Debiteurenadministratie

De oorzaak ligt niet bij één afdeling

Het probleem is zelden toe te wijzen aan één team. Meerdere afdelingen zijn betrokken, maar niemand voelt zich eindverantwoordelijk voor het hele proces van order tot betaling. Typische situaties:

• Sales maakt afspraken, finance factureert, projectleiders leveren input.
• Iedereen werkt met z’n eigen overzichten, tools en deadlines.
• Vragen van klanten zwerven tussen inboxen zonder opvolging.

Data en systemen zijn aanwezig, processen haperen

De techniek is vaak prima, maar de manier waarop die wordt gebruikt laat te wensen over. Er is geen sluitende vertaling van afspraken naar actie. Wat we tegenkomen:

• Alles aanwezig, maar informatie mist: De boekhouding kent klantgegevens, maar interne aantekeningen of contractwijzigingen staan verspreid in e-mails of losse bestanden.
• Verouderde of incomplete debiteurgegevens: Adres- of contactgegevens veranderen, maar worden niet bijgewerkt in het systeem. Hierdoor gaat een factuur soms naar de verkeerde plek.
• Geen duidelijke opvolging: Automatische herinneringen of taken ontbreken. Daardoor worden aanmaningen en follow-upactiviteiten vaak pas handmatig gedaan wanneer het echt misgaat.

Iedereen doet het op z’n eigen manier

Zonder eenduidige afspraken ontstaat een wirwar aan werkwijzen. En hoe goed iedereen ook z’n best doet, het resultaat is traag en foutgevoelig. Denk aan:

• De ene afdeling factureert maandelijks, de andere op projectafronding.
• Sommigen sturen herinneringen, anderen wachten liever nog even af.
• Afwijkingen worden opgelost via mailtjes of telefoontjes, zonder registratie.

De waan van de dag regeert

Debiteurenbeheer komt vaak pas in actie als er een probleem is. En dan is het meestal te laat om er nog een soepel proces van te maken. Wat dat betekent::

• Herinneringen worden pas verstuurd als de klant zelf aan de bel trekt.
• Er is geen standaard escalatiepad als een betaling uitblijft.
• Het debiteurenoverzicht wordt pas opgeschoond als de accountant belt.

Verhoogde DSO door gebrekkig debiteurenproces

Als facturen te laat de deur uitgaan en opvolging ontbreekt, duurt het langer voordat klanten betalen. Door gebrek aan structuur stijgt je DSO en komt er onnodige druk op je cashflow te staan.

• Facturen worden laat of met fouten verstuurd
• Goedkeuring of informatie laat op zich wachten
• Geen vaste opvolging of herinneringsmomenten
• Interne versnippering en geen duidelijke eigenaar
• Betalingen komen pas na herhaald aandringen
• Meer werkkapitaal nodig door vertraagde inkomsten

Wat je nodig hebt
1. Overzicht én eigenaarschap

Overzicht en eigenaarschap maken het verschil. Wie vooraf grip heeft, hoeft achteraf minder te herstellen. Voorbeelden:

• Een helder order-to-cashproces met duidelijke rollen en deadlines.
• Facturen die automatisch klaargezet worden op basis van goedgekeurde leveringen.
• Betalingsgedrag van klanten inzichtelijk maken en risicoprofielen koppelen.
• Automatische taken voor opvolging, mét zicht op de status.

2. Integraal procesontwerp

Veel organisaties lopen in het debiteurenproces tegen dezelfde knelpunten aan. Facturen worden te laat verstuurd, afspraken zijn niet scherp vastgelegd en opvolging kost onnodig veel tijd. Een integraal procesontwerp:

• Verbindt verkoop, levering, facturatie en betaling tot één logisch geheel.
• Legt verantwoordelijkheden, betaaltermijnen en afwijkingen expliciet vast.
• Voorkomt dat facturen blijven liggen of pas laat worden opgevolgd.
• Maakt het eenvoudiger om grip te houden op openstaande posten.

Zo wordt duidelijk wie wanneer aan zet is — en waar het proces beter kan.

3. Flexibel en schaalbaar automatiseren

Als het debiteurenproces goed is ingericht, biedt automatisering kansen om sneller, nauwkeuriger en met minder handwerk te werken. Maar geen organisatie is hetzelfde. Daarom moet de automatisering zich voegen naar het proces — niet andersom. Denk aan:

• Automatisch versturen van facturen zodra levering of dienst is bevestigd.
• Slimme opvolging: eerst automatisch herinneren, daarna pas handmatige actie.
• Signalen bij afwijkingen van afgesproken betaaltermijnen of -condities.
• Dashboards die per klantsegment of regio openstaande posten inzichtelijk maken.
• Integraties met CRM en boekhouding, zodat data actueel en consistent blijft.

Wat het oplevert
Grip en rust

Je haalt de ruis uit het proces. Geen discussies meer over verzonden facturen, geen handmatig speurwerk naar openstaande posten, geen onduidelijkheid over de opvolging. Wat organisaties ons teruggeven:

• Minder vragen van klanten over facturen
• Snellere betalingstermijnen
• Meer voorspelbaarheid in de kasstroom
• En het mooiste: het geeft rust. In de organisatie én bij jou.