Verzamel declaraties en reiskosten op één plek

Met 4CEE Expense kunnen medewerkers eenvoudig bonnetjes, reiskosten, kilometerdeclaraties en andere zakelijke uitgaven indienen via desktop of mobiel.

4CEE Expense zorgt ervoor dat deze uitgaven compleet en gestructureerd worden aangeleverd. De verdere controle, goedkeuring en financiële verwerking vindt plaats in de aangesloten factuurverwerkingssoftware.

Van bonnetje naar financiële workflow

Personeelsuitgaven ontstaan op allerlei manieren. Een lunch onderweg, een hotelovernachting, zakelijke kilometers of een betaling met de bedrijfscreditcard. Zonder centrale oplossing ontstaan al snel losse bonnetjes, e-mails en ontbrekende informatie.

4CEE Expense brengt deze verschillende declaratiestromen samen. Medewerkers voegen hun kosten direct toe, inclusief de benodigde gegevens en bewijsstukken.

Na indiening wordt de declaratie doorgestuurd naar de aangesloten factuurverwerkingssoftware. Daar vindt de verdere workflow plaats, zoals controle, goedkeuring, codering, boeking en verwerking richting het ERP.

Eén ingang voor verschillende soorten uitgaven

Bonnetjes en zakelijke kosten

Medewerkers maken een foto van een bon of voegen deze digitaal toe. Gegevens zoals bedrag en datum kunnen automatisch worden herkend.

Kilometerdeclaraties en reiskosten

Zakelijke kilometers en andere reiskosten kunnen direct worden geregistreerd en als declaratie worden aangeleverd.

Creditcarduitgaven

Creditcardtransacties kunnen worden gekoppeld aan de bijbehorende declaratie en bewijsstukken. Zo wordt duidelijk welke medewerker een uitgave heeft gedaan en waarvoor.

Minder ontbrekende informatie

4CEE Expense helpt medewerkers om declaraties direct en volledig aan te leveren. Dat voorkomt dat Finance achteraf op zoek moet naar bonnetjes, kostensoorten of andere ontbrekende gegevens.

De declaratie komt daardoor beter voorbereid aan in de factuurverwerkingssoftware en kan daar verder worden afgehandeld.

Aansluiting op factuurverwerking

4CEE Expense staat niet op zichzelf. De oplossing vormt de voorkant van het proces en verzamelt de informatie die nodig is voor verdere financiële verwerking.

Na indiening kan de declaratie worden overgedragen aan factuurverwerkingssoftware, zoals 4CEE Invoice. Daar wordt deze opgenomen in de bestaande workflow voor controle, goedkeuring, codering en verwerking.

Zo ontstaat één aansluitend proces: verzamelen → aanleveren → controleren → goedkeuren → verwerken.

Belangrijkste functies

• Declareren via desktop en mobiel

• Bonnetjes fotograferen en uploaden

   

• Automatische herkenning van declaratiegegevens

   

• Kilometerdeclaraties registreren

   

• Reiskosten vastleggen

   

• Creditcardtransacties koppelen

   

• Bewijsstukken toevoegen

   

• Kostensoorten selecteren

   

• Declaraties splitsen over meerdere kostenposten

   

• Status van declaraties volgen

   

• Aanlevering aan factuurverwerkingssoftware

Van declaratie naar verwerking

4CEE Expense maakt het voor medewerkers eenvoudig om verschillende soorten zakelijke uitgaven aan te leveren. De aangesloten factuurverwerkingssoftware neemt het proces vervolgens over.

Daarmee sluit declareren aan op dezelfde financiële workflow die Finance al gebruikt voor andere inkomende uitgaven.