Elektronische facturatie draait niet alleen om het digitaal versturen van een factuur. Voor automatische verwerking moeten systemen ook begrijpen welke gegevens zij ontvangen, wat die gegevens betekenen en hoe zij technisch zijn opgebouwd.
Daarvoor bestaan verschillende standaarden.
In Europa is UBL waarschijnlijk de bekendste syntax voor gestructureerde elektronische facturen. Maar UBL is niet de enige. Binnen de Europese standaard EN 16931 is ook UN/CEFACT Cross Industry Invoice, meestal afgekort tot CII, aangewezen als officiële syntax.
CII wordt onder andere gebruikt in Duitsland en vormt de technische basis onder bekende formaten zoals ZUGFeRD en Factur-X.
Daarmee is CII een belangrijke standaard binnen het Europese e-invoicinglandschap, ook al is de naam bij veel financeprofessionals minder bekend dan UBL of Peppol.
1. Wat is UN/CEFACT CII?
CII staat voor Cross Industry Invoice.
De standaard is ontwikkeld door UN/CEFACT, het United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business. UN/CEFACT ontwikkelt internationale standaarden voor elektronische gegevensuitwisseling met als doel handelsprocessen eenvoudiger en beter interoperabel te maken.
De naam Cross Industry Invoice zegt al veel over het uitgangspunt.
CII is niet ontwikkeld voor één specifieke sector. De standaard moet factuurgegevens kunnen ondersteunen voor uiteenlopende industrieën, landen en commerciële processen.
De gegevens worden vastgelegd in XML.
Een CII-bestand kan bijvoorbeeld informatie bevatten over:
- leverancier en afnemer;
- factuurnummer en factuurdatum;
- goederen en diensten;
- hoeveelheden en prijzen;
- kortingen en toeslagen;
- btw;
- betaalvoorwaarden;
- bankgegevens;
- orderreferenties;
- leveringsinformatie;
- en totalen.
Net als bij UBL gaat het dus niet alleen om de waarde zelf, maar ook om de betekenis van die waarde.
2. CII en UBL zijn twee verschillende syntaxes voor dezelfde Europese kernfactuur
Binnen Europese e-facturatie is het onderscheid tussen semantiek en syntax belangrijk.
EN 16931 beschrijft het semantische model van de Europese kernfactuur.
Dat model bepaalt welke bedrijfsinformatie een elektronische factuur bevat en wat die informatie betekent.
Zo definieert EN 16931 bijvoorbeeld een business term voor de naam van de leverancier. De standaard bepaalt wat met die informatie bedoeld wordt en welke verplichtingen eraan verbonden zijn.
Maar EN 16931 schrijft niet zelf voor hoe die informatie technisch in XML moet worden opgebouwd.
Daarvoor bestaan syntax bindings.
De Europese standaard erkent twee XML-syntaxen:
UBL 2.1
en
UN/CEFACT CII D16B
Dezelfde business term kan daardoor technisch op twee verschillende manieren worden vastgelegd.
Technisch zien de XML-bestanden er behoorlijk verschillend uit. Semantisch kunnen zij toch exact dezelfde informatie bevatten.
3. Waarom bestaan er twee standaarden naast elkaar?
Op het eerste gezicht lijkt het inefficiënt om twee verschillende XML-syntaxen voor elektronische facturen te ondersteunen.
In de praktijk komen UBL en CII echter uit verschillende standaardisatietradities.
UBL is ontwikkeld als brede bibliotheek voor elektronische bedrijfsdocumenten. Naast facturen bevat UBL bijvoorbeeld ook structuren voor orders, orderbevestigingen, verzendingen en andere commerciële berichten.
CII komt voort uit het bredere UN/CEFACT-model voor internationale handel en supply-chaincommunicatie.
Het uitgangspunt is sterk gebaseerd op herbruikbare businesscomponenten die in verschillende handelsprocessen kunnen worden toegepast.
Beide benaderingen kunnen dezelfde kernfactuur representeren.
Daarom heeft de Europese standaard niet één syntax verplicht gesteld, maar twee bestaande internationale standaarden geselecteerd die het semantische model van EN 16931 kunnen dragen.
Voor organisaties betekent dit dat de keuze vaak niet puur technisch is.
Het landschap waarin zij actief zijn speelt een belangrijke rol.
4. CII speelt een belangrijke rol in Duitsland
CII is vooral zichtbaar in het Duitse e-invoicinglandschap.
Duitsland ondersteunt binnen de implementatie van EN 16931 zowel UBL 2.1 als UN/CEFACT CII.
De Duitse standaard XRechnung is een Core Invoice Usage Specification van EN 16931. XRechnung kan zowel via de UBL- als via de CII-syntax worden weergegeven.
Daarnaast bestaat ZUGFeRD.
ZUGFeRD is een hybride factuurformaat waarbij een leesbare PDF wordt gecombineerd met een gestructureerd XML-bestand. Het XML-gedeelte is gebaseerd op UN/CEFACT CII.
