Automatiseer de verwerking van inkomende facturen, verminder handmatig werk en krijg meer grip op het volledige Accounts Payable-proces. Basware AP Automation ondersteunt organisaties bij het digitaal verwerken van inkomende facturen: vanaf ontvangst en registratie tot codering, matching, goedkeuring en overdracht voor betaling.

Het doel is om zoveel mogelijk facturen automatisch door het proces te laten gaan en medewerkers alleen te betrekken wanneer daadwerkelijk een beoordeling of beslissing nodig is.

Daarmee verschuift Accounts Payable van een proces waarin facturen voortdurend handmatig worden gecontroleerd en doorgestuurd naar een proces waarin uitzonderingen centraal staan.

Van factuurontvangst naar verwerking

Facturen komen organisaties via verschillende kanalen en in verschillende formaten binnen. Denk aan gestructureerde e-facturen, XML-bestanden, PDF-facturen en in sommige situaties nog steeds gescande documenten.

Basware brengt deze verschillende stromen samen en maakt de factuurgegevens beschikbaar voor verdere verwerking. Voor PDF-facturen gebruikt Basware onder andere SmartPDF om gegevens uit facturen te halen en digitaal beschikbaar te maken.

Door facturen aan het begin van het proces te digitaliseren en structureren, hoeft informatie niet steeds opnieuw handmatig te worden ingevoerd. De beschikbare gegevens vormen vervolgens de basis voor matching, codering, routing en controles.

Automatische matching van facturen

Voor facturen die betrekking hebben op een inkooporder kan Basware de factuur automatisch vergelijken met beschikbare inkoopgegevens.

Daarbij kan bijvoorbeeld worden gekeken naar:

• de purchase order;
• ontvangen goederen of diensten;
• bedragen en hoeveelheden;
• contractinformatie;
• gegevens op regel- of kopniveau.

Wanneer de informatie voldoende overeenkomt, kan de factuur automatisch verder worden verwerkt. Basware ondersteunt daarbij verschillende matchingregels en kan meerdere gegevensbronnen combineren.

Dat is met name relevant voor organisaties met grote aantallen PO-facturen. Hoe meer facturen zonder menselijke tussenkomst kunnen worden gevalideerd, hoe minder tijd Accounts Payable hoeft te besteden aan standaardcontroles.

Ook automatisering van non-PO facturen

Niet iedere factuur is gebaseerd op een inkooporder. Denk bijvoorbeeld aan huur, energie, abonnementen, telefonie of andere periodieke kosten.

Basware ondersteunt daarom ook de verwerking van non-PO facturen.

Met SmartCoding gebruikt Basware machine learning om op basis van historische facturen en factuurgegevens voorstellen te doen voor de financiële codering. Het systeem kan bijvoorbeeld herkennen hoe facturen van een bepaalde leverancier in het verleden zijn geboekt en op basis daarvan een voorstel doen voor een nieuwe factuur.

De gebruiker hoeft daardoor niet iedere boekingsregel volledig opnieuw samen te stellen. Wanneer menselijke beoordeling nodig blijft, ondersteunt de technologie de gebruiker bij het nemen van de beslissing.

Workflow en goedkeuring

Facturen die niet volledig automatisch kunnen worden verwerkt, moeten bij de juiste medewerker terechtkomen.

Basware kan facturen op basis van beschikbare gegevens automatisch doorsturen naar de relevante workflow. Een factuur kan bijvoorbeeld ter controle, codering of goedkeuring worden aangeboden aan een budgethouder of andere verantwoordelijke medewerker.

Dit voorkomt dat Accounts Payable handmatig moet bepalen wie een factuur moet beoordelen.

Tegelijkertijd ontstaat een digitaal proces waarin zichtbaar is waar een factuur zich bevindt, welke acties zijn uitgevoerd en welke medewerker nog een actie moet uitvoeren.

Afwijkingen als uitzondering

Volledige automatisering betekent niet dat iedere factuur altijd zonder controle kan worden verwerkt.

Een prijs kan afwijken. Een ontvangstregistratie kan ontbreken. Een leverancier kan een ander ordernummer gebruiken. Of een factuur kan informatie bevatten die niet overeenkomt met de beschikbare gegevens.

De kracht van AP Automation zit daarom niet alleen in het automatiseren van standaardfacturen, maar ook in het gericht afhandelen van uitzonderingen.

Basware gebruikt hiervoor matchingregels, automatisering en AI-functionaliteit. Matching Agent kan bijvoorbeeld afwijkingen bij invoice matching analyseren en gebruikers ondersteunen met uitleg binnen het handmatige matchingproces.

Medewerkers kunnen zich hierdoor meer richten op de situaties waarin daadwerkelijk interpretatie of actie nodig is.

Meer grip op Accounts Payable

Een digitaal factuurproces levert bovendien gegevens op over het functioneren van Accounts Payable.

Organisaties kunnen beter analyseren:

• hoeveel facturen automatisch worden verwerkt;
• waar uitzonderingen ontstaan;
• hoeveel tijd verwerking kost;
• waar facturen blijven hangen;
• hoe leveranciers facturen aanleveren;
• welk deel van de spend via het proces loopt.

Dat maakt AP Automation niet alleen een manier om administratief werk te verminderen. De verzamelde procesinformatie kan ook worden gebruikt om structurele oorzaken van uitzonderingen te herkennen en processen verder te verbeteren.

Werken met verschillende ERP-systemen

Voor grotere organisaties is het ERP-landschap vaak complex. Verschillende bedrijfsonderdelen kunnen bijvoorbeeld verschillende ERP-systemen gebruiken of organisaties bevinden zich midden in een ERP-transformatie.

Basware positioneert AP Automation daarom als een oplossing die naast verschillende ERP- en Source-to-Pay-systemen kan functioneren. Invoice Matching kan bijvoorbeeld via API's met cloud-ERP- en S2P-systemen worden geïntegreerd.

Hierdoor hoeft factuurautomatisering niet noodzakelijk beperkt te blijven tot de functionaliteit van één ERP-platform.

Dat maakt de oplossing vooral relevant voor internationale organisaties, Shared Service Centers en organisaties met meerdere ERP-omgevingen.

Van handmatige verwerking naar touchless processing

Het uiteindelijke doel is dat medewerkers niet langer iedere factuur hoeven aan te raken.

Een factuur wordt ontvangen, gegevens worden gecontroleerd, de factuur wordt gematcht of gecodeerd en vervolgens automatisch verder verwerkt. Alleen wanneer het systeem onvoldoende zekerheid heeft of een afwijking constateert, wordt menselijke tussenkomst gevraagd.

Zo ontstaat een proces waarin automatisering de standaard afhandelt en de financiële organisatie zich concentreert op uitzonderingen.

Basware AP Automation brengt daarmee factuurontvangst, matching, codering, workflow en controle samen in één geïntegreerd Accounts Payable-proces.