Verplichte e-facturatie in Roemenië: wat bedrijven moeten weten

Roemenië behoort tot de Europese landen die e-facturatie rechtstreeks hebben gekoppeld aan fiscale controle. Het nationale RO e-Factura-systeem vormt de centrale infrastructuur voor het verzenden, ontvangen en rapporteren van elektronische facturen.

De invoering is in verschillende stappen verlopen. E-facturatie voor transacties met de overheid werd vanaf 2022 verplicht. Voor binnenlandse B2B-transacties begon op 1 januari 2024 een eerste rapportagefase. Sinds 1 juli 2024 moeten elektronische B2B-facturen daadwerkelijk via RO e-Factura aan de afnemer worden verzonden en ontvangen.

Sinds 1 januari 2025 is het systeem verder uitgebreid naar B2C. Hierbij geldt een belangrijk verschil: bij B2C wordt de factuur aan RO e-Factura gerapporteerd, maar blijft de leverancier zelf verantwoordelijk voor het verstrekken van de factuur aan de consument.

Vanaf 1 januari 2026 geldt voor de aanlevering aan RO e-Factura een termijn van vijf werkdagen na uitgifte van de factuur, maar niet later dan vijf werkdagen na de wettelijke uiterste datum waarop de factuur had moeten worden uitgegeven.

Wat verandert er door de Roemeense verplichting?

RO e-Factura verandert zowel het formaat als de route van een factuur. Voor binnenlandse B2B-transacties die onder het mandaat vallen, is het niet voldoende om een factuur als pdf of XML-bestand rechtstreeks naar de klant te sturen.

De leverancier maakt een gestructureerde elektronische factuur aan en verzendt deze naar RO e-Factura. Het systeem voert technische controles uit en stelt de gevalideerde factuur vervolgens beschikbaar aan de afnemer. Daarmee bevindt de Roemeense overheid zich direct in de elektronische factuurstroom.

Sinds 1 juli 2024 geldt voor de betrokken binnenlandse B2B-transacties dat de factuur die overeenkomstig de RO e-Factura-regels via het systeem wordt verzonden, de relevante elektronische factuur is. Het parallel versturen van alleen een pdf per e-mail voldoet daarom niet aan de verplichting.

RO e-Factura geeft de Roemeense belastingdienst bovendien zeer gedetailleerd en snel inzicht in zakelijke transacties. E-facturatie is in Roemenië daardoor nadrukkelijk onderdeel van een bredere digitalisering van VAT compliance.

Wat is RO e-Factura?

RO e-Factura is het nationale elektronische facturatiesysteem van het Roemeense ministerie van Financiën en de belastingdienst ANAF. Het platform is sinds 2021 operationeel en wordt gebruikt voor B2G-, B2B- en B2C-processen.

Voor reguliere binnenlandse B2B-e-facturatie fungeert RO e-Factura als centrale schakel tussen leverancier en afnemer. De leverancier levert de gestructureerde factuur aan het systeem aan. Na technische verwerking wordt het document voorzien van de elektronische waarmerking van het ministerie van Financiën en beschikbaar gesteld aan de ontvanger.

Ondernemingen kunnen gebruikmaken van de online voorzieningen van ANAF, maar voor grotere volumes wordt RO e-Factura doorgaans via een software- of API-integratie gekoppeld aan ERP-, facturatie- of e-invoicingsystemen.

Via deze integratie kunnen organisaties onder meer:

• gestructureerde facturen aanmaken;
• facturen volgens de Roemeense specificaties valideren;
• facturen automatisch naar RO e-Factura verzenden;
• status- en foutmeldingen verwerken;
• inkomende facturen ophalen;
• de factuurgegevens doorgeven aan het financiële systeem.

Wat is volgens Roemenië een e-factuur?

Een elektronische factuur is volgens de Roemeense regelgeving een factuur die wordt uitgegeven, verzonden en ontvangen in een gestructureerd elektronisch XML-formaat dat automatische elektronische verwerking mogelijk maakt.

Een pdf voldoet daar niet aan. Ook wanneer een pdf digitaal wordt aangemaakt en per e-mail wordt verstuurd, bevat deze niet de gestructureerde factuurdata die voor RO e-Factura vereist zijn.

De Roemeense specificaties zijn gebaseerd op de Europese norm EN 16931. Roemenië gebruikt hiervoor een nationale Core Invoice Usage Specification, de RO_CIUS. Deze legt vast hoe de Europese factuurvelden en regels binnen de Roemeense context moeten worden toegepast.

