Waar moet je op letten bij de aanschaf van FP&A software?

Ben je overtuigd van de voordelen van een software-oplossing voor Financial Planning & Analysis (FP&A) en wil je een pakket gaan aanschaffen? Dan is het tijd om de markt te verkennen. Maar hoe weet je welke oplossing het beste bij jouw organisatie past? In deze blog bespreken we de belangrijkste aandachtspunten waar je op moet letten bij de aanschaf van FP&A-software, zodat je een weloverwogen keuze kunt maken die niet alleen aan de huidige behoeften voldoet, maar ook toekomstbestendig is.

CFO's en hun Finance-teams worden continu geconfronteerd met complexe uitdagingen als het gaat om de snel veranderende wereld van Finance. Juist dat dynamische tempo benadrukt de groeiende noodzaak van voorspelbaarheid. Gelukkig zijn er softwareoplossingen voor Financial Planning & Analysis (FP&A) om de CFO te ontzorgen. 

De valkuil van Excel voor FP&A

Veel organisaties maken nog altijd gebruik van Excel voor FP&A. Hoewel Excel een verleidelijke optie lijkt voor het snel opzetten van modellen en het uitvoeren van berekeningen, blijft het een persoonlijke en eenmalige tool. Het ontbreekt vaak aan een stevige databasestructuur en de mogelijkheid om gegevens op te slaan.

Dit kan voor nogal wat problemen zorgen, vooral wanneer de complexiteit toeneemt, wat leidt tot potentiële fouten.

Zo vertelt Louis de Koning, partner bij Improven en docent aan Nyenrode Business Universiteit, onlangs in een webinar dat hij in de praktijk wel heeft meegemaakt dat er tijdens overnames last-minute fouten in Excel-modellen worden ontdekt, wat aanzienlijke stress en complicaties met zich meebrengt.

De voordelen van een softwareoplossing

In tegenstelling hiermee bieden FP&A-tools een meer gestructureerde benadering van modellering en data-analyse. Met een ontwikkel-, test- en productiestraat, zorgen deze tools voor een gecontroleerde ontwikkeling, testen en implementatie van modellen, waardoor de betrouwbaarheid en consistentie worden verhoogd.

Bovendien stellen ze gebruikers in staat om uitwerkingen van meerdere what-if-scenario's binnen één geïntegreerde omgeving vast te leggen en te beheren. Dit biedt veel voordelen ten opzichte van het opslaan van talloze losse Excel-bestanden op een server.

Voor veel kleine ondernemingen is Excel ideaal om mee te beginnen, maar naarmate je groeit en in een onzekere markt opereert, ontstaan er nieuwe uitdagingen.

Stel: je bent een mkb-bedrijf dat de komende decennia aanzienlijk wil groeien. Zo’n einddoel brengt meerdere financiële overwegingen met zich mee die grondig moeten worden onderzocht en onderbouwd. FP&A-software is uitermate geschikt voor het overwegen van meerdere groeiscenario's. Deze tools bieden geavanceerde functies en mogelijkheden om verschillende toekomstscenario's te modelleren en financiële beslissingen te ondersteunen.

📺KIJKTIP Webinar: Wat zijn de grote uitdagingen van een CFO en hoe kan FP&A daarbij helpen?

De aandachtspunten op een rij

Als je serieus overweegt om over te stappen naar een softwareoplossing voor Financial Planning and Analysis, rijst de vraag: waar moet je op letten? Daarbij is het essentieel om eerst te bepalen wat je precies wilt bereiken en hoe groot je organisatie is. En misschien nog wel belangrijker: wat past bij je budget en je behoeften? 

Bij het selecteren van een softwareoplossing is het cruciaal om te kijken naar de match met je bedrijfsprocessen en de gebruiksvriendelijkheid voor je medewerkers. Daarnaast moet de oplossing ook financieel haalbaar zijn, aangezien de meeste softwaretools worden aangeboden als een SaaS-oplossing waarbij je jaarlijks abonnementskosten betaalt. Dit vergt niet alleen een initiële investering, maar ook doorlopende kosten die moeten worden meegenomen in de exploitatiebegroting.

In het kort: 

• Wat is het einddoel? 
• Hoe groot is je organisatie?
• Wat is het budget? 
• Wat zijn de behoeften? 
• Welke tool matcht met de bestaande bedrijfsprocessen en de gewenste gebruiksvriendelijkheid?

Bij dit soort tools zien we vaak dat ze meer worden ingezet binnen de gebruikersorganisatie en minder in de traditionele IT-omgeving. Terwijl ERP-systemen doorgaans worden ondersteund door de IT-afdeling, worden deze tools voornamelijk beheerd binnen de gebruikersorganisatie, vaak door financial controllers. Zij zijn verantwoordelijk voor de budgetten, ramingen en scenario's, en zorgen voor het beheer van de tooling. 

Gebruiksvriendelijkheid als uitgangspunt

Gebruiksvriendelijkheid is wat dat betreft een belangrijke factor, aangezien de medewerkers van de betreffende organisatie geholpen moeten zijn met het gebruik van de tool. Het laatste wat je als organisatie wilt riskeren, is dat je een tool aanschaft die wegens een slechte gebruikerservaring niet naar behoren wordt ingezet en alleen maar zorgt voor onduidelijkheden.

Kijk dus naar een tool die op al deze facetten past bij de wensen en behoeften van je organisatie, want alleen dan kun je optimaal profiteren van de voordelen van een FP&A-softwareoplossing. 

Naast het kiezen van een tool die past bij je organisatie, is het ook van belang dat de implementatie van de tool wordt uitgevoerd door iemand die daadwerkelijke kennis heeft van de achterliggende financiële processen. Het betrekken van bijvoorbeeld een business consultant kan de doorslaggevende factor zijn als het gaat om het succes bij het ontwikkelen van een model.