Factureren in Excel versus automatisch factureren: wat kies jij?

Lange tijd was factureren in Excel de heilige graal. Maar sinds de komst van het befaamde spreadsheet-programma zijn er tal van nieuwe oplossingen ontstaan, zo ook voor automatisch factureren. Is Excel hiermee verleden tijd of blijft het voor altijd favoriet? Kies zelf maar!

We gaan terug naar het jaar 1985. Het jaar waarin Evert van Benthem de Elfstedentocht won én tevens het jaar waarin Excel werd geïntroduceerd. Die eerste gebeurtenis staat bij velen nog helder op het netvlies. De lancering van Excel? Die ging voor velen wat geruislozer voorbij. 

In de jaren die volgden werd Excel steeds weer verbeterd, aangepast en opgefrist. Wat begon als een fonkelnieuw spreadsheetprogramma en opvolger van VisiCalc en Lotus123, groeide uit tot de huidige wereldwijd befaamde applicatie bedoeld om grote hoeveelheden data om te zetten naar overzicht én inzicht.

Feitelijk gezien is het één megagroot vel ruitjespapier, maar dan wel met een duizelingwekkend aantal mogelijkheden, formules, berekeningen en weergaven. Dat maakte Excel perfect voor facturatie.

Behoort factureren in Excel tot het verleden?

Het is niet voor niks dat financials regelmatig Excel-nerd of spreadsheet-tijger worden genoemd. Misschien in sommige gevallen terecht, maar in de praktijk zijn er inmiddels veel softwaretoepassingen beschikbaar die het gebruik van Excel overbodig maken.

Een bekend gegeven is dat de betrouwbaarheid van een systeem afhangt van de input door de gebruikers. En dat is precies waar het in Excel nog wel eens op vastloopt. De handmatige invoer bepaalt de uitvoer en formules kunnen ‘kapot’ gaan. Foutgevoeligheid ligt bij factureren in Excel dus op de loer!

Voordelen automatisch factureren

En die foutgevoeligheid gaan we graag wat dieper op in. Want als er iets is, waarbij een bedrijf zich geen fouten kan veroorloven, dan is het wel de facturatie. Behalve dat factureren in Excel dus foutgevoelig is, brengt het tevens een bult werk met zich mee. Als dit afgehandeld kan worden via een geautomatiseerd systeem, maakt dat handen vrij. De automatische validaties van de facturen halen direct de foutgevoeligheid uit het proces.

Een ander voordeel van automatisch factureren is het feit dat een factuur niet zomaar kan verdwijnen. De factuur wordt digitaal of elektronisch afgeleverd op een met de klant afgestemde locatie of mailadres. Hoe fijn zou het zijn als de factuur altijd traceerbaar en digitaal oproepbaar is, en daarmee nooit verloren kan gaan. Bijkomend voordeel is de uitstraling: een keurige pdf in jouw eigen huisstijl.

Hoe zit het met complexe facturatiestromen?

Automatisch factureren is tevens het antwoord bij complexe facturatie. Bijvoorbeeld wanneer er sprake is van verschillende factuurstromen of wanneer je te maken hebt met zaken als vervoer- en opslagkosten, zoals in de logistieke sector. 

Of het in jouw geval nu gaat om complexe processen met tal van variabelen die per factuurstroom verschillen, of dat het wat meer recht-toe-recht-aan is; het automatiseren van je uitgaande factuurstroom levert je hoe dan ook iets op. Minder fouten, minder werkdruk, lagere operationele kosten én facturen die sneller betaald worden, om maar wat voordelen te noemen.