Leveranciersonboarding

Het doel is helderheid en gemak. Leveranciers mogen hun bestaande werkwijze behouden, maar worden gestimuleerd om over te stappen op e-facturatie.

• Een pdf blijft welkom, maar een UBL-bestand naast de pdf levert extra snelheid en zekerheid.
• Onboarding is geen eenmalige mailing, maar een continu proces.
• Goede begeleiding verlaagt kosten, verkleint fouten en versnelt betalingen.

Wat is leveranciersonboarding?

Onboarding omvat alle acties waarmee leveranciers worden geholpen hun facturen juist en efficiënt aan te leveren. Het gaat niet alleen om techniek, maar om communicatie, begeleiding en motivatie. Leveranciers moeten weten:

• waar facturen heen moeten,

• welke formaten zijn toegestaan,

• welke gegevens verplicht zijn.

Duidelijke uitleg, ondersteuning en het tonen van voordelen (snellere verwerking, minder fouten) vergroten de bereidheid om mee te doen.

Voorbeeld: Een mediabedrijf verlaagde het aantal verkeerd geadresseerde facturen van 30% naar 5% met een korte onboardingactie. Een dienstverlener haalde weerstand weg door te benadrukken dat bestaande kanalen mochten blijven.

Van aansluiten naar datakwaliteit

Het aansluiten op het juiste kanaal is pas het begin. Echte winst zit in datakwaliteit: facturen die inhoudelijk kloppen. Leveranciers moeten weten:

• welke velden verplicht zijn (zoals ordernummer, btw-nummer, projectcode),

• welke coderingen jouw systeem herkent,

• hoe referenties moeten worden ingevuld.

Een correcte factuur zorgt voor snellere verwerking en beter inzicht in uitgaven en rapportages.

Voorbeeld: Een logistiek bedrijf zag foutieve facturen dalen van 20% naar 4% door leveranciers uit te leggen welke data nodig waren, niet alleen welk adres.
Onboarding is daarmee eerder een kwaliteitsprogramma dan een IT-project.

Eisen versus wensen

Leveranciers willen weten wat ze móéten doen en wat optioneel is. Het onderscheid tussen eisen en wensen voorkomt verwarring.

• Eisen: juist afleveradres, verplichte gegevens (orderreferentie, btw, banknummer), toegestaan formaat (meestal pdf).

• Wensen: e-facturen (UBL/XML) aanmoedigen. Veel pakketten kunnen automatisch een UBL naast een pdf meesturen – een kleine moeite met groot effect.

Communiceer helder wat verplicht is en wat optioneel, geef de reden (“een ordernummer versnelt betaling”) en houd de toon uitnodigend.

Voorbeeld: Een dienstverlener benadrukte dat pdf’s prima bleven, maar wees op de UBL-optie. Binnen korte tijd gebruikte 20% van de leveranciers deze functie.

Stakeholders

Onboarding raakt meerdere afdelingen:

• Finance: stelt eisen, bewaakt datakwaliteit en doorlooptijden.

• Inkoop: informeert leveranciers bij de start en neemt eisen op in contracten.

• IT: beheert portals, API’s en monitoring.

• Communicatie: verzorgt heldere uitleg en support.

Extern spelen vooral leveranciers en serviceproviders een rol. Grote leveranciers gebruiken eigen systemen; kleine leveranciers vragen persoonlijke uitleg.

Voorbeeld: Een organisatie stelde een klein onboardingteam samen met finance, inkoop en communicatie. Met een standaard e-mailtemplate en handleiding kregen alle leveranciers dezelfde boodschap en namen de fouten sterk af.

Onboardingsfasen

Onboarding verloopt in vier fasen:

1. Informeren en enthousiasmeren – kondig de wijziging aan en leg uit waarom die voordelig is.

2. Aansluiten en testen – geef duidelijke instructies en bied een testmogelijkheid.

3. Begeleiden en corrigeren – signaleer fouten snel en geef positieve feedback.

4. Verankeren en borgen – maak onboarding onderdeel van het standaardproces voor nieuwe leveranciers.

Voorbeelden tonen het effect: een mediabedrijf haalde 25% vrijwillige overstappers naar e-facturatie, een dienstverlener halverde het aantal correcties door veelvoorkomende fouten te delen in een nieuwsbrief.

Plan van aanpak

Een gestructureerde aanpak is cruciaal:

• Analyseer de huidige situatie: hoeveel leveranciers, via welke kanalen, welke fouten?

• Stel doelen: “90% gebruikt binnen 3 maanden het nieuwe adres.”

• Communiceer eenvoudig: het afleveradres verandert, de rest blijft hetzelfde.

• Voorzie in middelen: templates, voorbeeldbestanden, FAQ’s en een aanspreekpunt.

• Monitor: meet voortgang en deel resultaten.

Voorbeeld: Een mediabedrijf stuurde elk kwartaal een korte update (“85% op nieuw adres”), wat leveranciers motiveerde om bij te blijven.

Zelf doen of uitbesteden

De keuze hangt af van capaciteit en schaal.

• Zelf doen: directe controle en persoonlijk contact, maar tijdsintensief.

• Uitbesteden: snel en schaalbaar via een specialist, maar minder persoonlijk.

• Hybride aanpak: intern de strategische leveranciers, extern de rest.

Voorbeeld: Een mediabedrijf liet een provider de bulk begeleiden, maar hield een klein team beschikbaar voor vragen – een combinatie van snelheid en persoonlijkheid.

Tips en valkuilen

Praktische tips:

• Houd het klein en concreet: “Nieuw adres, pdf blijft oké, e-factuur sneller.”

• Herhaal de boodschap meerdere keren.

• Beloon gewenst gedrag, bijvoorbeeld snellere betaling bij e-facturen.

• Lever hulpmiddelen zoals templates en testmogelijkheden.

• Blijf meten en verbeteren.

Veelvoorkomende valkuilen:

• Tegenstrijdige communicatie tussen afdelingen.

• Te veel tegelijk willen veranderen.

• Te technisch taalgebruik.

• Onvoldoende eigenaarschap.

• Denken dat onboarding een project is met een einddatum.

Voorbeeld: Een organisatie halveerde het aantal vragen na het vervangen van een lange handleiding door een "één-pager" samenvatting met drie duidelijke bullets.

Conclusie

Leveranciersonboarding is een continu proces waarin techniek, communicatie en datakwaliteit samenkomen. De kern blijft:

• Alleen het afleveradres verandert; leveranciers mogen hun vertrouwde formaten behouden.

• E-facturatie biedt structurele voordelen voor beide partijen.

• Goede begeleiding vermindert fouten en versnelt betalingen.

Wie onboarding goed organiseert, profiteert van efficiëntere processen en tevredener leveranciers; vandaag én in de toekomst.