Purchase to pay als strategisch instrument: de rol van de CFO

Veel organisaties investeren in het optimaliseren van hun purchase to pay-proces (P2P) en zetten daarmee mooie stappen. Ze implementeren tools, digitaliseren factuurstromen, koppelen systemen en trainen medewerkers. Dat levert vaak ook echt iets op: minder fouten, snellere verwerking, betere rapportages. Maar toch... het geeft niet altijd het gewenste resultaat. Hoe kan dat? Omdat P2P nog té vaak gezien wordt als een puur operationeel proces, terwijl het in werkelijkheid een strategisch instrument is. En dus vraagt het om sturing vanuit de CFO. 

P2P is geen administratieve klus

Vraag een CFO naar zijn of haar prioriteiten en je hoort termen als cashflow, compliance, risicobeheersing en leveranciersrelaties. Precies de thema's waar een goed ingericht P2P-proces impact op heeft. Je kunt hierbij denken aan: 

• Cashflowbeheer: inzicht in verplichtingen en betaalmomenten
• Compliance: grip op contractafspraken, autorisaties en audittrails
• Leveranciersrelaties: tijdige betalingen en transparante communicatie

Toch wordt P2P in de praktijk vaak als een operationeel proces overgelaten aan de financiële afdeling of Inkoop. Begrijpelijk, maar zonder strategische betrokkenheid van de CFO bestaat het risico dat het bij een puur operationeel proces blijft. 

Waar het misgaat

We zien het regelmatig: organisaties die investeren in automatisering, maar vergeten om het proces integraal te benaderen. Het resultaat? Een digitale workflow die oude inefficiënties reproduceert. Of een systeem dat perfect werkt op papier, maar niet aansluit op de realiteit van de organisatie. 

Signalen dat de CFO te weinig betrokken is: 

• Er is geen duidelijke visie op de rol van P2P binnen de bredere financiële strategie.
• KPI's zijn gericht op snelheid en volume, niet op waardecreatie.
• IT, Finance en Inkoop werken langs elkaar in plaats van mét elkaar.

Je moet niet gek opkijken als een automatiseringsproject dan strandt in frustratie, extra werk of - erger nog - een grotere kloof tussen afdelingen. 

Wat wél werkt

Succesvolle organisaties pakken het anders aan. Daar is de CFO vanaf het begin betrokken bij de inrichting van P2P. Niet om facturen goed te keuren, maar om richting te geven. Te zorgen voor alignment tussen afdelingen, stellen van strategische doelen en P2P onderdeel te maken van bredere transformatietrajecten. 

Wat hierbij helpt: 

• Crossfunctionele teams met vertegenwoordiging van Finance, Inkoop en IT.
• Heldere governance: wie is waarvoor verantwoordelijk?
• Continue monitoring van prestaties én strategische impact.

En, misschien nog wel het belangrijkste: een CFO die het eigenaarschap pakt en P2P ziet als hefboom voor bredere financiële grip. 

Tijd voor actie

Als CFO of Finance manager is dit hét moment om P2P op de strategische agenda te zetten. Niet omdat het moet, maar omdat het loont. Wie grip wil houden op cashflow, risico's en leveranciers, kan zich geen versnipperd proces veroorloven. Begin met het stellen van één simpele vraag: hoe betrokken ben ik eigenlijk zelf?