Purchase to pay: waarom zou je het automatiseren?

In een serie blogs hebben we toegelicht welke deelprocessen van het purchase to pay proces je zou kunnen automatiseren. Die deelprocessen vormen samen het purchase to pay proces. In dit blog gaan we dieper in op dit totaalproces en het automatiseren van het purchase to pay proces.

Wat is het purchase to pay proces?

Het purchase to pay proces, vaak afgekort tot P2P proces, is het volledige proces van inkoopaanvraag tot betaling en alles wat daar tussenin zit. Deze beschrijving laat het heel eenvoudig klinken, maar in de praktijk is dit een complex proces. Er zijn veel mensen bij betrokken en het raakt de hele organisatie. Dit maakt dat het een onoverzichtelijk en tijdrovend proces dat bovendien erg foutgevoelig is.

Problemen bij een handmatig P2P proces

Dat handmatige processen foutgevoelig zijn is uitgebreid aan bod gekomen in onze andere blogs over de deelprocessen van purchase to pat zoals factuurverwerking en e-facturatie.

Kort samengevat leiden deze processen vaak tot de volgende uitdagingen:

• meerdere mensen (soms verspreid over meerdere vestigingen) zijn betrokken bij het controle- en/of goedkeuringsproces.
• meerdere mensen binnen de organisatie kunnen (zonder toestemming) producten of diensten inkopen.
• contracten worden afgesloten zonder dat iemand precies weet waar en door wie deze beheerd worden of wanneer ze aflopen.
• het aantal facturen en contracten blijft maar groeien en het aantal inkopen per jaar is groter dan noodzakelijk.
• inkooporders en facturen moeten handmatig worden gematcht.

In bovenstaande situaties wordt het proces steeds minder overzichtelijk en is er weinig controle. Vooral in een groeiende organisatie leiden dergelijke processen tot problemen die in hoog tempo groter worden. Door het proces als geheel te benaderen wordt de omvang van dergelijke problemen een stuk inzichtelijker voor je organisatie.

P2P in relatie tot compliancy

Vaak wordt naar het purchase to pay proces gekeken vanuit functioneel oogpunt, of met het oog op efficiëntie, maar heb je het wel eens bekeken vanuit compliancy-oogpunt? Iedere organisatie heeft zich te houden aan enkele regels op het gebied van administratie. Bepaalde zaken moeten vastgelegd worden, traceerbaar zijn en accountants of andere instanties voeren hierop controles uit.

Die compliancy loopt als een rode draad door het purchase to pay proces heen en het zou een aandachtspunt moeten zijn om rekening mee te houden als je nadenkt over automatiseren. Denk daarom na over procuratieschema’s, wie mag wat en tot welk bedrag inkopen goedkeuren? En welk effect heeft dit op het factuurverwerkingsproces?

Dit betekent overigens niet dat je alle processen in één keer moet automatiseren, maar het is wel zinvol om na te denken over hoe het totaalproces er idealiter uit zou moeten zien voor je organisatie. Tenslotte is de factuur het resultaat van een contract of een inkoop die geleverd is. De vastlegging aan de voorkant - voordat er een factuur binnenkomt - is net zo belangrijk.

En niets is zo vervelend als dat je aan alle functionaliteiten hebt gedacht, maar dat blijkt dat je toch niet aan noodzakelijke wet- en regelgeving voldoet. Want stel, je accountant komt langs voor een controle en je kunt niet aantonen wat de route van een factuur is geweest? Of dat je van de inkoopaanvraag die eraan vooraf is gegaan niet meer kunt zien wie het goedgekeurd heeft? Of, zorgelijker nog, de gegevens staan er wel bij, maar het is te wijzigen waardoor je dus niet met zekerheid kunt zeggen dat de gegevens betrouwbaar zijn.

Automatiseer het P2P proces

Om bovengenoemde problemen tegen te gaan, of groei op te vangen, kosten te besparen, meer inzicht te hebben in verplichtingen en processen, eenvoudiger aan compliancy eisen te voldoen, of om beter aan de verwachtingen van de organisatie te voldoen kun je het purchase to pay proces automatiseren.