Hoe kunnen corporate organisaties maverick buying voorkomen?

Wanneer er binnen een corporate organisatie uitgaven worden gedaan zonder toezicht op of controle van Inkoop, spreken we over maverick buying. Dit levert verschillende nadelen op voor het inkoopproces. Omdat er geen inzicht is in de aankopen die gedaan worden, komen de uitgaven pas bij Finance op de radar zodra de inkoopfactuur binnenkomt. Daardoor werkt een organisatie niet transparant en compliant. Er is dan geen contract of preferred supplier aan de inkoop verbonden, waardoor geen inkoopvoordeel behaald kan worden en er steeds nieuwe leveranciers aan het crediteurenbestand moeten worden toegevoegd. Welke stappen kunnen corporate organisaties zetten om maverick buying te voorkomen?

Methode en software om inkoopprocessen te analyseren

Finance weet pas dat er iets is gekocht als de inkoopfactuur binnen is gekomen. Om dit soort knelpunten in de huidige processen binnen een organisatie vast te stellen, is het verstandig inzichtelijk te maken waar de verspilling zit en te bedenken hoe je dit kunt reduceren en processen kunt optimaliseren.

Een bewezen methode zoals Lean/Six Sigma biedt bijvoorbeeld inzicht in hoe het purchase to pay-proces is ingericht, welke oplossingen er gebruikt worden en welke verbeterpunten er zijn.

Inzicht in data en in processen in je organisatie zoals het purchase to pay-proces zijn hierbij cruciaal. Door Lean/Six Sigma en data-analyse software te combineren kan maverick spend gereduceerd worden. Deze combinatie biedt je een duidelijk beeld van het inkoopproces zodat je verbeteringen door kunt voeren.

Er zijn ook oplossingen om het inkoopproces te verbeteren. Bied bijvoorbeeld een corporate purchase portal aan aan medewerkers, zodat zij bij preferred suppliers bestellen en je zo het inkoopproces kunt stroomlijnen. Wanneer medewerkers dit portal gebruiken, weet je zeker dat ze aankopen doen bij de leveranciers die al door de organisatie zijn gecontroleerd en goedgekeurd. Bovendien komt de aankoop automatisch bij de juiste manager terecht voor goedkeuring.

Het belang van communicatie en verandermanagement

Het inzichtelijk maken van processen en leveranciers is noodzakelijk om maverick buying te voorkomen, maar het proces moet ook aan de voorkant worden aangepakt – en dan met name de interne communicatie over het gewenste proces.

Als medewerkers niet het centrale inkoopproces volgen om een product te bestellen dan blijft maverick buying bestaan, hoe hard er ook gewerkt wordt om het proces aan de achterkant goed in te richten.

Maar als medewerkers zo gewend zijn aan hun eigen manier van inkopen, hoe stimuleer je medewerkers dan om de nieuwe manier van werken over te nemen? Door het proces gebruiksvriendelijk, duidelijk en laagdrempelig te maken vallen medewerkers minder snel terug in hun oude gewoontes. Denk bijvoorbeeld aan het elimineren van onnodige extra stappen om een order te plaatsen of aan het aanbieden van een purchase portal.

En door het bewustzijn te vergroten van het belang van preferred suppliers zijn medewerkers eenvoudiger te overtuigen en staan ze meer open voor verandering. Maak inzichtelijk en concreet wat het oplevert voor de winst als medewerkers bij die leveranciers bestellen.

Continuous improvement

Verandermanagement is erg belangrijk, maar het is ook het moeilijkste onderdeel en het kost tijd. Daarom is het raadzaam om met een externe verandermanager te werken die medewerkers meeneemt in de verandering en hen overtuigt van (de voordelen van) de nieuwe manier van werken, namelijk volgens het vastgelegde proces.

Omarm ook continuous improvement, wat betekent dat je niet stopt wanneer een oplossing geïmplementeerd is. Door continu processen en data te analyseren en te communiceren met medewerkers blijft je processen verbeteren en is de kans het grootst dat je maverick buying voorkomt.