Unit4 Financial Planning & Analysis vs Excel: een strategisch verschil

Excel is bij veel bedrijven favoriet als het gaat om FP&A. Begrijpelijk, want waarom zou je overstappen naar een andere methode als je prima uit de voeten kunt met een programma dat je door en door kent? Toch loont het vandaag de dag steeds minder om te blijven steunen op Excel. We zetten de belangrijkste beweegredenen om over te stappen naar gespecialiseerde software voor Financial Planning & Analysis, zoals Unit4 FP&A, op een rij.

1) Verbeterde nauwkeurigheid en minder fouten

Excel-spreadsheets zijn gevoelig voor menselijke fouten;  Bijna 90% van de spreadsheets bevat menselijke fouten, blijkt uit onderzoek door onder meer Forbes.  Een enkele verkeerde formule of foutieve invoer kan leiden tot fouten die vervolgens veel problemen met zich meebrengen.

“Ik heb weleens meegemaakt dat er bij een bedrijfsovername mooie modellen in Excel werden gebouwd, maar dat last minute bleek dat er een fout in het Excel-model zat. Bij een FP&A-oplossing weet je in ieder geval zeker dat er geen onbetrouwbare onderdelen in zitten”, aldus Louis de Koning, partner bij Improven en docent aan Nyenrode Business Universiteit, in een recent webinar.

FP&A- tools zoals die van Unit4 beperken risico's door veel processen te automatiseren en een gestructureerde omgeving te bieden die de gegevens beschermt. Zo kun je met een gerust hart vertrouwen op een tool die uitgebreid getest is, voordat deze in gebruik genomen wordt. 

2) Single Source of Truth 

Bovendien integreert een FP&A-tool zoals die van Unit4 naadloos met alle relevante informatiebronnen, zoals ERP-, CRM- en HRIS-systemen. Deze single source of truth (één locatie waar alle kloppende gegevens samenkomen) zorgt ervoor dat financiële gegevens altijd up-to-date en nauwkeurig zijn.

Zo wordt handmatige gegevensinvoer overbodig en vermindert de kans op fouten aanzienlijk. 

3) Schaalbaarheid en flexibiliteit

Bij elke organisatie die groeit, horen nieuwe eisen en wensen omtrent financial planning. De schaalbaarheid van Excel is beperkt, en het beheren van grote datasets kan omslachtig zijn. FP&A-software is ontworpen om complexe financiële data te kunnen verwerken en analyseren en kan gemakkelijk met het bedrijf meegroeien.

Ook zijn er geavanceerde functies zoals scenarioplanning en voorspellende analyses, die moeilijk te realiseren zijn met Excel​.

4) Verbeterde samenwerking en beveiliging

Excel-bestanden worden vaak via e-mail gedeeld, wat leidt tot het onbedoeld ontstaan van verschillende versies en mogelijke datalekken. We kennen allemaal de eindeloze herhaling van verschillende bestandsnamen van documenten die nét anders zijn dan de voorganger. Heb je per ongeluk niet de eindversie te pakken? Dan kan dat zomaar eens leiden tot fouten die oplopen tot in de miljoenen euro’s…

Software voor Financial Planning & Analysis biedt een veilig, gecentraliseerd platform waar meerdere gebruikers in realtime kunnen samenwerken, met gedegen versiebeheer en audit trails om gegevensbeveiliging en naleving te waarborgen.

5) Geavanceerde analyses en rapportages

Hoewel Excel basale rapportagemogelijkheden biedt, gaat Unit4 FP&A een stap verder met geavanceerde analyses en aanpasbare dashboards. Dit stelt financiële teams in staat om diepere inzichten in hun data te krijgen en beter onderbouwde beslissingen te nemen. De mogelijkheid om complexe data-analyses uit te voeren en zowel snel als efficiënt inzichtelijke rapporten te genereren, is een groot voordeel​. 

6) Transparantie bij financiële processen 

FP&A-software helpt bij het waarborgen van transparantie in het financiële proces doordat alle handelingen vastgelegd worden in zogeheten audit trails. Hierdoor kun je altijd duidelijk zien waar de gegevens vandaan komen en wie verantwoordelijk is geweest voor de wijzigingen.

Het opslaan van verschillende versies wordt ook overbodig gemaakt: iedereen werkt realtime in hetzelfde bestand.

Conclusie

Hoewel Excel jarenlang een betrouwbare tool is geweest, maakt de toenemende complexiteit van financiële data gespecialiseerde software FP&A de absolute winnaar. Door verbeterde nauwkeurigheid, betere gegevensintegratie, schaalbaarheid, geavanceerde analyses en meer, helpt FP&A organisaties hun financiële processen te stroomlijnen en beter onderbouwde beslissingen te nemen.

Overstappen naar FP&A is daarom niet alleen een simpele upgrade; het is een strategische stap richting betere financiële management en organisatorische efficiëntie.