Polen wil sancties voor fouten bij verplichte e-facturatie uitstellen tot 2028

Ontwikkeling in perspectief

De Poolse regering wil de invoering van financiële sancties voor fouten bij het gebruik van het nationale elektronische facturatiesysteem KSeF (Krajowy System e-Faktur) met een jaar uitstellen. Op 20 oktober 2026 keurde de ministerraad een wetsvoorstel goed dat voorziet in uitstel van deze sancties tot en met 31 december 2027. De verplichting om elektronische facturen via KSeF uit te reiken blijft ongewijzigd.

Het voorstel is inmiddels in behandeling bij het Poolse parlement. Op 4 november adviseerde de parlementaire commissie voor openbare financiën het wetsvoorstel zonder wijzigingen aan te nemen. Na de tweede lezing op 5 november werd het opnieuw naar de commissie verwezen. Op 6 november adviseerde deze de ingediende amendementen te verwerpen.

De voorgestelde verlenging moet ondernemingen meer tijd geven om hun administratieve processen en IT-systemen aan te passen. Het betreft nadrukkelijk een wijziging van het sanctieregime en geen nieuw uitstel van de wettelijke e-facturatieverplichting.

Wettelijke basis

Polen heeft met KSeF een centraal systeem voor het uitreiken en ontvangen van gestructureerde elektronische facturen ingevoerd. Het systeem wordt beheerd door de Poolse belastingdienst en vormt een belangrijk onderdeel van de nationale btw-administratie.

De verplichting is gefaseerd ingevoerd. Sinds 1 februari 2026 geldt zij voor ondernemingen waarvan de omzet in 2024 meer dan PLN 200 miljoen bedroeg. Op 1 april 2026 volgden de overige ondernemingen, met een tijdelijke uitzondering voor de kleinste factuuruitgevers.

Het nieuwe wetsvoorstel, geregistreerd als parlementair dossier 3245, wijzigt de Poolse btw-wet en de bestaande invoeringswetgeving. De voorgestelde aanpassing verlengt de periode waarin de specifieke financiële sancties voor fouten bij het gebruik van KSeF niet worden toegepast.

De Poolse regeling staat naast de Europese hervormingen onder VAT in the Digital Age (ViDA). Waar ViDA vanaf 1 juli 2030 geharmoniseerde digitale rapportageverplichtingen introduceert voor bepaalde intracommunautaire B2B-transacties, heeft Polen al een nationaal systeem voor gestructureerde elektronische facturatie ingevoerd.

Status van implementatie

De bestaande implementatieplanning voor KSeF blijft van kracht:

1 februari 2026: verplichte toepassing voor ondernemingen met een omzet van meer dan PLN 200 miljoen in 2024.
1 april 2026: uitbreiding naar de overige ondernemingen, met een tijdelijke uitzondering voor de kleinste factuuruitgevers.
1 januari 2027: einde van de tijdelijke uitzondering voor ondernemers waarvan de relevante, met facturen gedocumenteerde maandelijkse verkoopwaarde niet meer dan PLN 10.000 inclusief btw bedraagt.
31 december 2027: voorgestelde einddatum van het verlengde uitstel van specifieke KSeF-sancties.
1 januari 2028: beoogde toepassing van de uitgestelde financiële sancties.

De regering wil de wetswijziging op 31 december 2026 in werking laten treden. Het voorstel moet daarvoor nog definitief worden aangenomen en gepubliceerd.

De parlementaire behandeling was op 6 november 2026 nog niet afgerond. Het uitstel van de sancties kan daarom nog niet als definitief geldend recht worden beschouwd.

Compliance-impact

Het voorgestelde uitstel biedt ondernemingen meer ruimte om technische en administratieve fouten bij het gebruik van KSeF te corrigeren. Dat is met name relevant voor kleinere ondernemingen die vanaf januari 2027 voor het eerst volledig onder de verplichting vallen.

De Poolse belastingdienst benadrukt echter dat het uitstel van financiële sancties geen vrijstelling van de facturatieverplichting betekent. De belastingautoriteiten kunnen blijven optreden wanneer ondernemingen facturen buiten KSeF uitreiken zonder dat daarvoor een wettelijke uitzondering bestaat. Ook blijft toezicht mogelijk op onjuiste of onvolledige btw-verantwoording.

Voor financiële administraties blijft het daarom noodzakelijk om facturen volgens de voorgeschreven procedures uit te reiken en te verwerken. Daarbij zijn onder meer correcte factuurgegevens, aansluiting op KSeF, verwerking van systeemmeldingen en beheersing van uitzonderingssituaties van belang.

De tijdelijke sanctieverlichting verandert evenmin de bestaande verplichtingen rond btw-aangiften, administratieve vastlegging en fiscale controleerbaarheid.

Operationele implicaties

Voor organisaties met Poolse activiteiten betekent het voorstel dat zij mogelijk meer tijd krijgen om hun KSeF-processen te stabiliseren, zonder dat de verplichting zelf wordt versoepeld.

Voor ERP- en facturatiesystemen blijft ondersteuning van het voorgeschreven gestructureerde factuurformaat noodzakelijk. Ook moeten organisaties rekening houden met de verwerking van KSeF-identificatienummers, validatieberichten en de procedures voor situaties waarin het systeem tijdelijk niet beschikbaar is.

Het onderscheid tussen een wettelijke verplichting en de handhaving daarvan is daarbij essentieel. Ondernemingen die gebruikmaken van de aanvullende overgangsperiode blijven verantwoordelijk voor correcte facturatie en btw-verantwoording.

De eerstvolgende juridisch relevante mijlpaal is de definitieve parlementaire behandeling van wetsvoorstel 3245. Pas na aanneming en officiële publicatie staat vast dat de financiële sancties daadwerkelijk tot 1 januari 2028 worden uitgesteld.