Peppol Access Point

Certificering en toezicht

Een Access Point mag zich pas officieel “Peppol Access Point” noemen wanneer het gecertificeerd is door de nationale autoriteit die toezicht houdt op het netwerk. In Nederland is dat de Nederlandse Peppolautoriteit (NPa). Zij controleren of de Peppol-serviceprovider voldoet aan alle technische, beveiligings- en operationele eisen die binnen het Peppol-afsprakenstelsel gelden. Pas na deze toetsing krijgt een serviceprovider een officiële aansluiting op het netwerk.

Deze certificering is essentieel voor het borgen van de veiligheid, betrouwbaarheid en interoperabiliteit van het Peppol-netwerk — en biedt gebruikers de zekerheid dat hun e-facturen op een correcte en veilige manier worden verwerkt.

Waarom heb je een Peppol Access Point nodig?

Peppol werkt met een netwerkstructuur van landen en softwareleveranciers die volgens vaste Europese afspraken (de Peppol-standaarden) documenten uitwisselen. Een Access Point zorgt ervoor dat jouw e-facturen voldoen aan deze standaarden en veilig verzonden kunnen worden naar de juiste ontvanger. Denk aan validaties, versleuteling en correcte adressering via een uniek Peppol ID. Zonder Access Point kun je simpelweg niet deelnemen aan het Peppol-netwerk.

Hoe werkt het in de praktijk?

Er zijn twee manieren om e-facturatie via Peppol in te richten:

1. Jouw ERP- of boekhoudpakket is al aangesloten op Peppol
   In dit geval heb je automatisch toegang tot het netwerk en kun je direct veilig e-factureren.

2. Jouw software is nog niet aangesloten op Peppol
   Dan schakel je een Peppol Access Point provider in. Deze zorgt voor de technische koppeling, conversie van documentformaten (zoals UBL), en integratie met bestaande systemen.

Goede Access Point providers begeleiden organisaties volledig: van het activeren van de koppeling tot aan de onboarding van leveranciers of klanten. Ook houden zij je aansluiting up-to-date bij veranderingen in regelgeving of standaarden.

E-factureren via Access Point

De overstap naar e-facturatie klinkt ingrijpend, maar valt in de praktijk vaak mee. Met de juiste Access Point-provider kun je direct starten met het veilig verzenden én ontvangen van elektronische facturen.

Peppol is geschikt voor élke organisatie – of je nu werkt met een eenvoudige boekhoudtool of een complex ERP-systeem. Jij bepaalt of je alleen wilt verzenden, alleen wilt ontvangen, of beide processen wilt automatiseren.

Verzenden via Peppol

Om e-facturen via Peppol te verzenden, wordt het financieel of ERP-systeem gekoppeld aan een gecertificeerd Peppol Access Point. Hierdoor krijgt de organisatie directe toegang tot het Europese e-facturatienetwerk.

Wanneer het systeem zelf e-facturen kan genereren, worden deze automatisch via het Access Point aangeboden aan het netwerk en verzonden naar de juiste ontvanger.
Als het systeem geen e-facturen kan genereren, wordt het factuurbestand door de Access Point-provider omgezet naar het juiste elektronische formaat.

De ontvanger moet eveneens aangesloten zijn op het Peppol-netwerk, maar dat hoeft niet via dezelfde serviceprovider te verlopen. Peppol is een open netwerk waarbij verschillende providers met elkaar communiceren volgens dezelfde standaard.

 

Stapsgewijs

Stap 1 - Aansluiten op een Peppol Access Point
Je kiest een Peppol Service Provider met een officieel door de Peppolautoriteit gecertificeerd Access Point. Zij regelen je aansluiting en meldne je aan als deelnemer op het netwerk.

Stap 2 - E-factuur genereren
Maak een elektronische factuur (bijvoorbeeld een UBL factuur) in je eigen financieel/ERP pakket. Kan je systeem dit nog niet? Dan zet je provider jouw factuur automatisch om naar het benodigde elektronische formaat.

Stap 3 - Verzenden via het Peppol-netwerk
Nu kan de e-factuur verstuurd worden. Dit gaat heel simpel. De Peppol-serviceprovider pakt de facturen op uit jouw financieel/ERP systeem en biedt deze aan bij het Peppol Access Point. De factuur wordt vervolgens over het Peppol netwerk verzonden naar de betreffende klant. Je ontvangt desgewenst een statusmelding, zodat je zeker weet dat je factuur veilig is aangekomen.

Stap 4 - Klaar!
Je hoeft niets handmatig te doen. Geen portalen, geen downloads, geen twijfel. Alles verloopt direct vanuit je eigen systeem.

Ontvangen via Peppol

Het financieel/ERP-systeem of het workflow-systeem van de organisatie wordt gekoppeld aan een gecertificeerd Peppol Access Point. Daarmee ontstaat directe toegang tot het Europese e-facturatienetwerk en wordt de organisatie vindbaar voor andere aangesloten partijen. Leveranciers kunnen vervolgens beveiligd elektronische facturen versturen via het netwerk.

Binnenkomende facturen worden via het Access Point afgeleverd. Indien nodig, wordt het bestand automatisch omgezet naar een formaat dat het interne systeem kan verwerken. De factuur wordt daarna klaargezet voor verdere verwerking in het eigen financieel of workflow-systeem.

 

Stapsgewijs

Stap 1 - Aansluiten op een Peppol Access Point
Net als bij verzenden, zorgt je Peppol-serviceprovider voor de aansluiting en registratie op het Peppol-netwerk.

Stap 2 - Leveranciers kunnen je vinden
Zodra je geregistreerd bent, ben je vindbaar voor elke partij op het Peppol-netwerk. Leveranciers kunnen je eenvoudig selecteren als ontvanger.

Stap 3 - Ontvangen en converteren van facturen
Facturen die je ontvangt, komen binnen via het Access Point. Als het formaat afwijkt van wat jouw systeem ondersteunt, wordt de factuur automatisch omgezet naar een formaat dat jouw ERP- of workflow-systeem begrijpt.

Stap 4 - Verwerking
De Peppol Service Provider biedt de factuur automatisch aan jouw workflow of financieel/ERP systeem aan. Vervolgens komt de factuur, afhankelijk van hoe jouw interne processen ingedeeld en geregeld zijn, in een goedkeuringsproces terecht of wordt deze direct verwerkt in jouw financieel/ERP systeem.

Welke Access Point provider past bij jouw organisatie?

De juiste keuze hangt af van je softwareomgeving, sector en ambities. Werk je met meerdere systemen, wil je ook e-orders of e-catalogi versturen, of heb je hulp nodig bij onboarding van leveranciers? Dan is het slim om te kiezen voor een provider met ervaring, schaalbaarheid en ondersteuning op maat. Vraag altijd naar ondersteuning voor formaatconversie, statusrapportages, en toekomstbestendige koppelingen.

Werkt Peppol met jouw systeem?

Peppol werkt onafhankelijk van het systeem dat je gebruikt. Of je nu werkt met Exact, AFAS, SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, Twinfield, Yuki of een minder bekend boekhoudpakket: via een gecertificeerde Access Point-provider is aansluiting altijd mogelijk. Zelfs als je software geen e-facturen kan genereren, wordt het factuurbestand automatisch omgezet naar het juiste formaat. Je hoeft dus niets te vervangen of aan te passen — Peppol sluit aan op jouw bestaande proces, niet andersom.