E-facturatie heeft onze voorkeur, en wordt in de toekomst verplicht voor alle leveranciers. Daarom vragen we u om nu alvast over te stappen. E-facturatie is sinds februari 2023 wel al onderdeel van de inkoopvoorwaarden van de Gemeente Almere.
Mijn e-facturen versturen
De meeste boekhoud- en ERP software bieden de mogelijkheid om een e-factuur te versturen. Wanneer u twijfelt of uw software kan e-factureren, dan kunt u hierover navraag doen bij uw softwareleverancier. De gemeente Almere ontvangt uw e-facturen bij voorkeur via Peppol. Is dit niet mogelijk dan kunt u uw e-facturen per e-mail aanleveren.
- Via Peppol
Ondersteunt uw boekhoud- of ERP systeem Peppol? Voeg dan in uw softwarepakket het OIN toe als e-factuuradres en u kunt direct uw factuur versturen.
Het OIN van de gemeente Almere is:
00000001006462583000 - Via e-mail
Kan uw software e-facturen mailen? De gemeente Almere ondersteunt de volgende formaten: UBL (XML), DICO, SETU, Energie eFactuur en UN/CEFACT.
U kunt uw e-facturen mailen naar: oin00000001006462583000@invoices.tradeinterop.com
Vereiste gegevens op de factuur
- Ordernummer
Op iedere factuur dient het ordernummer te worden geplaatst dat u van de gemeente Almere heeft ontvangen.
In de meeste software is het ordernummerveld een standaard veld bij het opmaken van een factuur. Mocht dit veld bij u niet standaard geactiveerd zijn, dan kan uw softwareleverancier u vertellen waar u dit veld in uw software kunt vinden. - Factuurperiode of leverdatum
Op de factuur dient de leverdatum of de periode waarop de factuur betrekking heeft te worden meegegeven. - Omschrijving van de geleverde producten/diensten
Wij verzoeken u op de eerste factuurregel meteen te beginnen met de geleverde producten/diensten en algemene teksten als ‘aan u geleverd’ of ‘geleverde diensten’ achterwege te laten.
Mocht dit niet mogelijk zijn, dan vragen we u de omschrijving van de geleverde producten/diensten in een opmerkingen- of notitieveld te plaatsen.
Veelgestelde vragen
- Wat moet ik doen als mijn software niet kan e-factureren?
Wanneer u maatwerk (ERP-)software gebruikt of wanneer uw software nog niet kan e-factureren, kunt u contact opnemen met tradeinterop voor meer informatie. - Waar kan ik mijn ordernummer vinden?
Uw ordernummer staat op de opdrachtbon die u krijgt van uw opdrachtgever. Heeft u geen ordernummer ontvangen? Vraag het ordernummer dan op bij uw contactpersoon bij de gemeente Almere. - Waar kan ik mijn betalingsherinneringen naartoe sturen?
Betalingsherinneringen kunt u sturen naar crediteuren@almere.nl.
- Zijn er kosten aan verbonden?
Als u e-facturen per e-mail verstuurt maakt u gebruik van het platform van tradeinterop, zodat uw e-facturen via Peppol worden aangeleverd bij de gemeente Almere. Tot 31-12-2023 neemt de gemeente Almere de kosten die hieraan verbonden zijn voor haar rekening. -
Heeft u vragen over e-factureren aan de Gemeente Almere?
Neem dan contact op via efacturatiesupport@almere.nl.