Factuurmatching die kosten verlaagt en controle door budgethouders overbodig maakt

Het doelgericht uitvoeren van matchingscenario’s door middel van 3-way matching brengt touchless factuurverwerking binnen handbereik. Een goede toepassing van matching versnelt de doorlooptijd van het factuurverwerkingsproces en verlaagt de kosten doordat budgethouders binnenkomende facturen niet langer handmatig hoeven goed te keuren. Als expert op het gebied van het inrichten van matchingscenario’s geven we graag een inkijkje in de software van Basware, die zelfs de meest complexe en bedrijfsspecifieke scenario’s weet te automatiseren. Welke het meest doeltreffend zijn, is weten welke het meeste opleveren.

Bij crediteurenadministraties van organisaties komen elke dag nieuwe facturen binnen. Bij de een zijn dat er tientallen per dag; bij grotere organisaties dagelijks honderden of duizenden. De vragen die bij elke binnenkomende factuur opspelen zijn: ‘Komt de factuur overeen met wat we hebben afgesproken met deze leverancier?’, gevolgd door: ‘Hebben we de door ons ingekochte goederen of diensten ook daadwerkelijk ontvangen?’.

Verschil tussen handmatig matchen en matchingsoftware

Het matchen van facturen aan andere documenten binnen de organisatie geeft antwoord op deze vragen. Dat is mogelijk door zelf naar de factuur te kijken, een inkoopaanvraag op te zoeken, een ontvangst erop na te slaan en op deze manier, handmatig, de match te maken. Of door het gebruik van spreadsheets de match te maken. Er is echter een manier die veel efficiënter is: ondersteunende software die niet alleen de juiste gerelateerde documenten voorschotelt, maar ook de informatie op de documenten met elkaar vergelijkt en bij een positieve match de factuur automatisch goedkeurt. Nog beter is het als deze software kan omgaan met vaste, maandelijks terugkerende kosten, zoals abonnementskosten, die zijn vastgelegd in spendplans en waaraan facturen kunnen worden gematcht. 

Huidige softwareoplossing vaak niet flexibel genoeg

Waar veel organisaties bij de toepassing van software wel vaak tegenaanlopen is dat de geboden oplossingen gelimiteerd zijn. Er zijn bijvoorbeeld nieuwe processen toegevoegd na implementatie of de huidige processen zijn achterhaald, waardoor ook de gebruikte softwareoplossing niet meer goed functioneert: het ontbreken van de nodige flexibiliteit geeft beperkingen. Dat zorgt ervoor dat er veel uitzonderingen in het proces blijven. Die uitzonderingen uitzoeken vergt volgens onderzoek (Billentis) vijf tot tien keer meer tijd – en dus kosten – om te verwerken dan facturen die wel automatisch matchen.

Matchingsoftware verlaagt kosten door factuurverwerking zonder budgethouders

Met de matchingsoftware van Basware is het wel mogelijk de uitzonderingen in het proces te automatiseren, zowel in het operationele workflow proces als ook structureel vanuit de strategische rapportages. De matchingsoftware is namelijk in staat om welhaast alle mogelijke koppelingen in de lijn ‘order-factuur-goederen/dienstenontvangst-betaling’ tot stand te brengen. Dat betekent het optimaliseren tot het hoogst wenselijk niveau van de matchingratio’s zodat exact duidelijk is of leveringen corresponderen met de inkoopaanvragen en of de facturen met beide overeenkomen. Daarnaast is de factuurverwerking niet langer afhankelijk van de goedkeuring van budgethouders, omdat de inkooporder in een eerder stadium al door hen is bekrachtigd.

Meer inzicht en overzicht

Om facturen optimaal te matchen haal je de goedkeuring naar voren in het proces. Dus niet als de factuur binnenkomt, maar voordat de uitgave gedaan wordt, bij de inkoopaanvraag. Dat biedt meer voordelen, want door spend under management te brengen ontstaat ook veel meer inzicht en overzicht. Finance weet direct welke uitgaven te verwachten zijn en factuurverwerking verloopt een stuk efficiënter én goedkoper. Bij het ontvangen van een aankoopfactuur is namelijk direct duidelijk wie in de organisatie heeft ingekocht, wanneer dat is gedaan, of de leverancier bekend is binnen de organisatie en of de prijs overeenkomt met wat is afgesproken. Het mag duidelijk zijn dat dit inzicht en overzicht leidt tot minder werkzaamheden binnen crediteurenadministraties, met als gevolg dat ook deze kosten dalen. 

