De essentie van EN 16931
E-facturatie gaat veel verder dan het digitaal versturen van een PDF. Het draait om gestructureerde data die door boekhoud- en ERP-systemen aan beide zijden van de transactie automatisch kan worden gelezen en verwerkt. Dat zorgt voor snellere verwerking, minder fouten en lagere administratieve kosten.
EN 16931 legt vast:
- welke gegevens een factuur minimaal moet bevatten;
- hoe die gegevens semantisch met elkaar samenhangen; en
- in welke syntax (technische indeling) ze mogen worden uitgewisseld.
Bedrijven die e-facturen uitwisselen op basis van EN 16931 weten dus zeker dat hun documenten voldoen aan de juiste semantische en syntactische eisen; ongeacht het land of de software die wordt gebruikt.
Nationale implementaties: CIUS
Om de Europese standaard te laten aansluiten op nationale wetgeving en fiscale vereisten, mag elk land een CIUS (Core Invoice Usage Specification) of extensie definiëren.
Een CIUS is geen eigen formaat, maar een nationale aanpassing van EN 16931 die lokale codes, regels en validaties vastlegt.
Voorbeelden:
- CIUS-PT in Portugal
- CIUS-IT in Italië
- XRechnung (met CIUS) in Duitsland
- Facturae/EN16931 CIUS in Spanje
Deze varianten zorgen dat facturen formeel compatibel blijven met de Europese norm, maar toch voldoen aan nationale verplichtingen. Ze vormen ook de technische basis waarop B2G-e-facturatie in vrijwel alle EU-landen draait.
ViDA en DRR
De ViDA-hervorming van de Europese Commissie bouwt voort op EN 16931. Vanaf 2030 zullen lidstaten realtime of bijna-realtime rapportage van btw-relevante transacties moeten ondersteunen via de Digital Reporting Requirements (DRR).
Die rapportageverplichtingen gebruiken rechtstreeks het semantische datamodel van Deel 1 van EN 16931: alleen als factuurdata gestandaardiseerd en volledig gestructureerd is, kunnen belastingautoriteiten deze automatisch verwerken.
Met andere woorden: EN 16931 is niet alleen de standaard voor e-facturatie, maar ook het fundament van toekomstige e-reporting.
De structuur van de standaard
Deel 1 – Semantisch datamodel
Definieert de essentiële gegevenselementen en hun relaties; vormt de basis voor interoperabiliteit.
Deel 2 – Toegestane syntaxen
Bepaalt welke formaten mogen worden gebruikt, zoals UBL en UN/CEFACT CII.
Deel 3 – Methodologie voor syntactische koppelingen
Beschrijft hoe het semantische model uit Deel 1 wordt vertaald naar de syntaxen uit Deel 2.
Deel 4 – Kernelementen en vereisten voor conforme syntaxen
Borgt consistentie en interoperabiliteit tussen verschillende technische implementaties.
Deel 5 – Conformiteitsartefacten
Bevat validatieregels, voorbeeldfacturen en hulpmiddelen voor softwareontwikkelaars.
Deel 6 – Wettelijke vereisten
Richt zich op juridische naleving en erkende authenticiteits- en integriteitsmechanismen binnen de EU.
Continuous Transaction Controls (CTC)
Steeds meer lidstaten voeren CTC-modellen in, waarbij facturen realtime of bijna realtime worden gemeld aan de belastingdienst. Deze aanpak vereist perfect gestandaardiseerde data en betrouwbare mapping tussen semantisch model en syntax; precies wat EN 16931 en de nationale CIUS-specificaties leveren.
Zonder die gemeenschappelijke taal zouden automatische validatie, realtime audits en grensoverschrijdende interoperabiliteit niet mogelijk zijn.
Samenvattend
EN 16931 is de ruggengraat van e-facturatie in Europa. De nationale CIUS-varianten, zoals CIUS-PT in Portugal, zorgen dat de Europese standaard ook in lokale context juridisch en technisch toepasbaar is. Samen vormen ze het fundament waarop ViDA, DRR en toekomstige CTC-modellen worden gebouwd; één gemeenschappelijke taal voor e-facturatie en digitale rapportage in heel Europa.