De internationale Frans-Duitse variant daarvan staat bekend als Factur-X.
Hierdoor bevat één bestand feitelijk twee representaties van dezelfde factuur:
een PDF voor menselijke verwerking;
en gestructureerde CII-data voor geautomatiseerde verwerking.
Welke CII-versie relevant is, hangt af van de implementatiespecificatie waaraan het document moet voldoen.
5. Een CII-factuur is meer dan geldig XML
Net als bij UBL geldt dat een technisch correct XML-bestand niet automatisch een geldige elektronische factuur is.
De XML-structuur kan bijvoorbeeld volledig volgens CII zijn opgebouwd terwijl verplichte informatie ontbreekt of een berekening niet klopt.
Daarom bestaan boven op de syntax aanvullende bedrijfsregels.
Wanneer CII binnen EN 16931 wordt gebruikt, moet de factuur voldoen aan de Europese semantische eisen en de daarbij behorende validatieregels.
Daarin wordt bepaald hoe de business terms uit het semantische model naar CII-elementen worden vertaald.
Vervolgens kunnen aanvullende controles plaatsvinden.
Denk bijvoorbeeld aan:
- aanwezigheid van verplichte gegevens;
- correcte btw-categorieën;
- toegestane valuta- en landcodes;
- correcte optellingen;
- onderlinge relaties tussen bedragen;
- identificatie van leverancier en klant;
- en specifieke regels vanuit nationale implementaties.
De waarde van standaardisatie zit daardoor niet uitsluitend in XML.
De combinatie van semantiek, syntax en validatieregels zorgt ervoor dat verschillende systemen dezelfde factuur op dezelfde manier kunnen interpreteren.
6. CII, XRechnung en Factur-X zijn niet hetzelfde
Omdat de begrippen vaak gezamenlijk voorkomen, worden CII, XRechnung en Factur-X soms als synoniemen gebruikt.
Dat zijn ze niet.
UN/CEFACT CII
is de internationale XML-standaard waarmee factuurgegevens technisch kunnen worden weergegeven.
EN 16931
beschrijft de semantische Europese kernfactuur.
XRechnung
is een Duitse implementatiespecificatie van EN 16931. Daarbij kunnen zowel UBL als CII worden gebruikt.
ZUGFeRD / Factur-X
zijn hybride factuurformaten waarbij een PDF/A-3-document wordt gecombineerd met gestructureerde CII-data.
Deze lagen kunnen dus boven op elkaar liggen.
Een Factur-X-factuur bevat CII. Maar niet ieder CII-bestand is automatisch Factur-X.
Hetzelfde geldt voor XRechnung.
Een XRechnung-document kan CII gebruiken, maar het moet daarnaast aan de specifieke regels van XRechnung voldoen.
7. CII als onderdeel van een breder e-invoicinglandschap
In de praktijk krijgen internationale organisaties steeds vaker met meerdere e-invoicingstandaarden tegelijk te maken.
Een Nederlandse leverancier kan bijvoorbeeld UBL via Peppol gebruiken.
Een Duitse klant kan een XRechnung in CII verlangen.
Een andere handelspartner werkt met Factur-X.
Een sectorspecifieke leverancier kan DICO gebruiken.
Daarnaast bestaan nog ERP-specifieke XML-formaten, EDI, API-koppelingen en PDF-facturen.
Voor het achterliggende financiële systeem zijn al die verschillen meestal ongewenst.
Het ERP wil uiteindelijk consistente gegevens ontvangen: leverancier, factuurnummer, factuurdatum, orderreferentie, bedragen, btw en betaalinformatie.
Daarom wordt een integratielaag belangrijk.
Een oplossing als 4CEE Exchange kan verschillende kanalen en formaten ontvangen, valideren en waar nodig converteren voordat de gegevens naar het financiële systeem worden doorgestuurd.
Een CII-factuur kan bijvoorbeeld worden omgezet naar een intern ERP-formaat. Een UBL-factuur kan naar hetzelfde formaat worden geconverteerd.
Aan de andere kant kan een uitgaande factuur worden vertaald naar de standaard die de ontvanger of lokale regelgeving vereist.
De waarde zit daarmee niet alleen in ondersteuning van CII of UBL afzonderlijk.
Het gaat om het kunnen omgaan met een landschap waarin verschillende standaarden naast elkaar bestaan.
UN/CEFACT CII speelt daarin een bijzondere rol.
Samen met UBL vormt het één van de twee officiële XML-syntaxen waarmee de Europese kernfactuur uit EN 16931 kan worden weergegeven. Tegelijkertijd vormt CII de basis onder belangrijke toepassingen zoals XRechnung en Factur-X.
CII is daardoor misschien minder zichtbaar dan sommige formaten die erop gebouwd zijn, maar onder de oppervlakte is het een belangrijke bouwsteen van Europese elektronische facturatie.