Een moderne Office of the CFO wil met minder mensen de operationele activiteiten uitvoeren zodat er meer ruimte komt voor cashmanagement en het meesturen van de strategie van de onderneming. Volgens Tom Hesselink, partner en leidinggevende van de M&A-strategiepraktijk van consultancykantoor Simon Kucher speelt geavanceerde software, met toepassing van AI, een beslissende rol om die doelstelling te verwezenlijken. ‘Software is in staat steeds meer financiële processen te automatiseren, terwijl met AI de repetitieve taken sneller en zonder menselijke fouten zijn uit te voeren.’
Wat is de stand van zaken van het toepassen van software binnen the Office of the CFO?
‘Aanvankelijk was dat de ondersteuning van de financiële verslaglegging van de bedrijfsresultaten. In de loop van de tijd is dat geëvolueerd naar een ‘single source of truth’-architectuur waarbij alle informatie samenkomt op één platform, in de regel het ERP-systeem. Om dat gezamenlijke platform in stand te houden is echter lastig omdat op het gebied van software binnen de veel ondernemingen toch een soort wildgroei ontstaat. Dit komt onder meer door overnames van andere bedrijven die vaak gewend zijn te werken met een ander ERP-systeem. In een dergelijk ERP-systeem hebben de overgenomen bedrijven vaak hun processen op een eigen manier ingericht en daaromheen allemaal tools gebouwd met bedrijfsspecifieke oplossingen. Om in de overkoepelende onderneming van een gefragmenteerd landschap weer tot een eenduidig ‘single source of truth’-situatie te geraken moet het C-levelmanagement keuzes maken. Met die problematiek hebben veel ondernemingen nu te maken.’
Welke keuzes hebben onderneming om hun ‘single source of truth’-architectuur te herstellen?
‘Grofweg zijn er twee mogelijkheden: óf je probeert alles weer samen te krijgen in één geïntegreerd systeem waarin alle bedrijven van een onderneming werken óf je minimaliseert het aantal puntoplossingen, die je vervolgens met elkaar in verbinding brengt.’
Laten we bij de eerste beginnen: wat zijn de mogelijkheden van één geïntegreerd systeem?
‘In de praktijk gelden die mogelijkheden vooral voor ondernemingen die nog niet veel overnames hebben gedaan en waarbinnen de verschillende bedrijven min of meer op dezelfde manier werken. Voor ondernemingen die flink zijn gegroeid met meerdere overnames is het overstappen naar één geïntegreerd systeem vaak te complex vanwege alle bedrijfsspecifieke oplossingen die in de loop van de tijd zijn ontstaan.’
Hoe verbinden ondernemingen puntoplossingen met elkaar?
‘De eerste voorwaarde is dat verschillende bedrijven van een onderneming voor elk probleem, specifieke taak of functie voortaan dezelfde puntoplossing gebruiken, bijvoorbeeld allemaal dezelfde tools voor urenregistraties, e-mailhandtekeningen en risicorapportages. De kunst is dan al die verschillende tools te laten communiceren met de verschillende ERP-systemen die worden gebruikt binnen de onderneming. Vervolgens moeten de verschillende ERP-systemen met elkaar communiceren om de ‘single source of truth’ te realiseren. Doordat alle bedrijven op deze manier dezelfde end-to-end, cloudgebaseerde ecosystemen gebruiken, zijn veranderingen zoals updates eenvoudiger door te voeren en is de kans op fouten ook minder. Binnen dit aan elkaar gebreide systeem, dat uiteindelijk één geïntegreerd systeem vormt, is geautomatiseerde en datagestuurde besluitvorming mogelijk.’
Welke kansen biedt een ‘single source of truth’-softwarearchitectuur ondernemingen?
‘Het biedt ondernemingen de mogelijkheden de efficiency en effectiviteit van de organisatie stevig te verbeteren. Denk aan het doeltreffender maken van KPI’s, zowel in het bepalen ervan als in de meetbaarheid. Verder zijn recente historische ontwikkelingen beter te beoordelen waardoor bijvoorbeeld de omzet van de komende tijd beter is te voorspellen. Een organisatie krijgt ook een beter beeld van de bezettingsgraad die het volgende jaar nodig is. Met deze informatie zijn beslissingen te nemen om bijvoorbeeld mensen aan te nemen of juist werk uit te besteden.’
Welke rol heeft AI op de toepassing van software binnen ondernemingen?
‘De inzet van AI is vooral nuttig voor het overnemen van repetitieve taken binnen de Office of the CFO. AI verhoogt de efficiency en verlaagt de kans op fouten, dus is daarvoor is AI perfect te gebruiken. Doordat the Office of the CFO steeds meer werkzaamheden automatiseert en AI de repetitieve taken overneemt, ontstaat meer ruimte voor de Finance-medewerkers om zich te richten op strategische taken waardoor het concurrentievoordeel op de lange termijn toeneemt.’
Wat betekent deze koerswijziging voor het type medewerkers binnen the Office of the CFO?
‘Doordat de aard van de werkzaamheden verschuiven van minder operationeel werk naar meer strategisch werk zijn er binnen de Office of the CFO medewerkers nodig met een brede ervaring. Het doel van het strategische werk zou bijvoorbeeld kunnen zijn om actiegericht de salesafdeling informatie te bieden die verkopers helpt de salesconversies te optimaliseren. Dit is mogelijk als de verkopers de juiste informatie hebben om het juiste product, tegen de juiste prijs, bij de juiste klant op het juiste tijdstip weten te verkopen. Om die benodigde informatieoverdracht tot stand te brengen is het weer van belang dat het crm-systeem waarmee sales werkt goed te laten samenwerken met het ‘single source of truth’-systeem van the Office of the CFO. Uiteindelijk is een goede communicatie tussen de verschillende afdelingen van een onderneming doorslaggevend voor het bereiken van de beste resultaten.’