Hoe werkt 3-way matching?
We gaan even uit van de klassieke 3-way match tussen factuur, PO en ontvangstbewijs. De volgorde van matching in onderstaande stappen kan verschillen afhankelijk van de software die je gebruikt, het principe blijft hetzelfde.
Stap 1
Er wordt een inkoopaanvraag gedaan en deze wordt goedgekeurd. Dit wordt uiteraard digitaal vastgelegd.
Stap 2
De diensten of goederen worden geleverd en hiervan wordt een bewijs gestuurd, laten we zeggen een pakbon. Dit wordt eveneens digitaal vastgelegd. Op basis van gegevens zoals PO-nummer wordt de pakbon gematcht aan een inkoopaanvraag.
Stap 3
Op basis van de (automatisch afgelezen) ordernummers op de factuur, worden de bijbehorende ontvangstregels opgehaald in het ERP-systeem.
Stap 4
De ontvangstinformatie en factuurinformatie worden met elkaar gematcht. Hierbij wordt rekening gehouden met inkooporders én ontvangsten (3-way match) en de bijbehorende aantallen, prijzen en eenheden.
Stap 5
Bij een positieve match worden facturen direct doorgezet voor verdere verwerking. Afhankelijk van hoe jouw proces precies is ingericht, wordt in deze stap de factuur automatisch goedgekeurd en klaargezet voor betaling.
Geen match? Dan wordt de factuur in circulatie gebracht voor controle door budgethouders of geparkeerd als er nog gegevens ontbreken waarna later alsnog een poging gedaan wordt om te matchen.
Voordelen van 3-way matching
Wie aan de slag gaat met 3-way matching, neem het purchase to pay-proces onder de loep en richt het volledige proces goed doordacht in. Dat biedt voordelen:
Geen ongeauthoriseerde uitgaven
Je haalt de goedkeuring naar voren in het proces. Dus niet achteraf op basis van een factuur, maar nog voordat de uitgave gedaan wordt, bij de inkoopaanvraag.
Meer inzicht
Door op deze manier spend under management te brengen, ontstaat meer inzicht en overzicht. Finance weet ruim vóórdat de factuur binnenkomt welke uitgaven te verwachten zijn.
Procesoptimalisatie en tijdbesparing
Het automatisch matchen en goedkeuren van facturen als deze matchen met (vooraf goedgekeurde) inkoopaanvragen en ontvangsten, zorgt voor verregaande procesoptimalisatie en tijdbesparing.
Ontlasten van diverse stakeholders
Inkoop en Finance hoeven zich alleen nog maar te buigen over facturen die niet matchen. Budgethouders hoeven niet meer elke factuur te beoordelen.
💡Leestip: Factuurmatching die kosten verlaagt en controle door budgethouders overbodig maakt
Is 3-way matching echt nodig om van de voordelen te profiteren? Met twee bronnen kan je toch ook een match maken, dus hoe zit het met ordermatching?
De schijnzekerheid van ordermatching
Ordermatching heeft een bijzondere status, het wordt door velen gezien als de ultieme vorm van automatisering van factuurverwerking. En ja, de voordelen van 3-way matching gaan ook hier op, want ook met ordermatching kun je automatisch facturen goedkeuren, haal je de goedkeuring naar voren in het proces. Dus het levert wel degelijk wat op.
Maar wie er nog eens goed bij stil staat, beseft dat ordermatching schijnzekerheid biedt. Want wie facturen goedkeurt op basis van alleen een ordermatch, keurt een verwachting goed, geen realiteit. Realiseer je wat er ontbreekt?
De pakbon. Het is het enige document dat de fysieke wereld verbindt met de administratieve.
- De order vertelt wat we wilden hebben;
- De pakboon toont wat er is geleverd;
- De factuur vraagt om betaling voor datgene wat - hopelijk - overeenkomt met de twee voorgaande.
💡Leestip: Waarom de pakbon belangrijker is dan de factuur
Uitdagingen van matchen
Het matchen van verschillende documenten of bronnen lijkt een eenvoudige opgave, maar het kent een aantal uitdagingen. Ga je met matching aan de slag, denk dan ook na over de inrichting van matchingscenario's zoals deze:
Eén bestelling, meerdere facturen
Bij veel bestellingen volgt er niet één factuur, maar wordt de betaling verspreid over termijnen en daar ontvang je deelfacturen voor. Een matchingscenario moet daarop aangepast worden, want het bedrag gekoppeld aan het ordernummer 'klopt niet'.
Meerdere bestellingen, één verzamelfactuur
Voor veel organisaties een veelvoorkomend scenario. Een draak als je het handmatig moet controleren, maar met de juiste inrichting heel goed automatisch te matchen valt.
Kop- of regelniveau?
Matchen op kopniveau (de totalen) is heel gangbaar, maar matchen op regelniveau kan ook. Dit is technisch wat uitdagender, maar het biedt een betrouwbaarder matching.
Toleranties: kleine verschillen grote impact
Kleine verschillen tussen inkooporder en factuur zijn meer regel dan uitzondering. Een afrondingsverschil bijvoorbeeld, of de prijzen in het bestelsysteem zijn niet bijgewerkt. Corrigeren is niet altijd zo kostenefficiënt. Door toleranties in te bouwen die hele kleine verschillen door de vingers ziet, ben je vaak goedkoper uit.
Tot slot: omgaan met mismatches
Om tot een soepel goedkeuringsproces te komen, richt je niet alleen matching goed in, maar moet ook de afhandeling van facturen die niet matchen ingericht worden.
Afhankelijk van waar een mismatch op berust en de inrichtingsmogelijkheden, kan een factuur bijvoorbeeld automatisch ter goedkeuring aangeboden worden aan budgethouders. Of de factuur wordt automatisch teruggestuurd naar de leverancier met opgaaf van reden waarom die niet goedgekeurd kan worden.
Aan de slag gaan met matching, is aan de slag gaan met mismatches. Je krijgt meer inzicht, welke leveranciers veroorzaken de meeste uitzonderingen? Tot welke mismatches leiden zij precies. Je kunt met de informatie een verbetertraject starten: contact zoeken met je leverancier, toleranties aanpassen, zo werk je toe naar een hogere matchinggraad.
Het ultieme doel? Niet meer bezig zijn met facturen, maar met uitzonderingen. Hoe minder uitzonderingen, hoe efficiënter je proces.