De technische infrastructuur ondersteunt gestructureerde XML-syntaxen zoals UBL en UN/CEFACT CII. In de praktijk speelt UBL een belangrijke rol in de koppelingen en tools die ANAF voor RO e-Factura beschikbaar stelt.

Hoe worden Roemeense B2B-e-facturen uitgewisseld?

Bij een reguliere binnenlandse B2B-transactie verloopt de factuurstroom in hoofdlijnen als volgt:

1. De leverancier maakt de factuur aan in het ERP-, boekhoud- of facturatiesysteem.
2. De factuurgegevens worden omgezet naar een gestructureerde XML die aan RO_CIUS voldoet.
3. De factuur wordt elektronisch naar RO e-Factura verzonden.
4. Het systeem voert technische en formele controles uit.
5. De gevalideerde factuur wordt via RO e-Factura beschikbaar gesteld aan de afnemer.
6. De afnemer haalt de elektronische factuur op en verwerkt deze in zijn financiële administratie.

Hiermee kiest Roemenië voor een centraal platformmodel. Leverancier en klant wisselen de fiscaal relevante elektronische factuur niet uitsluitend rechtstreeks met elkaar uit: RO e-Factura vormt een verplichte schakel in het proces.

Welke transacties vallen onder de B2B-verplichting?

De verplichte B2B-e-facturatie is primair gericht op transacties tussen belastingplichtigen die in Roemenië zijn gevestigd, voor leveringen en diensten die volgens de Roemeense btw-regels in Roemenië plaatsvinden.

Onder een in Roemenië gevestigde belastingplichtige valt niet alleen een onderneming waarvan het hoofdkantoor in Roemenië is gevestigd. Ook een buitenlandse onderneming met een vaste inrichting in Roemenië kan als gevestigd worden beschouwd wanneer zij daar over voldoende technische en personele middelen beschikt om regelmatig belastbare transacties te verrichten.

Voor Nederlandse concerns met een afzonderlijke Roemeense dochteronderneming betekent dit in de regel dat die Roemeense entiteit rechtstreeks met RO e-Factura te maken heeft.

Een Nederlandse onderneming die uitsluitend een Roemeens btw-nummer heeft en daar geen vestiging of relevante vaste inrichting heeft, heeft een andere positie. Niet in Roemenië gevestigde ondernemingen kunnen zich onder voorwaarden vrijwillig voor RO e-Factura registreren, maar vallen niet automatisch onder dezelfde binnenlandse B2B-uitgifteverplichting als Roemeense entiteiten.

Wat veranderde er voor buitenlandse ondernemingen in 2026?

Vanaf 1 januari 2026 is de reikwijdte van RO e-Factura op een belangrijk punt uitgebreid.

Een in Roemenië gevestigde leverancier die een levering of dienst verricht met plaats van belastingheffing in Roemenië aan een niet in Roemenië gevestigde onderneming die wel voor btw in Roemenië is geregistreerd, moet de betreffende factuur in beginsel ook via RO e-Factura aanleveren.

Er gelden uitzonderingen, onder meer voor bepaalde intracommunautaire goederenleveringen waarbij de afnemer een btw-identificatienummer uit een andere EU-lidstaat gebruikt.

Voor internationale organisaties is daardoor niet alleen de vestigingsplaats van de leverancier van belang. Ook de btw-positie van de afnemer en de fiscale plaats van de transactie kunnen bepalen of factuurgegevens via RO e-Factura moeten worden aangeleverd.

B2C: e-facturatie of e-reporting?

Sinds 1 januari 2025 moeten in Roemenië gevestigde belastingplichtigen ook facturen voor binnenlandse B2C-transacties aan RO e-Factura rapporteren.

Dit proces verschilt wezenlijk van B2B-e-facturatie. Een consument hoeft geen aansluiting op RO e-Factura te hebben en ontvangt zijn factuur niet noodzakelijk via het systeem.

De leverancier:

• maakt de factuur op volgens de geldende fiscale regels;
• verstrekt de factuur aan de consument via het gebruikelijke kanaal;
• stuurt de betreffende factuurgegevens daarnaast naar RO e-Factura.

Voor B2C functioneert RO e-Factura daarmee vooral als fiscaal rapportagekanaal. De transactiegegevens worden aan ANAF beschikbaar gesteld zonder dat RO e-Factura het primaire afleveringskanaal naar de consument wordt.

Ook vereenvoudigde facturen vallen sinds 2025 in veel gevallen onder de rapportageverplichting. Kassabonnen die zelf aan de voorwaarden van een vereenvoudigde factuur voldoen, zijn hiervan onder specifieke voorwaarden uitgezonderd.

