helpt ILM bedrijven om nog proactiever te reageren op marktveranderingen?

‘Eveneens op verzoek van bedrijven hebben wij in de ILM-software tools ingebouwd die hen ondersteunen bij hedendaagse thema’s zoals e-invoicing compliance. Bedrijven die internationaal zakendoen hebben namelijk in toenemende mate te maken met landen waar belastingmandaten gelden met als doel de btw-inkomsten te vermeerderen en btw-fraude te voorkomen. Die mandaten komen feitelijk neer op de wettelijke verplichting voortaan elektronisch te factureren. Wereldwijd hebben zestig à zeventig landen dit al ingevoerd, waarbij elk land vaak specifieke eisen heeft voor de aanlevering van de e-facturen.

In de EU is de plicht tot e-facturatie bijvoorbeeld vastgelegd in de EU-richtlijn ViDA, dat staat voor VAT in the Digital Age, ofwel btw in het digitale tijdperk. Een grote groep landen in Europa is het verplicht e-factureren al van kracht en de overige landen, waaronder Nederland, volgen binnenkort. Voor ons land is bekend gemaakt dat de invoering in 2030 zal zijn. Om die reden bieden wij onze klanten global compliance aan. Dit betekent dat elke e-factuur automatisch voldoet aan het mandaat van een specifiek land. De klant heeft hier geen omkijken naar, omdat alles onder de motorkap tot detailniveau is vormgegeven volgens de standaarden die een land daarvoor heeft.’

Kun je een voorbeeld geven hoe global compliance werkt in de praktijk?

‘Stel dat een Nederlands bedrijf een factuur ontvangt van een leverancier uit Mexico, een van de die een btw-mandaat heeft ingevoerd. Maar elk mandaat is dus weer anders. Voor Mexico geldt bijvoorbeeld dat de factuur vanuit de leverancier eerst langsgaat bij de Belastingdienst van dat land. Daar volgt een goedkeuring, waarna de factuur terechtkomt bij de klant in Nederland. Dan gaat de factuur in het factuurverwerkingsproces, inclusief een audittrail. Dit laatste laat zien dat de factuur niet alleen intern goed is verwerkt en goedgekeurd maar in een eerder stadium ook door de Mexicaanse wetgever. De cirkel is dan rond. Het mooie is dat elk mandaat per land verschilt zonder dat de klant die de factuur wil betalen daarvan alle details hoeft te kennen.’

Elke ontvangen factuur vanuit een land met btw-mandaat volgt dus een eigen traject bij de betaling ervan?

‘Ja, dat is specifiek afhankelijk van het mandaat van het land waarvan de leverancier afkomstig is. Hetzelfde geldt overigens voor de formaten en opmaakgegevens waarop een e-factuur moet worden opgesteld; ook die zijn per land verschillend. In veel landen gelden andere formaateisen, hoewel steeds meer landen tegelijkertijd met de mandaten ook hiervoor regels opstellen. Zo heeft Frankrijk gekozen voor één standaardformaat bij de invoering van e-invoicing in september 2026. Dat zie je in steeds meer landen gebeuren. Mochten er desondanks toch steeds verschillende formaten zijn, dan is dat geen probleem, want die worden binnen ILM omgezet naar het formaat naar wens. In de regel is dat UBL, het formaat dat de meeste bedrijven in Europa gebruiken.’

Hoe verloopt de implementatie van ILM bij klanten?

Voor elke organisatie richten wij of een van onze partners ILM specifiek in. Dat heeft betrekking op het gehele traject: van de technische vormgeving zoals het instellen van mandaten en formaten tot de daadwerkelijke implementatie en de support achteraf. Uiteindelijk is het toch maatwerk.’

Wat zijn nieuwe uitdagingen voor jullie bij het ontwikkelen van ILM-software?

‘We zijn al flink op weg onze ILM-software verder te verbeteren om ervoor te zorgen dat bedrijven nog effectiever hun factuurverwerking kunnen inrichten. Zo hebben wij momenteel veel aandacht voor het voorkomen van betalingsfraude, omdat impersonificatie van leveranciers een groot probleem is waarbij op jaarbasis miljoenen euro’s worden buitgemaakt. Om die reden hebben we ILM uitgebreid met de functionaliteit om leveranciersgegevens en bankrekeningen real time te valideren, zodat je altijd naar de juiste bankrekening je betaling overmaakt. 

Hoe is de lancering van ILM verlopen in het voorjaar van 2026?

‘Bijzonder goed mag ik wel zeggen. Van twee gerenommeerde adviesbureaus hebben we kort na de lancering de erkenning gekregen met een soort prijs. Zo zijn we door adviesbureau Gartner benoemd tot Leader in de Magic Quadrant for Accounts Payable Applications. In die categorie scoorden we de hoogste positie voor executie en voor de meeste complete visie.

Kort daarop ontvingen we van internationaal marktonderzoeksbureau Forrester voor ILM de hoogste score in de categorie strategie – met daarbij de maximumscore in alle zes criteria waaronder visie, innovatie en de product roadmap – en sterke beoordelingen voor onder meer de klantfeedback. Naast een grote eer zijn die twee prijzen natuurlijk de bevestiging dat we met ILM precies die software op de markt hebben gebracht waaraan de top van het bedrijfsleven behoefte heeft op het gebied van factuurverwerking.’