De impact van e-factureren op credit managers

Waar facturen voorheen vooral als pdf via email werden verstuurd, worden deze steeds vaker uitgewisseld rechtstreeks tussen financiële systemen, zonder tussenkomst van mensen of OCR-software. Dit proces van elektronisch factureren is de afgelopen jaren aan een sterke opmars begonnen, en zal door nieuwe Europese regelgeving (ViDA) voor 2030 gemeengoed worden. Deze verandering raakt direct het vak van Credit Management. Maar wat is e-facturatie nu eigenlijk en waarom is het belangrijk voor Credit Management?

Wat is e-facturatie?

Elektronische facturatie (e-facturatie) is een proces waarbij facturen elektronisch worden uitgewisseld tussen financiële- en boekhoudsystemen in een gestructureerd formaat. Dit verschilt van traditionele methoden zoals papieren of pdf-facturen omdat e-facturen direct door het ontvangende systeem worden ingelezen.

Sinds 2017 verplichten Nederlandse overheden hun leveranciers om facturen elektronisch te sturen. Als gevolg hiervan hebben steeds meer bedrijven de overstap naar e-factureren gemaakt.

Belangrijke enablers voor deze transitie zijn de ERP-, boekhoud- en inkoopsoftwarepakketten. De meeste ERP-pakketten kunnen al e-facturen in gestructureerd formaat (UBL) verzenden en ontvangen. Daardoor is het eenvoudig om deze pakketten met behulp van een Peppol Service Provider aan Peppol te verbinden.

Daarmee staan praktisch alle seinen op groen om de volgende stap te zetten: een e-facturatieverplichting tussen bedrijven onderling.

ViDA-richtlijn

De komende jaren gaan steeds meer landen het gebruik van e-facturatie voor B2B-transacties verplichten. De oorzaak hiervan is nieuwe Europese regelgeving die stelt dat landen vanaf juli 2030 e-factureren moeten verplichten (ViDA-richtlijn). Zo verplicht Duitsland vanaf 2025 bedrijven e-facturen te ontvangen, en in België en Frankrijk is e-facturatie verplicht vanaf 2026. Bovendien gaat deze verplichting gepaard met de verplichting om facturen te rapporteren aan de autoriteiten in de lidstaten (Digital Reporting Requirement, DRR).

Het zal geen verrassing zijn dat softwarepakketten en e-facturatiedienstverleners een belangrijke rol spelen bij het ontzorgen van bedrijven bij e-facturatie en DRR.

Wat betekent dit voor credit managers?

De verplichte overstap naar e-factureren stelt credit managers voor een aantal uitdagingen: hoe zorgt u als credit manager ervoor dat uw facturatieproces de mogelijkheid voor e-facturatie tijdig ondersteunt, zodat u daadwerkelijk e-facturen kunt afleveren? Hoe zorgt u ervoor dat uw facturen tijdig (binnen 10 dagen) worden gerapporteerd aan de belastingdiensten in de relevante Europese landen? En welke kennis hebt u als credit manager nodig om uw klanten te helpen de overstap naar e-factureren te maken?

De overstap naar e-factureren vereist dat de factuurverzender en -ontvangers worden aangesloten op het Peppol-netwerk. Via dit netwerk kunnen facturen op een veilige en betrouwbare manier worden uitgewisseld tussen softwarepakketten. Tevens kan Peppol de rapportage van facturen richting de Belastingdienst faciliteren.

Afhankelijk van uw softwarelandschap, zijn er in hoofdlijnen twee mogelijkheden om aan te sluiten op e-factureren:

• Uw facturatiesoftware kan direct aansluiten op het Peppol-netwerk. U dient dan de technische standaarden en protocollen van Peppol te ondersteunen. Daarnaast dient u, wanneer de DRR-verplichting effectief wordt, ook aan te sluiten op het systeem van de belastingdiensten in de verschillende Europese landen.
  
  
• Uw facturatiesoftware kan aansluiten via een Peppol dienstverlener met gecertificeerd Access Point. Deze dienstverlener zorgt ervoor dat u compliant bent en blijft met de Peppol-standaarden en met de regelgeving van de belastingdiensten in de verschillende Europese landen.
  
  

Welke kansen biedt e-factureren?

E-factureren wordt dus verplicht. Maar het biedt ook tal van voordelen die voor credit managers relevant zijn. Zoals:

• Kostenbesparingen: Door de automatisering van het facturatieproces kunnen kostenbesparingen worden gerealiseerd van minimaal 4,50 per factuur (bron: tradeinterop onderzoek 2018), waardoor ontvangers steeds vaker liever een e-factuur dan een pdf-factuur hebben.
  
  
• Snellere betaling: E-facturen komen direct in het factuurverwerkingssysteem van de klant terecht. De klant kan e-facturen veel sneller verwerken, wat vaak ook resulteert in snellere betaling.
  
  
• Betrouwbaarheid: Pdf-facturen kunnen zoek raken of tijdens het proces door handmatige verwerking bij de ontvanger fout worden verwerkt. Bij e-facturatie speelt dat probleem niet: de factuur wordt rechtstreeks afgeleverd in het systeem van de ontvanger. De verzender krijgt een afleverbevestiging waardoor hij weet dat de factuur correct is ontvangen en verwerkt kan worden.
  
  
• CO2-reductie: In een tijd waarin Corporate Social Responsibility steeds belangrijker wordt, geven bedrijven ook vaker aandacht aan een klimaatvriendelijk factuurproces. Met het uitwisselen van e-facturen kan een onderneming 12.000 kg CO2 op 10.000 facturen besparen (bron: billentis 2024).

Conclusie

De overgang naar e-factureren is niet alleen een wettelijke verplichting, maar biedt ook aanzienlijke voordelen voor credit managers. Door tijdig te beginnen met de implementatie en samen te werken met gespecialiseerde partners, kunnen credit managers niet alleen compliant zijn, maar ook profiteren van de efficiëntie en betrouwbaarheid die e-factureren biedt.