Een elektronische factuur versturen lijkt op het eerste gezicht eenvoudig. De leverancier maakt een gestructureerd bestand, stuurt het naar de klant en het financiële systeem verwerkt de gegevens automatisch.
In de praktijk is daarvoor veel meer nodig dan alleen een XML-formaat.
Twee systemen kunnen allebei UBL ondersteunen en toch verschillende keuzes maken. Welke gegevens zijn verplicht? Hoe wordt een organisatie geïdentificeerd? Welke btw-codes mogen worden gebruikt? Hoe worden afrondingen berekend? Waar staat een orderreferentie? En wanneer is een factuur technisch correct, maar inhoudelijk toch ongeldig?
Peppol BIS Billing legt voor dit soort vragen concrete afspraken vast.
De specificatie vormt een belangrijke basis voor elektronische facturatie via Peppol in Europa. Ze brengt verschillende standaarden en afspraken samen, zodat verzender en ontvanger niet voor iedere afzonderlijke koppeling opnieuw hoeven vast te leggen hoe een factuur eruit moet zien.
1. Wat is Peppol BIS Billing?
BIS staat voor Business Interoperability Specification.
Een Peppol BIS beschrijft hoe organisaties binnen een bepaald bedrijfsproces elektronische berichten moeten gebruiken. Voor facturatie is dat Peppol BIS Billing.
De specificatie richt zich op de uitwisseling van elektronische facturen en creditnota’s tussen leverancier en klant. Daarbij wordt niet alleen beschreven welke gegevens kunnen worden opgenomen, maar ook welke informatie verplicht is, welke waarden toegestaan zijn en welke onderlinge relaties tussen gegevens gelden.
Peppol BIS Billing is dus geen transportprotocol en ook geen zelfstandig bestandsformaat.
Het is een verzameling afspraken boven op bestaande standaarden.
EN 16931 definieert het semantische model van de Europese elektronische kernfactuur.
UBL biedt de technische XML-structuur waarin die gegevens kunnen worden vastgelegd.
Peppol BIS Billing bepaalt hoe die gegevens binnen het facturatieproces moeten worden gebruikt.
Peppol biedt daarnaast het netwerk en afsprakenstelsel waarmee het uiteindelijke bericht tussen organisaties kan worden uitgewisseld.
2. Waarom is UBL alleen niet voldoende?
UBL is een uitgebreide standaard.
Dat is een voordeel, omdat dezelfde taal voor veel verschillende soorten bedrijfsdocumenten en toepassingen kan worden gebruikt. Maar die flexibiliteit zorgt ook voor een probleem.
Wanneer twee organisaties zeggen dat zij een UBL-factuur ondersteunen, betekent dat nog niet automatisch dat hun systemen dezelfde invulling verwachten.
UBL bevat veel elementen waarvan er voor een specifieke factuur maar een deel nodig is. Sommige gegevens kunnen bovendien op verschillende manieren worden opgenomen.
Technisch kunnen verschillende bestanden allemaal valide UBL zijn.
Voor betrouwbare systeem-tot-systeemverwerking is dat onvoldoende.
Daarom zijn implementatiespecificaties nodig die de mogelijkheden van UBL verder beperken en concretiseren.
Peppol BIS Billing doet precies dat.
De specificatie legt bijvoorbeeld vast:
- welke informatie verplicht is;
- welke informatie optioneel is;
- hoe gegevens in UBL worden geplaatst;
- welke codelijsten gebruikt mogen worden;
- welke berekeningen moeten kloppen;
- hoe partijen worden geïdentificeerd;
- en welke bedrijfsregels op het document van toepassing zijn.
3. EN 16931 bepaalt wat een Europese e-factuur betekent
Een tweede belangrijk onderdeel onder Peppol BIS Billing is EN 16931.
Deze Europese norm is ontwikkeld om een gemeenschappelijk semantisch model voor elektronische facturen vast te leggen.
Semantiek draait om betekenis.
Als een veld bijvoorbeeld het totaalbedrag exclusief btw bevat, moeten alle betrokken systemen begrijpen dat dit veld exact die betekenis heeft. Hetzelfde geldt voor factuurdatum, btw-bedrag, betaalrekening, leverancier, afnemer en andere gegevenselementen.
EN 16931 beschrijft deze informatie als business terms.
Het bepaalt daarmee primair welke bedrijfsinformatie wordt bedoeld, niet hoe die informatie technisch in XML moet worden geschreven.
UBL verzorgt vervolgens de syntax.
Peppol BIS Billing verbindt die twee.
4. Een Peppol-factuur moet aan bedrijfsregels voldoen
Een van de belangrijkste eigenschappen van Peppol BIS Billing is dat validatie verder gaat dan controleren of een XML-bestand technisch correct is.
Een XML-bestand kan namelijk perfect aan het UBL-schema voldoen en toch een ongeldige factuur bevatten.
