Polen: verplichte KSeF‑rapportage via JPK_V7(3) en boetevrije overgangsperiode in 2026

Het VAT in the Digital Age‑initiatief (ViDA) van de Europese Commissie stuwt de digitalisering van btw‑rapportage in de hele EU. In Polen is de Krajowy System e‑Faktur (KSeF) het centrale platform voor het uitreiken en ontvangen van elektronische facturen. Sinds 1 februari 2026 moeten grote belastingplichtigen hun facturen via KSeF aanmaken en andere ondernemers volgen op 1 april 2026. Om de overgang naar deze verplichting te ondersteunen publiceerde het Ministerie van Financiën begin 2026 een nieuwe JPK‑structuur en kondigde een boetevrije periode aan. Deze update belicht het juridisch kader, de tijdlijn en de impact op de compliancestrategie.

Juridisch kader

EU‑regeling

De basis voor het Poolse e‑facturatie‑systeem is Besluit (EU) 2022/1003 van de Raad, waarin Polen toestemming krijgt om tijdelijk af te wijken van de btw‑richtlijn en uitsluitend gestructureerde elektronische facturen te aanvaarden. Dit besluit maakt deel uit van ViDA en stelt Polen in staat een verplicht systeem in te voeren.

Nationale wetgeving

De Wet van 11 maart 2004 over de belasting over goederen en diensten (btw‑wet) werd op 16 juni 2023 gewijzigd om KSeF verplicht te maken en sancties in te voeren voor niet‑naleving. Artikel 106ni bepaalt dat de belastingdienst een geldboete kan opleggen tot 100 % van de btw op een factuur die buiten het KSeF wordt opgesteld. Paragraaf 4 van dat artikel, die sinds 1 februari 2026 van kracht is, bepaalt echter dat in 2026 geen strafrechtelijke of fiscale‑strafrechtelijke procedure wordt gestart wanneer de belastingplichtige de verplichting tot het uitreiken of verzenden van facturen via KSeF niet nakomt. De paragrafen 1–3 en 5–7, waarin de hoogte van de boetes is vastgelegd, treden pas op 1 januari 2027 in werking.

Technische voorschriften

Om gegevens vanuit KSeF correct te rapporteren introduceerde het ministerie een nieuwe versie van het JPK_VAT‑bestand (JPK_V7M(3) en JPK_V7K(3)). In de officiële brochure staat dat elke regel in het JPK‑bestand een KSeF‑nummer of één van drie codes moet bevatten: NrKSeF (identificatie van de factuur), OFF (factuur in offline/awarie‑modus zonder nummer) of BFK/DI (facturen buiten KSeF of andere documenten). Het document benadrukt dat belastingplichtigen óf het KSeF‑nummer óf een van deze coderingen moeten doorgeven.

Tijdlijn en status

• 1 februari 2026 – grote belastingplichtigen: ondernemingen met een omzet van meer dan 200 mln PLN in 2024 moeten vanaf deze datum gestructureerde facturen via KSeF uitreiken en ontvangen.

   

• 1 april 2026 – overige belastingplichtigen: alle andere btw‑plichten worden verplicht om KSeF te gebruiken. Micro‑ondernemingen krijgen uitstel tot 1 januari 2027.

   

• 1 februari 2026 – JPK_V7(3): de nieuwe JPK_V7M(3)/JPK_V7K(3)‑structuren worden verplicht voor de aangifte over februari 2026. Elk record moet een KSeF‑nummer of de code OFF, BFK of DI bevatten.

   

• 2026 – boetevrije overgangsperiode: de belastingdienst heeft bevestigd dat in 2026 geen financiële sancties worden opgelegd voor het niet gebruiken van KSeF. De sanctionerende bepalingen gaan pas op 1 januari 2027 in. Diverse publicaties benadrukken dat het jaar 2026 bedoeld is als overgangsperiode waarin fouten niet automatisch worden bestraft, maar het systeem wel verplicht is.

