Vertragingen bij de invoering van e-facturering in Polen

Aanvankelijk zou het voor bedrijven in Polen per 1 juli 2024 verplicht worden om te e-factureren. Maar dat bleek niet haalbaar. Daarom maakte de Poolse minister van Financiën begin dit jaar bekend dat de verplichting tot e-facturatie in Polen wordt uitgesteld. Er is nog geen nieuwe datum vastgesteld. Deze wordt naar verwachting in Q2 van 2024 aangekondigd.

Landen stellen verplichte e-facturatie uit 

De afgelopen maanden stellen steeds meer landen de invoering van verplichte e-facturering uit. Waar deze verplichtingen in eerste instantie voor 2024 of 2025 gepland stonden, worden deze uitgesteld tot 2026 of later. De oorspronkelijke tijdslijnen bleken te optimistisch en de complexiteit van de overgang naar e-facturering wordt duidelijk. Zowel bedrijven als belastingautoriteiten lopen tegen verschillende uitdagingen aan. 

Kritieke fouten in Pools e-facturatiesysteem

Polen had aanvankelijk verplichte e-facturering gepland voor 1 juli 2024. Echter, op 19 januari 2024 kondigde minister van Financiën Andrzej Domański aan dat het Poolse e-factureringssysteem KSeF niet klaar is voor implementatie vanwege kritieke fouten.

Het systeem zou namelijk niet opgewassen zijn tegen een groot aantal facturen. Het ministerie schat in dat het KSeF zo'n 100 miljoen facturen per dag aan kan, maar op piekdagen is dat niet genoeg. Met als risico dat bedrijven geen facturen kunnen aanmaken of versturen en zo dus niet betaald krijgen voor hun producten of diensten. 

Voordelen van uitstel

Het uitstel komt voor veel bedrijven als een nare verrassing. Zij werden al maandenlang gerust gesteld door het Poolse ministerie dat KSeF er op technologisch gebied klaar voor was.

De meeste bedrijven hebben al kosten gemaakt om zich klaar te maken voor de nieuwe wet- en regelgeving. Zij staan nu voor de keuze om deze voorbereidingen tijdelijk te pauzeren of om de extra tijd verstandig te gebruiken en zich verder op te maken voor de toekomst. Dankzij het ViDA-wetsvoorstel wordt e-facturatie binnenkort namelijk hoe dan ook in heel Europa verplicht. 

Daarnaast biedt het uitstellen van de implementatie van het KSeF-systeem de mogelijkheid om bepaalde functionaliteiten te heroverwegen. Zo ontbreekt momenteel bijvoorbeeld de mogelijkheid om bijlagen te verzenden. Bedrijven moeten in het huidige systeem de factuur via KSeF versturen en de bijlage nog eens via een apart e-mailbericht. Ook kan worden heroverwogen of het nodig is om facturen die aan buitenlandse bedrijven worden uitgegeven een QR-code toe te voegen. 

En nu?

Het Poolse e-factureringssysteem KSeF wordt de komende tijd onderzocht tijdens een externe audit. Het Ministerie van Financiën blijft toegewijd aan KSeF en benadrukt de rol van het systeem bij de bestrijding van btw-fraude. Het advies voor belastingplichtigen luidt om de herziene invoeringsdatum af te wachten. Deze wordt naar verwachting in april of mei 2024 aangekondigd. 

Anoek
van der Riet

Contentspecialist

Anoek schrijft dagelijks over purchase to pay, order to cash en Robotic Process Automation. Ze duikt graag in onderwerpen als e-facturatie, werkkapitaal en hyperautomation.