Stel bijvoorbeeld dat een factuur de volgende bedragen bevat:
Netto: €1.000
Btw 21%: €210
Totaal inclusief btw: €1.190
De XML-structuur kan volledig correct zijn, terwijl de berekening inhoudelijk niet klopt.
Peppol gebruikt daarom bedrijfsregels.
Die regels kunnen bijvoorbeeld controleren:
- of verplichte gegevens aanwezig zijn;
- of bedragen correct zijn berekend;
- of btw-categorieën consistent worden gebruikt;
- of toegestane codes worden toegepast;
- of een valuta geldig is;
- of totalen overeenkomen met de onderliggende factuurregels;
- en of bepaalde gegevens verplicht worden zodra een andere waarde wordt gebruikt.
Binnen de specificatie worden hiervoor onder andere Schematron-validaties gebruikt.
Deze controles zijn een essentieel onderdeel van interoperabiliteit.
5. Peppol BIS Billing standaardiseert ook identificatie en referenties
Een elektronische factuur bestaat uit meer dan bedragen.
Om een document automatisch te kunnen verwerken, moet het ontvangende systeem ook betrouwbaar kunnen bepalen wie de leverancier en klant zijn en bij welke transactie de factuur hoort.
Daarom besteedt Peppol veel aandacht aan identificatie.
Partijen kunnen bijvoorbeeld worden geïdentificeerd met identifiers uit gestandaardiseerde schema’s. Ook wordt vastgelegd welk identificatieschema wordt gebruikt, zodat niet alleen een nummer wordt verstuurd maar ook duidelijk is hoe dat nummer geïnterpreteerd moet worden.
Een factuur kan verwijzen naar:
- een bestelling;
- een contract;
- een eerdere factuur;
- een project;
- een leveringslocatie;
- of een specifieke contactpersoon of afdeling.
Binnen het semantische model heeft iedere relevante referentie een eigen betekenis.
Dat is voor automatische verwerking belangrijk.
6. Peppol BIS Billing en PINT: internationale standaardisatie
Peppol is inmiddels veel breder dan Europa.
Ook landen buiten Europa gebruiken Peppol voor elektronische documentuitwisseling. Wanneer ieder land daarbij een volledig eigen variant van Billing ontwikkelt, ontstaat opnieuw fragmentatie.
Daarom heeft OpenPeppol de Peppol International Invoice, PINT, ontwikkeld.
PINT biedt een gemeenschappelijk model waarop regionale of nationale specificaties kunnen worden gebaseerd. Het doel is dat dezelfde fundamentele factuurstructuur internationaal bruikbaar blijft, terwijl landen waar nodig aanvullende regels kunnen toevoegen.
Voor Europa bestaat daarom PINT-EU.
Dat betekent niet dat iedere factuur wereldwijd volledig identiek is. Lokale btw-wetgeving, bedrijfsidentificatie en rapportageverplichtingen kunnen verschillen.
Het model wordt eerder:
internationale kern → regionale of nationale specialisatie → lokale validatieregels
Die aanpak wordt steeds relevanter nu elektronische facturatie in steeds meer landen verplicht wordt.
7. Peppol BIS Billing als basis voor geautomatiseerde factuurverwerking
De grootste waarde van Peppol BIS Billing ontstaat uiteindelijk niet bij het verzenden van de factuur, maar bij wat er daarna automatisch mee kan gebeuren.
Een ontvangen factuur kan eerst worden gevalideerd tegen de afgesproken technische en inhoudelijke regels.
Vervolgens kan het financiële systeem bepalen welke leverancier bij de factuur hoort, controleren of een orderreferentie aanwezig is, bedragen vergelijken en de factuur koppelen aan een bestaande bestelling of ontvangst.
Wanneer alle gegevens overeenkomen, kan een groot deel van de verwerking automatisch plaatsvinden.
Daarmee verschuift factuurverwerking van herkenning naar validatie.
Bij een PDF moet eerst worden vastgesteld wat er op het document staat. OCR en documentherkenning proberen bijvoorbeeld het factuurnummer, totaalbedrag en ordernummer te vinden.
Bij een Peppol BIS Billing-factuur ligt de betekenis van die informatie al vast.
Het systeem hoeft daardoor minder te interpreteren en kan meer deterministisch controleren.
Dat betekent overigens niet dat ieder bedrijf uitsluitend Peppol-facturen zal ontvangen.
In de praktijk komen verschillende kanalen en formaten naast elkaar voor: Peppol, UBL via andere kanalen, DICO, EDI, API, SFTP en nog altijd PDF per e-mail.
Een integratielaag zoals 4CEE Exchange kan deze verschillende stromen samenbrengen. Berichten kunnen worden ontvangen, technisch en inhoudelijk gevalideerd, geconverteerd en vervolgens in een formaat aan het financiële of ERP-systeem worden aangeboden dat daar direct verwerkt kan worden.
Peppol BIS Billing speelt binnen zo’n landschap een belangrijke rol omdat de specificatie onzekerheid uit de gegevensuitwisseling haalt.