Effect op compliance

Facturatieprocessen

Organisaties moeten hun facturatie‑ en ERP‑systemen integreren met KSeF zodat facturen automatisch worden aangemaakt in het gestructureerde XML‑formaat. Voor elke factuur moet bij het indienen van het JPK‑bestand het KSeF‑nummer of een vervangende code (OFF, BFK of DI) worden doorgegeven. Als een factuur via offline of noodmodus wordt verzonden, wordt de code OFF gebruikt; voor facturen buiten het systeem (bijvoorbeeld aan consumenten of tijdens totale systeemstoringen) wordt BFK gebruikt; DI is voor andere documenten zoals bonnen of facturen zonder KSeF‑nummer. Een ontbrekend nummer of verkeerde code kan leiden tot afwijzing van het JPK‑bestand door de belastingdienst.

ERP‑aanpassingen en interne controles

Het nieuwe JPK‑format vereist dat ERP‑systemen bij het boeken van verkoop‑ en aankoopfacturen automatisch het juiste KSeF‑nummer of de passende code vullen. Ondernemingen moeten procedures implementeren om offline facturen alsnog naar KSeF te uploaden en om na toewijzing van een KSeF‑nummer eventuele codes in de administratie te corrigeren. Daarnaast bevatten JPK_V7(3) extra velden, onder meer voor statiegeld op verpakkingen, waardoor meer informatie moet worden verzameld en gecontroleerd.

Acceptatie en archivering

Tijdens de overgangsperiode blijven facturen die buiten KSeF zijn uitgegeven juridisch geldig, maar zij missen de bewijswaarde die KSeF‑facturen bieden. Omslachtige validatie achteraf kan nodig zijn. Bedrijven moeten kopieën van offline facturen bewaren en zorgen dat deze na toewijzing van een KSeF‑nummer correct worden gekoppeld.

Strategische implicaties

Hoewel 2026 een boetevrije overgangsperiode is, blijven organisaties wettelijk verplicht om KSeF te gebruiken en JPK_V7(3)‑bestanden in te dienen. Het ontbreken van sancties mag dus niet worden opgevat als een vrijbrief. Grote bedrijven en middelgrote ondernemingen moeten hun systemen nu aanpassen om aan de nieuwe eisen te voldoen en testfouten te verhelpen voordat de sancties in 2027 ingaan. De verplichting om in het JPK‑bestand een KSeF‑nummer of een van de codes OFF/BFK/DI op te nemen betekent dat facturatiestromen en interne controles nauwkeurig moeten worden afgestemd. Ook leveranciers en klanten moeten zich bewust zijn van het KSeF‑nummer; anders kunnen facturen door de afnemer niet correct worden verwerkt in de eigen JPK‑aangifte, wat de btw‑aftrek in gevaar kan brengen. Grote ondernemingen doen er goed aan contractuele verplichtingen met toeleveranciers aan te scherpen, serviceproviders te instrueren over het juiste gebruik van de codes en een trainingsprogramma op te zetten voor financiële teams. Voor micro‑bedrijven is het verstandig om de integratie voor te bereiden, zodat zij tegen 2027 zonder problemen kunnen aanhaken. Ten slotte moeten organisaties rekening houden met andere onderdelen van ViDA, zoals het EU‑wijde digitale rapportagevereiste en de aanpassing van de e‑facturatiestandaard EN 16931, zodat hun strategie aansluit bij bredere harmonisatieplannen.

Bronvermelding

Wet op de belasting over goederen en diensten (art. 106ni) – officiële tekst van het Poolse btw‑recht en de boetevrije overgangsperiode. Link →

Brochure JPK_VAT met declaratie (JPK_V7M(3)/JPK_V7K(3)), Ministerie van Financiën, januari 2026 – beschrijft de vereiste KSeF‑identificatie en de codes OFF, BFK en DI. Link →

VATupdate – JPK_V7(3) Overhaul – artikel over waarom maart 2026 cruciaal is en over de eis dat elke factuur een KSeF‑nummer of marker moet hebben. Link →

VATupdate – Ministry of Finance: Penalties for Errors in KSeF Do Not Have to Be Maximum – bevestigt dat er in 2026 geen sancties zijn en dat boetes vanaf 2027 niet automatisch zijn. Link →