Hoe de Kraljic matrix je leveranciersmanagement en inkoopproces verbetert

Ondanks dat indirect spend meestal niet meer dan 20% van de bedrijfsuitgaven bedraagt, ligt de bestelfrequentie doorgaans veel hoger dan bij direct spend. Het indirecte inkoopproces is vaak nauwelijks georganiseerd. Hierdoor zijn de (verborgen) kosten die gepaard gaan met het zoeken en bestellen van producten voor secundaire bedrijfsactiviteiten aanzienlijk. Om spend under management te verhogen, moeten tools en processen geïmplementeerd zijn en afspraken gemaakt zijn, nog voordat een order de deur uitgaat. Leveranciersmanagement is een van de belangrijkste onderdelen van de Kraljic matrix kan hierbij helpen. 

Leveranciers indelen met behulp van de Kraljic matrix

De Kraljic matrix helpt Inkoop om de producten (en diensten) die door de organisatie worden ingekocht te kwalificeren op basis van het toeleveringsrisico en de impact op de bedrijfsresultaten. Deze kwalificatie bepaalt hoe je het inkoopproces vormgeeft en wat voor relatie je aangaat met leveranciers. 

Door deze leveranciers in kaart te brengen en te bepalen hoe belangrijk deze leveranciers zijn voor jullie organisatie, verbetert jullie leveranciersmanagement en daarmee het inkoopproces. De Kraljic matrix bestaat uit twee assen: risico/complexiteit - met name leveringsrisico - en impact op de winst. Kijkend naar de categorie waar de leverancier/het product thuishoort, bepaal je wat de impact ervan is op de winstgevendheid. Er worden vier categorieën gehanteerd om leveranciers en de producten die ze verkopen in te delen. Dit zijn: 

• Non critical items: weinig risico, weinig impact op winst
• Leverage items: weinig risico, veel impact op winst
• Bottleneck items: veel risico, weinig impact op winst
• Strategic items: veel risico, veel impact op winst

Jullie relatie met leveranciers definiëren

Deze vier categorieën helpen je bij het definiëren van de relatie die met leveranciers moet worden aangegaan. Met andere woorden: is er maar één leverancier die het product kan leveren dat cruciaal is voor jullie core business? Of is het een van de vele leveranciers en kunt je dit product ook ergens anders kopen?

Stel dat jullie maar één leverancier hebben die specifieke chips kan maken. Als deze leverancier leveringsproblemen heeft, dan heeft iedereen in de keten problemen. In de Kraljic matrix is dit een strategic item, dat leveringsrisico met zich meebrengt en een grote impact heeft op de winstgevendheid en core business als het product niet geleverd kan worden.

Om bedrijfscontinuïteit te garanderen kun je verschillende acties ondernemen. Je kunt de relatie met de leveranciers verbeteren of intensiveren, bijvoorbeeld door een medewerker bij de leverancier te detacheren. Je kunt zelfs overwegen (een business unit van) een leverancier te kopen, of in het uiterste geval besluiten het strategic item zelf te gaan maken.

Maar als jullie organisatie maar één leverancier heeft die een strategic item kan leveren, dan is het ook verstandig om bijvoorbeeld een sourcingstraject te starten en de markt te gaan verkennen. Er zijn misschien meer leveranciers die (bijna) hetzelfde product kunnen leveren.

Door met meerdere leveranciers te werken verminder je de risico's, zorg je voor meer spreiding en leveringszekerheid en hebben problemen bij een leverancier minder impact op jullie organisatie. De Kraljic matrix biedt dit inzicht, zowel voor direct procurement als indirect procurement. 

Leveranciersmanagement en preferred suppliers selecteren

De Kraljic matrix helpt ook om leveranciersmanagement te verbeteren door inzicht te bieden in de hoeveelheid leveranciers die je per categorie benadert. Bij non-critical items zoals kantoormeubilair zijn er veel leveranciers en veel verschillende soorten meubilair, dus het leveringsrisico is laag en de impact op jullie winstgevendheid ook. Je kunt eenvoudig een andere leverancier benaderen als je eigen leverancier problemen heeft.

📺KIJKTIP: Automatiseren versus optimaliseren in Purchase to Pay

Door jullie leveranciers die kantoormeubilair leveren in de Kraljic matrix te zetten, krijg je inzicht en zie je wellicht dat er in het leveranciersbestand wel heel veel leveranciers staan die ongeveer hetzelfde kunnen leveren. Mogelijk zijn dit leveranciers bij wie ad hoc bestellingen worden geplaatst, zonder dat je organisatie daar een contract mee heeft afgesloten.

De kosten voor het bestelproces van non-critical items kun je drukken door met één of een selecte groep preferred suppliers te werken, met welke je meer voordelige contracten kunt afsluiten. In de praktijk is het niet te doen om álle leveranciers op deze manier te beoordelen, logischer is het om te kijken naar de 20% van de leveranciers die 80% van de uitgaven dekt.  

Leveranciersbeoordelingen

Om de belangrijkste leveranciers - en daarmee jullie preferred suppliers - te selecteren, kunt je kijken naar leveranciersbeoordelingen. Naast prijs zijn ook de prijs-kwaliteitverhouding en MVO-aspecten zoals duurzaamheid en omgang met mensenrechten tegenwoordig erg belangrijk.

Je ziet bijvoorbeeld dat vijftig leveranciers het product kunnen leveren, dat slechts tien van hen voldoen aan jullie voorwaarden en dat drie daarvan het beste scoren wat betreft duurzaamheid. Deze drie worden dan de preferred suppliers waar je contracten mee tekent.

LEES OOK Maverick buying bezorgt met name Finance hoofdpijn

De andere zeven zijn categorie B en C leveranciers die niet aan alle eisen voldoen. Hebben jullie drie preferred suppliers leveringsproblemen, dan kun je besluiten om naar de zeven andere leveranciers te kijken en met een aantal van hen contracten af te sluiten.

Inkoop kan zo een strategisch plan voor leveranciersmanagement uitwerken, met als resultaat een duidelijk inkoopproces. Iedereen binnen de organisatie weet welk product bij welke leverancier besteld mag worden en iedere bestelling wordt vastgelegd in een purchase order. Het inkoopproces wordt daarmee beheers- en voorspelbaar, waardoor de kosten van het bestelproces sterk gereduceerd kunnen worden.