TU Delft: meer grip op uitgaven dankzij intuïtief inkoopproces voor gebruikers

Binnen de meeste grote organisaties zijn de disciplines Finance en Inkoop nog van elkaar gescheiden. Bij de Technische Universiteit Delft (TU Delft) is dit niet anders, al zetten we wel stappen in de goede richting. Als projectmanager van de afdeling Inkoop probeer ik die silo’s te doorbreken en de verbinding te zoeken. Wanneer deze afdelingen meer informatie delen, dan kunnen we het purchase to pay proces optimaliseren, krijgen we meer grip op uitgaven, maken we het bestelproces voor de eindgebruiker een stuk gebruiksvriendelijker en verbeteren we onze strategische inkoop. 

Gastblog door Mees Walhof, Manager Procurement bij de TU Delft

Strategische inkoop begint met meer controle op het inkoopproces

Als ik meer de verbinding met Finance zoek en meer zicht krijg op de daadwerkelijke uitgaven die worden gedaan, dan kan ik als inkoper de gebruikers proactief de producten en diensten aanbieden die ze zoeken en zo waarde toevoegen vanuit een strategische adviesfunctie.

Neem bijvoorbeeld factuurverwerking. Factuurgegevens zijn voor mij als inkoper erg waardevol omdat ze me inzichten geven in het bestelgedrag en -afwijkingen van onze organisatie. En een inkoopfactuur leert me meer over welke producten medewerkers willen aanschaffen, ook producten die ze mogelijk niet via ons eigen inkoopportaal kunnen krijgen.

Bestelproces optimaliseren

Over het algemeen kun je stellen dat veel grote organisaties meer controle zouden moeten hebben over hun uitgaven. Of het nu gaat om direct of indirect procurement, vaak is het aandeel spend dat niet bij een preferred supplier wordt gedaan nog te groot. Voor een technisch medewerker bijvoorbeeld kan het soms net zo makkelijk zijn om even naar de doe-het-zelf-zaak om de hoek te fietsen om een onderdeel te halen.

Natuurlijk is volledige controle op de bestellingen die geplaatst worden bij verschillende leveranciers een utopie, maar er is een verschil tussen medewerkers complete keuzevrijheid geven en dit zo goed mogelijk reguleren.

Het is dus belangrijk om het bestelproces te optimaliseren en voor medewerkers zo eenvoudig mogelijk te maken. Met andere woorden: geef ze niet een oceaan met duizenden vissen, maar een vijver met de vissen die je als organisatie zelf hebt uitgekozen.

Een slimmer inkoopproces dankzij 4CEE

Als publiekrechtelijke organisatie zijn we verplicht aanbestedingen te doen, waarna ons team raamcontracten creëert en het inkoopproces van producten centraal beheert en daarna decentraal kan worden besteld.

TU Delft maakte al gebruik van Basware om het inkoopproces te ondersteunen, maar onze Basware software was toe aan een upgrade. We wilden namelijk een purchase to pay oplossing waarmee we niet alleen ons bestaande proces zouden kunnen optimaliseren, maar ook zaken als e-facturatie en een leveranciersportaal konden faciliteren.

"De bestelkosten zijn afgenomen
van gemiddeld 100 euro per order
tot 55 euro per order"

4CEE bood niet alleen de oplossing van Basware aan, maar heeft ook erg goed met ons meegedacht over hoe we het inkoopproces intuïtiever konden maken. Bijvoorbeeld hoe we inkoopopdrachten slimmer konden maken, waardoor niet alleen de administratie de juiste informatie kreeg, maar de gebruiker het systeem ook als gemakkelijker ervaart. Denk aan het automatisch invullen van velden of coderen van producten.

Alles om het inkoopproces te vereenvoudigen. We zien dat het gebruik van de software blijft toenemen: steeds meer uitgaven worden via Basware gedaan.

Ook hebben we onze bestelkosten kunnen verminderen. Dit betreft alle kosten die gemoeid zijn bij het verwerken van een inkoopopdracht: van het opstellen van een aanvraag tot het afhandelen van de factuur op basis van de inkoopopdracht. Waar deze eerst gemiddeld 100 euro per order bedroegen, zijn deze afgenomen tot 55 euro per order.

Meer grip op uitgaven

We zijn nu aan het uitzoeken hoe we hele specifieke producten slimmer kunnen gaan segmenteren naar ‘slimme vijvertjes’ waarin medewerkers kunnen ‘vissen’ en gericht offertes kunnen aanvragen. Deels vereist dit een nieuwe inkoopsystematiek, maar ook moeten we leverancier- en categoriemanagement beter inrichten.

Daarnaast zien we dankzij de Analytics-module in Basware dat er nog te veel uitgaven worden gedaan bij leveranciers waarmee we geen contract hebben afgesloten. Ik merk dat de gebruiker een soort Bol.com-ervaring wil tijdens het zoeken naar producten: één grote database waarin je gemakkelijk kunt filteren.

Het is natuurlijk erg lastig om zo’n database te bieden die je op allerlei manieren kunt doorzoeken op een gebruiksvriendelijke manier. Het inkoopportaal van Basware komt in de buurt van de ideale zoekervaring van de gebruiker. En het draagt eraan bij dat we meer grip houden op de uitgaven die op naam van onze organisatie worden gedaan.

Volgende stap: meer duurzame inkoop

De TU Delft wil in 2030 volledig CO2-neutraal én circulair zijn. Dit betekent dat we op zoek zijn naar data die ons vertelt wat onze CO2-footprint is. Het liefst willen we een database bouwen waarin we de data over leveranciers kunnen valideren, leveranciers kunnen vergelijken en de leverancier die het meest CO2-neutraal is een opdracht gunnen.

LEES OOK Hoe kunnen corporate organisaties maverick buying voorkomen?

We zijn nu zelf aan het onderzoeken welke waarden we kunnen definiëren waarop je alle producten en diensten zou kunnen wegen voor duurzame inkoop.

Je kijkt dan niet zozeer meer naar welke leverancier de beste prijs-kwaliteitverhouding heeft, maar vooral naar de impact die hij maakt als het gaat om duurzaamheid.

In een ideale wereld zou dit een publieke database moeten zijn, aangestuurd door een onafhankelijke instantie die leveranciers controleert op de data die zij aanleveren.

Kortom, nu ons inkoopproces slimmer is, willen we de volgende stap zetten en ook duurzamer inkopen zodat we ons doel uiterlijk in 2030 kunnen behalen.