Nederland bereidt zich voor op brede invoering van e-facturatie onder ViDA-kader

De afgelopen weken is in Nederland een belangrijke stap gezet in de voorbereiding op de implementatie van het Europese ViDA-pakket (VAT in the Digital Age). ViDA voorziet in een verplichting tot elektronische facturatie en digitale rapportage in alle EU-lidstaten vanaf 2030. Op 10 maart 2026 is een onderzoeksrapport van EY overhandigd aan de Tweede Kamer, waarin scenario’s en aanbevelingen worden uitgewerkt voor de Nederlandse implementatie. Deze bijdrage beschrijft de juridische basis, de voorziene tijdlijn en de implicaties voor compliance en strategie.

Juridisch kader

Het wettelijk fundament ligt in de ViDA-richtlijn, vastgesteld door de Raad van de Europese Unie op 5 november 2024. Deze richtlijn verplicht alle lidstaten om per 1 juli 2030 grensoverschrijdende B2B-transacties uitsluitend via elektronische facturen uit te wisselen die voldoen aan het Europese EN16931-formaat. Tevens wordt near real-time digitale rapportage ingevoerd voor deze transacties en bepaalde verlegde prestaties. Lidstaten kunnen deze verplichting uitbreiden naar binnenlandse B2B-transacties en hebben beleidsvrijheid bij de keuze van technische infrastructuur. Voor Nederland betekent dit dat een wetsvoorstel ter implementatie benodigd is, inclusief een derogatieverzoek indien de nationale invoering van e-facturatie eerder plaatsvindt dan 2030. In de Kamerbrief van 26 juni 2025 is de intentie bevestigd om brede implementatie te onderzoeken en hiervoor consultatie met het bedrijfsleven te organiseren.

Het recente EY-rapport, opgesteld op verzoek van het Ministerie van Financiën, vormt nu het referentiekader voor beleidsvorming. Het rapport adviseert invoering van e-facturatie voor alle B2B-transacties, voorschrijven van het Peppol-netwerk en waarborgen van interoperabiliteit. Digitale rapportage voor verwervingen wordt afgeraden in een eerste fase, met gebruik van een opt-outmogelijkheid die de richtlijn hiervoor biedt. Essentieel in het kader van rechtszekerheid is dat technische en compliance-specificaties tijdig wettelijk worden verankerd, inclusief sanctierichtlijnen.

Tijdlijn en status

De ViDA-richtlijn stelt als harde deadline 1 juli 2030 voor grensoverschrijdende verplichtingen. Voor binnenlandse B2B-transacties is geen verplichte datum opgelegd, maar EY adviseert een gefaseerde implementatie met een start vóór 2030. De verwachte mijlpalen voor Nederland zijn:

• Publicatie van een conceptwetsvoorstel in 2027, inclusief consultatie.
• Aanwijzing van het Peppol-netwerk als verplichte infrastructuur binnen een nationale standaard.
• Start van een gefaseerde verplichting per begin 2030 voor grote ondernemingen, gevolgd door een brede toepassing.
• Volledige invoering uiterlijk gelijktijdig met de Europese deadline in juli 2030.

Op dit moment is er nog geen formeel implementatiebesluit of derogatieverzoek gepubliceerd. De Tweede Kamer is geïnformeerd over de beleidsopties, maar wetgevingsvoorstellen ontbreken nog. Tevens werkt de Europese Commissie aan nadere interpretatieve nota’s (Explanatory Notes) over begrippen zoals “moment van ontvangst” bij rapportageverplichtingen. Dit kan impact hebben op de definitieve inrichting van nationale regels.

Effect op compliance

De invoering van verplichte e-facturatie en digitale rapportage heeft ingrijpende gevolgen voor facturatie- en ERP-processen. Kernpunten:

• Facturen moeten voldoen aan het EN16931-formaat en via erkende netwerken (bij voorkeur Peppol) worden uitgewisseld.
• Interne facturatiecontroles dienen aangepast te worden aan near real-time rapportageverplichtingen, aangezien gegevens uiterlijk binnen enkele dagen moeten worden verzonden.
• Acceptatie van niet-conforme facturen wordt een compliance-risico; leveranciersbeheer en contractmanagement dienen hierop te worden ingericht.
• Archiverings- en auditprocedures moeten garanderen dat elektronische facturen in het voorgeschreven formaat volledig en authentiek bewaard blijven.
• ERP-oplossingen dienen tijdig aangepast te worden om zowel facturatie- als rapportagefunctionaliteit te ondersteunen, inclusief koppeling met overheidsportalen.

Voor ondernemingen die werken met meerdere juridische entiteiten of internationale stromen is harmonisatie cruciaal om fragmentatie van processen te voorkomen.

Strategische implicaties

Voor financiële bestuurders en verantwoordelijken in de facturatieketen zijn de volgende strategische aandachtspunten urgent:

• Risicobeheersing: Niet-naleving brengt materiële sancties met zich mee. Niet-technische risico’s, zoals reputatieschade bij vertraagde implementatie, moeten worden geadresseerd.
• Operationele voorbereiding: Early adopters kunnen de komende jaren testen met Peppol, standaardformaten en koppelingen, zodat tijdige uitrol haalbaar is.
• Contractuele herziening: Service Level Agreements met leveranciers en ERP-partners dienen bepalingen over conformiteit met EN16931 en Peppol-connectiviteit te bevatten.
• Data governance: Aandacht voor gegevensbescherming bij near real-time rapportages is onmisbaar, gezien de overlap met AVG-verplichtingen.
• Relatie met ViDA-harmonisatie: De keuze voor één standaard en infrastructuur moet aansluiten bij Europese interoperabiliteit om toekomstige grensoverschrijdende uitwisseling te faciliteren.

Voorbereiding vóór formele wetgeving kan een concurrentievoordeel opleveren, omdat technische aanpassingen omvangrijk zijn en interne compliance-capaciteit schaars blijft.

Bronvermelding

• EY Indirect Tax Alert 689 – VAT in the Digital Age: e-facturatie en digitale rapportage in Nederland https://www.ey.com/content/dam/ey-unified-site/ey-com/nl-nl/technical/tax/documents/ey-ita-689-vat-in-the-digital-age-e-facturatie-en-digitale-rapportage-in-nederland.pdf

• Kamerbrief over de implementatie van de richtlijn ‘Btw in het digitale tijdperk’ – Rijksoverheid https://www.rijksoverheid.nl/documenten/kamerstukken/2025/06/26/kamerbrief-over-de-implementatie-van-de-richtlijn-btw-in-het-digitale-tijdperk

• Voortgang en ontwikkelingen Digitaal zakendoen – Digitale Overheid https://www.digitaleoverheid.nl/overzicht-van-alle-onderwerpen/digitaal-zakendoen/voortgang