De aanlevertermijn: vijf werkdagen

Een belangrijke wijziging sinds 1 januari 2026 is de termijn voor het aanleveren van facturen aan RO e-Factura.

De termijn bedraagt nu vijf werkdagen vanaf de datum waarop de factuur wordt uitgegeven. De factuur mag daarbij niet later worden aangeleverd dan vijf werkdagen na de uiterste fiscale datum waarop deze had moeten worden uitgegeven.

Tot eind 2025 werd hiervoor nog gerekend met vijf kalenderdagen. De wijziging naar werkdagen geeft ondernemingen meer praktische verwerkingstijd, maar betekent nog steeds dat facturen kort na uitgifte door de fiscale infrastructuur moeten worden verwerkt.

De termijn geldt zowel voor de relevante B2B-facturen als voor de B2C-facturen die aan het systeem moeten worden gerapporteerd.

Validatie en foutafhandeling

Omdat de factuur via een overheidsplatform loopt, is technische validatie een essentieel onderdeel van het Roemeense model.

RO e-Factura controleert of het aangeleverde XML-document voldoet aan de vereiste structuur en validatieregels. Wanneer het bestand niet voldoet, moet de fout worden hersteld en de factuur opnieuw worden aangeleverd.

Voor geautomatiseerde factuurprocessen is daarom niet alleen formaatconversie van belang. Het financiële proces moet ook rekening houden met:

• technische validaties vóór verzending;
• ontvangstbevestigingen;
• fout- en statusberichten;
• herverwerking van afgewezen documenten;
• bewaking van de wettelijke aanlevertermijn.

Bij grote factuurvolumes wordt de kwaliteit van stam- en transactiedata daarmee direct onderdeel van VAT compliance.

Sancties bij niet-naleving

Roemenië koppelt concrete sancties aan het niet naleven van de e-facturatieregels.

Wanneer voor een B2B-transactie ten onrechte buiten RO e-Factura wordt gefactureerd, kan voor de leverancier een boete gelden die is gekoppeld aan de totale waarde van de factuur. Ook de ontvanger kan worden gesanctioneerd wanneer deze een factuur accepteert en verwerkt buiten het verplichte elektronische systeem.

Daarnaast bestaan afzonderlijke boetes voor het niet tijdig aanleveren van facturen. De hoogte daarvan verschilt onder meer naar gelang de omvang en categorie van de belastingplichtige.

Voor organisaties betekent dit dat niet alleen het kunnen genereren van een correct XML-bestand relevant is. Ook tijdige verzending, statuscontrole en verwerking van eventuele fouten moeten structureel in het facturatieproces zijn opgenomen.

E-facturatie aan de Roemeense overheid

De publieke sector liep in Roemenië voor op de algemene B2B-verplichting. Sinds 1 juli 2022 geldt verplichte elektronische facturatie via RO e-Factura voor relevante transacties op basis van publieke aanbestedingscontracten.

Vanaf 1 juli 2024 werd het gebruik van elektronische facturatie verder uitgebreid naar andere transacties met publieke instellingen.

Ook B2G-facturen moeten gestructureerd worden opgesteld en via RO e-Factura worden verzonden. Voor publieke organisaties vormt het centrale systeem daarmee eveneens de infrastructuur voor ontvangst en verwerking.

De Roemeense specificaties sluiten aan op de Europese norm EN 16931, maar bevatten via RO_CIUS aanvullende nationale toepassingsregels.

Welke rol speelt Peppol in Roemenië?

Peppol is niet de centrale infrastructuur voor de Roemeense fiscale e-facturatieplicht. Voor transacties die onder het nationale mandaat vallen, is RO e-Factura het bepalende platform.

Dat onderscheidt Roemenië bijvoorbeeld van België, waar Peppol de primaire infrastructuur voor de verplichte B2B-uitwisseling vormt.

Een internationale e-invoicingprovider kan Peppol wel gebruiken voor andere markten en documentstromen, maar moet voor Roemeense compliance specifiek kunnen communiceren met RO e-Factura en de RO_CIUS-regels ondersteunen.

RO e-Factura als onderdeel van digitale VAT compliance

RO e-Factura staat niet op zichzelf. Roemenië digitaliseert verschillende onderdelen van zijn fiscale informatievoorziening, waaronder ook RO e-TVA, SAF-T en andere elektronische rapportagesystemen.

