4CEE Exchange ondersteunt de uitwisseling van transactionele documenten via e-mail. Documenten kunnen per e-mail worden aangeleverd voor verdere verwerking binnen het platform en, afhankelijk van het proces, weer via e-mail worden afgeleverd aan gebruikers of systemen. Hierdoor kan documentuitwisseling worden geïntegreerd in bestaande werkwijzen zonder directe systeemkoppeling.

Inkomend

Via e-mail kunnen documenten rechtstreeks worden aangeleverd aan 4CEE Exchange voor verdere verwerking. Het platform ondersteunt verschillende documentcombinaties, waaronder XML-documenten, PDF-documenten en combinaties van XML en PDF. Tijdens de verwerking worden documenten gevalideerd, verrijkt en voorbereid voor aflevering naar de juiste bestemming of het juiste netwerk.

De verwerking verloopt volledig geautomatiseerd. Op basis van de inhoud van het ontvangen document bepaalt 4CEE Exchange welke controles, transformaties en routeringsstappen nodig zijn voordat het document wordt afgeleverd. Hierdoor kunnen organisaties bestaande e-mailprocessen blijven gebruiken terwijl de onderliggende documentuitwisseling wordt gestandaardiseerd.

Ondersteunde mogelijkheden

• Aanleveren van transactionele documenten

• Documentvalidatie

• SML/SMP-lookups

• Webhookregistraties voor terugkoppeling van gebeurtenissen

Uitgaand

4CEE Exchange kan documenten en meldingen via e-mail beschikbaar stellen aan gebruikers, afdelingen of externe partijen. Hierdoor kan e-mail worden ingezet als distributiekanaal binnen bredere documentprocessen, zonder dat ontvangers een directe integratie met 4CEE Exchange nodig hebben.

Naast de aflevering van documenten kan e-mail ook worden gebruikt voor operationele terugkoppeling. Denk hierbij aan foutmeldingen, verwerkingsmeldingen of notificaties die inzicht geven in de status van een documentstroom. Hierdoor blijven gebruikers op de hoogte van belangrijke gebeurtenissen zonder hiervoor afzonderlijke systemen te hoeven raadplegen.

Typische uitgaande communicatie

• Documentlevering

• Statusmeldingen

• Foutmeldingen en uitvalrapportages

• Operationele notificaties

Beveiliging

Bij verwerking via e-mail kan 4CEE Exchange controleren of berichten afkomstig zijn van vooraf geconfigureerde domeinen. Hiermee wordt voorkomen dat onbevoegden documenten kunnen aanleveren via hetzelfde e-mailkanaal.

Daarnaast wordt iedere verwerkingsstap vastgelegd in een audit trail, zodat inzichtelijk blijft hoe documenten zijn verwerkt en afgeleverd. Gebruikers kunnen via de beveiligde gebruikersomgeving transacties volgen, documenten raadplegen en de verwerkingshistorie bekijken. Toegang tot deze omgeving wordt beschermd met multi-factor authenticatie (MFA).

Voorbeelden

E-mailconnectiviteit wordt vaak toegepast wanneer documentuitwisseling eenvoudig moet kunnen worden geïntegreerd in bestaande processen. Organisaties kunnen documenten rechtstreeks vanuit een ERP-systeem of bedrijfsapplicatie per e-mail aanleveren, zonder aanvullende middleware of maatwerkkoppelingen.

Ook in situaties waarin handelspartners, leveranciers of klanten nog niet beschikken over een API- of SFTP-koppeling biedt e-mail een praktische manier om documenten geautomatiseerd te verwerken. Hierdoor kan documentuitwisseling worden gestandaardiseerd, terwijl aangesloten partijen hun vertrouwde werkwijze kunnen behouden.

• Aanleveren van facturen vanuit ERP-systemen

• Verwerking van documenten van leveranciers

• Integratie met organisaties zonder directe systeemkoppeling

• Ondersteuning van tijdelijke of aanvullende documentstromen