Advies over keuze matchingscenario’s en technisch inrichten

Naast dat Basware in staat is alle vormen van matching te kunnen inrichten, heeft 4CEE de technische consultants in huis om crediteurenadministraties te ondersteunen met het kiezen en implementeren van de meest efficiënte matchingsmogelijkheden binnen Basware. Om een voorbeeld te geven: stel, er komt een factuur binnen waarvan de order ook bekend is, maar de goederenontvangst nog niet. Wat is dan het beleid? Het accounts payable-team de factuur laten voldoen of pas overgaan tot betaling nadat de goederen of diensten zijn ontvangen? Maar denk ook aan keuzes over: 

• Hoe ga je om met verzamelfacturen, of deelfacturen? 
• Waarop moet de match gemaakt worden, op line items of op header-niveau? Dat laatste is eenvoudiger, maar niet passend voor elke organisatie.
• Toleranties – Hoeveel procent en/of tot welk bedrag mag een factuur afwijken?
• ‘Onverwachte kosten’ – Hoe wil je omgaan met kosten zoals bezorgkosten die misschien altijd gefactureerd worden maar nooit op de PO staan? 
• Aantal bronnen – Wil je 2, 3, 4 of 5-way matching? Of misschien nog wel gecombineerd met andere gegevens? Dat roept ook de vraag op, is meer altijd beter? 

Zo zijn er tientallen keuzes te maken binnen Basware waarbij de 4CEE-consultants met hun kennis en ervaring een adviserende rol kunnen hebben en daarna ‘de handjes hebben’ om dit ook technisch voor elkaar te boksen.

Met data mismatches verlagen

Wie aan de slag gaat met matching gaat óók aan de slag met mismatches. Basware helpt je daarbij door het verzamelen van data. Welke leveranciers veroorzaken bijvoorbeeld de meeste uitzonderingen? En tot welke mismatches leiden zij precies? Zijn het prijsafwijkingen? Of leveren ze soms een andere kwantiteit dan is afgesproken? Of is de order besteld in pallets en vindt de levering plaats in dozijnen? Al deze afwijkingen kunnen er weer toe leiden dat de afdeling Inkoop of de crediteurenadministratie zelf contact opnemen met de leverancier. Met als gevolg dat de organisatie zelf de masterdata aanpast of de bandbreedtes verruimt om dit soort oneffenheden glad te strijken, dan wel dat de leverancier voortaan levert conform de afspraken die hierover zijn gemaakt. 

Spelen met bandbreedtes

Als alle benodigde data is verzameld en geanalyseerd en de matchingscenario’s zijn uitgevoerd, is het binnen Basware mogelijk om ‘aan de knoppen te draaien’. Zo is het mogelijk met de bandbreedtes te spelen om de mismatches – afwijkingen – te minimaliseren en daardoor de matching te verbeteren. Feitelijk door kleine afwijkingen te accepteren, want soms kost het uitzoeken en corrigeren nou eenmaal meer dan de afwijking op de factuur. Dit nauwkeurig afstemmen zorgt ervoor dat de onderzoekskosten van crediteurenadministraties dalen en facturen sneller zijn te voldoen. Dit laatste leidt er dan weer toe dat de organisatie gebruik kan maken van kortingen die leveranciers toepassen bij tijdige betalingen, Verder heeft het een positief effect op de goede naam van de organisatie in de markt waarop het actief is. 

Van factuurmanagement naar uitzonderingenmanagement

Het finetunen van de matchingscenario’s heeft nog een ander voordeel: niet alleen incidenteel zijn mismatches van bepaalde leveranciers eenvoudig te onderzoeken en bij te stellen; ook bestaat de mogelijkheid om binnen alle leveranties een ‘rode lijn’ te vinden en deze structureel bij te sturen. Dat begint bijvoorbeeld met een vraag als: ‘Hoeveel uitzonderingen hebben we eigenlijk gehad de afgelopen maand?’. Dit soort vragen culmineren vervolgens in de slotvraag hoe de organisatie wil omgaan met deze incidenten. Willen de organisatie de bandbreedtes juist verruimen of beperken? Hoe gaan we om met ‘low value’-investeringen van bijvoorbeeld onder de 100 euro? Ofwel, hoe zorgen we ervoor dat kosten van het factuurverwerkingsproces zo laag mogelijk zijn én tegelijkertijd dit proces zo soepel en conform de leveranciersafspraken verloopt? Als dat niveau eenmaal is bereikt, spreken we niet meer van factuurmanagement, maar van uitzonderingenmanagement. En dat is het hoogste doel dat 4CEE voor klanten wil bereiken door toepassing van de onbeperkte mogelijkheden van Basware.