De gegevens uit elektronische facturen kunnen door de belastingdienst worden gebruikt om transacties en btw-aangiften beter met elkaar te vergelijken. De uitbreiding van RO e-Factura naar B2C was mede bedoeld om meer transactiedata beschikbaar te krijgen voor het bredere RO e-TVA-proces.

Hierdoor verschuift de fiscale controle steeds verder van uitsluitend periodieke btw-aangiften naar controle op onderliggende transactiedata.

Roemenië is daarmee een duidelijk voorbeeld van een bredere Europese ontwikkeling: e-facturatie wordt niet alleen gebruikt om factuurprocessen te digitaliseren, maar ook als bron voor transactionele VAT compliance.

Wat heeft ViDA met Roemenië te maken?

De Roemeense verplichtingen zijn nationale maatregelen en zijn al ingevoerd vóórdat de belangrijkste Europese Digital Reporting Requirements van VAT in the Digital Age (ViDA) van kracht worden.

Vanaf 1 juli 2030 introduceert ViDA geharmoniseerde Digital Reporting Requirements voor relevante grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de Europese Unie. Die rapportage wordt gebaseerd op gestructureerde elektronische facturen.

Roemenië wacht dus niet op het Europese mandaat. Voor binnenlandse transacties beschikt ANAF dankzij RO e-Factura nu al over gedetailleerde gestructureerde factuurgegevens.

Wel zal het nationale systeem zich moeten verhouden tot de Europese standaarden die onder ViDA worden ingevoerd. Daarbij is de invoeringsdatum van het nationale rapportagesysteem relevant: ViDA bevat verschillende overgangsregels voor bestaande en nieuwere nationale digitale rapportagesystemen.

Voor internationale ondernemingen ontstaat daardoor een combinatie van nationale Roemeense e-facturatie- en rapportageregels en, vanaf 2030, Europese regels voor relevante grensoverschrijdende transacties.

De Roemeense roadmap voor e-facturatie

De belangrijkste stappen zijn:

• November 2021: RO e-Factura wordt operationeel voor elektronische factuuruitwisseling.
• 1 juli 2022: verplichte e-facturatie via RO e-Factura wordt ingevoerd voor relevante B2G-transacties en voor bepaalde B2B-transacties met fiscaal risicovolle goederen.
• 1 januari 2024: de algemene B2B-verplichting start met een rapportagefase voor binnenlandse facturen.
• 1 juli 2024: volledige verplichte elektronische B2B-facturatie via RO e-Factura wordt van kracht. De elektronische factuur moet via het systeem worden verzonden en ontvangen.
• 1 juli 2024: vrijwillige rapportage van B2C-facturen via RO e-Factura wordt mogelijk.
• 1 januari 2025: rapportage van binnenlandse B2C-facturen via RO e-Factura wordt verplicht.
• 1 juli 2025: het systeem wordt verder uitgebreid naar verschillende aanvullende categorieën organisaties en transacties.
• 1 januari 2026: de aanlevertermijn verandert van vijf kalenderdagen naar vijf werkdagen.
• 1 januari 2026: Roemeense leveranciers moeten ook bepaalde facturen aan niet-gevestigde maar in Roemenië voor btw geregistreerde ondernemingen via RO e-Factura aanleveren.
• 1 juli 2030: de Europese Digital Reporting Requirements van ViDA gaan gelden voor relevante grensoverschrijdende B2B-transacties.

Wat betekent dit voor organisaties?

Voor organisaties met een Roemeense entiteit is e-facturatie inmiddels een vast onderdeel van de financiële en fiscale operatie. Uitgaande en inkomende B2B-facturen moeten via RO e-Factura kunnen worden verwerkt en B2C-facturen moeten binnen de wettelijke termijn aan het systeem worden gerapporteerd.

Daarvoor moet de financiële infrastructuur niet alleen een gestructureerde factuur kunnen produceren. Ook RO_CIUS-validatie, communicatie met RO e-Factura, statusverwerking, inkomende facturen en foutafhandeling moeten onderdeel zijn van het proces.

Voor internationale organisaties vraagt vooral de combinatie van verschillende nationale modellen om aandacht. België gebruikt Peppol, Frankrijk werkt met erkende platformen, Polen met KSeF, Italië met SdI en Roemenië met RO e-Factura. Het achterliggende ERP-systeem moet in ieder land uiteindelijk dezelfde financiële werkelijkheid kunnen vertalen naar een ander technisch en fiscaal uitwisselingsmodel.

Een internationale e-facturatieoplossing vormt daarom steeds vaker de verbindende laag tussen ERP-systemen, lokale factuurformaten, nationale infrastructuren en fiscale rapportageverplichtingen.