Digitaliseer het inkoopproces vanaf de aanvraag en help medewerkers eenvoudig inkopen binnen de afgesproken leveranciers, contracten en procedures. Basware e-Procurement ondersteunt het operationele inkoopproces vanaf het moment dat een medewerker een product of dienst nodig heeft.
Gebruikers kunnen producten zoeken, een aanvraag indienen, goedkeuring verkrijgen en een bestelling laten plaatsen bij de leverancier.
Daarmee brengt Basware structuur aan in een proces dat zonder centrale ondersteuning gemakkelijk versnipperd raakt over webshops, e-mails, formulieren en losse afspraken.
Van behoefte naar inkoopaanvraag
Een aankoop begint meestal niet bij Procurement, maar bij een medewerker die iets nodig heeft.
Dat kan variëren van kantoorartikelen en IT-apparatuur tot facilitaire diensten, marketingkosten of andere producten en diensten.
Met e-Procurement wordt die behoefte vertaald naar een digitale purchase requisition. De medewerker kan vanuit een centrale omgeving zoeken naar beschikbare producten en leveranciers en vervolgens een aanvraag indienen.
Basware ondersteunt hiervoor catalogi, punchouts en andere vormen van digitaal leveranciersaanbod.
Hierdoor hoeft een gebruiker niet zelf uit te zoeken bij welke leverancier iets moet worden besteld of welke afspraken gelden.
Guided purchasing
Een belangrijk principe binnen e-Procurement is guided purchasing.
In plaats van medewerkers uitsluitend regels op te leggen, wordt de inkoopomgeving zo ingericht dat de gewenste route ook de eenvoudigste route wordt.
Een gebruiker zoekt bijvoorbeeld naar een laptop en krijgt vervolgens producten te zien van leveranciers waarmee de organisatie afspraken heeft gemaakt. Contractprijzen en beschikbare catalogi kunnen direct in de omgeving worden aangeboden.
Basware gebruikt Marketplace om medewerkers naar voorkeursproducten, leveranciers en inkoopkanalen te leiden.
Dat helpt organisaties om meer uitgaven via gecontroleerde inkoopprocessen te laten verlopen.
Catalogi en punchouts
Basware Marketplace vormt een belangrijk onderdeel van de e-Procurement-oplossing.
Leveranciers kunnen productcatalogi beschikbaar stellen met relevante producten, omschrijvingen en prijzen. Organisaties kunnen deze content beoordelen voordat deze beschikbaar wordt gesteld aan gebruikers.
Daarnaast ondersteunt Basware punchout-koppelingen. Daarmee kan een gebruiker vanuit de inkoopomgeving naar de webshop van een leverancier gaan, daar producten selecteren en vervolgens de winkelwagen terugbrengen naar het procurementproces.
Basware ondersteunt daarnaast geïntegreerd zoeken in externe marketplaces, waaronder Amazon Business.
Voor de medewerker ontstaat zo een gebruikservaring die meer lijkt op online winkelen, terwijl de organisatie controle houdt over het achterliggende inkoopproces.
Goedkeuring voordat de bestelling wordt geplaatst
Niet iedere aankoop mag direct worden uitgevoerd.
Afhankelijk van bijvoorbeeld bedrag, categorie, kostenplaats of organisatieonderdeel kan eerst goedkeuring nodig zijn.
Basware ondersteunt workflows waarmee aanvragen automatisch naar de juiste verantwoordelijke worden gestuurd. Wanneer een aanvraag wordt goedgekeurd, kan een purchase order worden aangemaakt en naar de leverancier worden gestuurd.
Zo wordt controle ingebouwd voordat de verplichting wordt aangegaan.
Dat is een belangrijk verschil met een proces waarin Finance pas bij ontvangst van de factuur ontdekt wat er is gekocht.
Purchase orders als basis voor automatisering
Wanneer een goedgekeurde aanvraag wordt omgezet in een purchase order, ontstaat er vooraf gestructureerde informatie over de aankoop.
De organisatie weet dan onder meer:
- welke leverancier is gekozen;
- wat is besteld;
- hoeveel is besteld;
- tegen welke prijs;
- wie de aankoop heeft aangevraagd;
- wie deze heeft goedgekeurd;
- waar de kosten moeten worden geboekt.
Deze gegevens kunnen later worden gebruikt bij de verwerking van de factuur.
Wanneer de leverancier factureert, kan de factuur worden vergeleken met de purchase order en eventueel met de registratie van de ontvangen goederen of diensten.
Daarmee legt e-Procurement de basis voor verdere automatisering binnen Purchase-to-Pay.
Van Procurement naar Accounts Payable
Basware positioneert e-Procurement niet als een losstaand proces. De oplossing is geïntegreerd met Invoice Automation en vormt daarmee onderdeel van een breder Procure-to-Pay-proces.
Dat proces loopt van:
aanvragen → goedkeuren → bestellen → ontvangen → factureren → controleren → betalen.
Door informatie uit de inkoopfase opnieuw te gebruiken bij de factuurverwerking hoeven controles later in het proces niet opnieuw handmatig te worden uitgevoerd.
Een goede purchase order maakt een hoge mate van automatische invoice matching mogelijk.
Daarmee ontstaat een directe relatie tussen de kwaliteit van het inkoopproces en de efficiëntie van Accounts Payable.
Meer spend onder controle
Een terugkerende uitdaging binnen Procurement is dat een deel van de uitgaven buiten het formele proces plaatsvindt.
Medewerkers bestellen rechtstreeks bij leveranciers, maken eigen afspraken of dienen achteraf een factuur in.
Dat vermindert het zicht op toekomstige verplichtingen en maakt het moeilijker om contractafspraken daadwerkelijk te benutten.
E-Procurement probeert deze zogenaamde maverick spend te beperken door een toegankelijk centraal aankoopproces aan te bieden.
Wanneer meer medewerkers via dezelfde omgeving bestellen, ontstaat bovendien meer inzicht in wat de organisatie daadwerkelijk koopt.
Die informatie kan Procurement gebruiken bij leveranciersmanagement, onderhandelingen en verdere standaardisatie.
Procurement zonder de gebruiker in de weg te zitten
De effectiviteit van een procurementplatform wordt uiteindelijk mede bepaald door adoptie.
Een proces kan op papier volledig gecontroleerd zijn, maar heeft weinig waarde wanneer medewerkers het omzeilen omdat het te ingewikkeld is.
Daarom ligt binnen moderne e-Procurement veel nadruk op zoekmogelijkheden, guided buying, catalogi en een gebruikservaring die aansluit bij online bestellen.
Het doel is niet alleen om aankopen te controleren, maar vooral om de juiste aankooproute gemakkelijk beschikbaar te maken.
De basis voor Purchase-to-Pay
Basware e-Procurement digitaliseert daarmee het eerste deel van de Purchase-to-Pay-keten.
Medewerkers krijgen een gestructureerde manier om producten en diensten aan te vragen. Goedkeuring vindt plaats voordat er wordt besteld. Purchase orders creëren de gegevens die later kunnen worden gebruikt voor ontvangst en factuurmatching.
Zo ontstaat een gecontroleerde flow van behoefte naar bestelling en een betere basis voor verdere automatisering binnen Accounts Payable.