Verzend en ontvang elektronische facturen via één internationaal netwerk en verbind leveranciers, klanten en financiële systemen met elkaar. Basware e-Invoicing Network ondersteunt organisaties bij het elektronisch uitwisselen van facturen met leveranciers en klanten.
Het netwerk bevindt zich als verbindende laag tussen organisaties en hun financiële systemen. Facturen kunnen via verschillende kanalen en formaten worden aangeleverd en vervolgens worden gevalideerd, geconverteerd en afgeleverd in een formaat dat de ontvangende organisatie kan verwerken.
Daarmee adresseert het netwerk een belangrijk probleem binnen internationale e-invoicing: niet iedere handelspartner gebruikt hetzelfde systeem, dezelfde infrastructuur of hetzelfde factuurformaat.
Eén netwerk voor verschillende factuurstromen
Een organisatie kan honderden, duizenden of zelfs tienduizenden leveranciers en klanten hebben.
De ene handelspartner gebruikt Peppol. Een andere gebruikt EDI. Een derde genereert XML vanuit het ERP en weer een andere stuurt nog een PDF.
Zonder verbindende infrastructuur moet een organisatie afzonderlijke oplossingen en koppelingen onderhouden voor al deze situaties.
Het Basware Network brengt deze stromen bij elkaar.
Basware ondersteunt zowel het ontvangen als het verzenden van elektronische facturen en verbindt het eigen netwerk bovendien met andere netwerken en providers.
Hierdoor hoeft niet iedere leverancier rechtstreeks dezelfde technologie te gebruiken.
E-facturen ontvangen
Aan de inkomende kant helpt het netwerk organisaties om facturen elektronisch beschikbaar te krijgen voor verdere verwerking.
Basware kan verschillende typen facturen verwerken, waaronder gestructureerde elektronische facturen en PDF-documenten. Het netwerk kan factuurinformatie normaliseren en doorleveren naar de ontvangende omgeving.
Voor Accounts Payable is dat belangrijk, omdat de kwaliteit van de inkomende gegevens direct invloed heeft op de verdere automatisering.
Een gestructureerde e-factuur bevat gegevens die rechtstreeks door systemen kunnen worden gelezen. Denk aan:
- leverancier;
- factuurnummer;
- factuurdatum;
- bedragen;
- btw;
- orderreferenties;
- factuurregels.
Die informatie hoeft niet eerst uit een visueel document te worden geïnterpreteerd.
Hoe beter de data aan de voorkant, hoe groter de mogelijkheden om facturen verderop automatisch te valideren en matchen.
E-facturen verzenden
Het netwerk kan ook worden gebruikt voor uitgaande facturen.
Een organisatie kan facturen vanuit het eigen financiële systeem aanleveren, waarna Basware deze via de juiste route naar de klant stuurt.
Dat is met name relevant voor organisaties die aan veel verschillende klanten factureren. De eisen van die klanten kunnen sterk verschillen.
De ene klant wil een factuur via Peppol ontvangen, terwijl een andere klant een ander elektronisch formaat of netwerk gebruikt.
Basware positioneert het netwerk daarom als een centrale hub voor outbound e-invoicing, waarmee organisaties verschillende uitgaande factuurstromen via één omgeving kunnen routeren.
Voor Accounts Receivable betekent dit dat niet voor iedere klant afzonderlijk een technische oplossing hoeft te worden ingericht.
Formaatconversie
Elektronische facturatie betekent niet automatisch dat iedere organisatie hetzelfde technische formaat gebruikt.
Verschillende landen, netwerken, ERP-systemen en sectoren gebruiken verschillende standaarden.
Een netwerk kan daarom een vertaallaag vormen tussen verzender en ontvanger.
Een leverancier kan een factuur aanleveren in het formaat dat vanuit zijn eigen omgeving beschikbaar is. Het netwerk verwerkt de informatie en levert deze vervolgens door via een formaat en kanaal dat aansluit op de eisen van de ontvanger.
Dit ontkoppelt beide partijen technisch van elkaar.
De verzender hoeft niet voor iedere klant een afzonderlijke integratie te ontwikkelen en de ontvanger hoeft niet voor iedere leverancier een afzonderlijke koppeling te onderhouden.
Peppol
Peppol speelt een steeds belangrijkere rol binnen Europese e-invoicing.
Het biedt afspraken en infrastructuur waarmee organisaties via gecertificeerde access points elektronische handelsdocumenten kunnen uitwisselen.
Basware is actief binnen het Peppol-ecosysteem en ondersteunt het verzenden en ontvangen van Peppol-facturen.
Voor organisaties betekent dit dat Peppol niet als een volledig los kanaal hoeft te worden behandeld, maar onderdeel kan zijn van de bredere e-invoicingarchitectuur.
Internationale e-invoicing compliance
De technische uitwisseling van een factuur is slechts één onderdeel van internationale e-invoicing.
Steeds meer landen stellen specifieke wettelijke eisen aan elektronische facturatie en digitale rapportage.
Die eisen verschillen per land. Sommige landen werken met verplichte netwerken, andere met centrale overheidsplatformen, clearance-modellen of aanvullende rapportageverplichtingen.
Daardoor wordt compliance een steeds belangrijker onderdeel van de e-invoicinginfrastructuur.
Basware positioneert zijn netwerk nadrukkelijk voor internationale e-invoicing en compliance en ondersteunt verschillende landen en wettelijke modellen.
Voor internationaal opererende organisaties kan een centrale provider hierdoor helpen voorkomen dat voor ieder land een afzonderlijke technische architectuur moet worden opgezet.
Verbinding met ERP en financiële processen
Het e-Invoicing Network staat niet op zichzelf.
Aan de ene kant bevinden zich leveranciers, klanten, netwerken en overheidsplatformen. Aan de andere kant bevinden zich de ERP-, Accounts Payable- en Accounts Receivable-systemen van de organisatie.
Het netwerk verbindt die werelden.
Een inkomende factuur kan bijvoorbeeld via het netwerk worden ontvangen en vervolgens beschikbaar worden gemaakt voor Basware AP Automation of een ander financieel systeem.
Een uitgaande factuur kan vanuit het ERP worden aangeleverd en vervolgens via het netwerk naar het juiste kanaal worden gestuurd.
E-invoicing als datastroom
De grootste verandering bij e-invoicing is uiteindelijk niet dat een papieren factuur digitaal wordt gemaakt.
Een PDF is immers nog steeds in belangrijke mate een document dat voor mensen is ontworpen.
Bij echte gestructureerde e-invoicing verschuift de factuur richting een uitwisseling van data tussen systemen.
Dat maakt automatische validatie, matching, rapportage en verdere verwerking mogelijk.
Het Basware e-Invoicing Network vormt de infrastructuur voor die uitwisseling: het verbindt organisaties, vangt verschillen in kanalen en formaten op en levert factuurgegevens af bij het systeem dat ermee verder moet werken.
Daarmee vormt het netwerk de verbinding tussen externe handelspartners en het interne financiële proces.