Maverick buying: uitdagingen en oplossingen voor het grootbedrijf

In het huidige economische klimaat wordt maverick buying steeds meer een punt van aandacht voor grote bedrijven. Dit heeft grote gevolgen voor zowel de financiële gezondheid als de operationele efficiëntie van organisaties. In deze blog bespreken we eerst de nieuwste bevindingen en cijfers uit het Trendrapport Digitale Transformatie Finance en Inkoop 2024, en vervolgens hoe bedrijven hiermee om kunnen gaan.

Wat is maverick buying?

Maverick buying verwijst naar aankopen die buiten de vastgestelde inkoopprocedures om worden gedaan. Dit betekent dat deze uitgaven niet vooraf worden goedgekeurd of dat er geen contracten zijn afgesloten met de leveranciers. Het gevolg is vaak een gebrek aan controle, hogere kosten, en extra handmatig werk voor de financiële afdelingen. 

Maar waarom vormt maverick buying eigenlijk een probleem? Samenvattend: bij maverick buying worden geen gunstige leveranciersvoorwaarden afgesproken, waardoor je prijstechnisch onnodig hoge prijzen betaalt.

Daarnaast is er logischerwijs weinig inzicht over de uitgaven en krijgt afdeling Finance de aankoop pas in het vizier wanneer er een factuur binnenkomt na afloop van de aankoop. Een financieel medewerker moet vervolgens handmatig aan de slag om hier een aparte order voor aan te maken en het geheel in te boeken. Zo zorgt een ogenschijnlijk onschuldige aankoop al gauw voor veel verspilling van tijd en geld.

De consequenties op een rij: 

• Gebrek aan controle: Zonder gestandaardiseerde processen is er minder inzicht in de uitgaven, wat het moeilijk maakt om budgetten te beheren en financiële prognoses te maken.

• Verhoogde kosten: Doordat aankopen buiten contracten om worden gedaan, missen bedrijven vaak de kans om van volumekortingen en gunstige voorwaarden te profiteren.

Extra handmatig werk: Facturen voor niet-gecontracteerde uitgaven moeten handmatig worden ingevoerd en verwerkt, wat leidt tot inefficiënties en verhoogde werklast voor financiële afdelingen.

💡LEES OOK: 4 argumenten voor het verhogen van spend under management

Opvallende cijfers uit het Trendrapport 2024

Uit het Trendrapport Digitale Transformatie Finance en Inkoop 2024 blijkt het volgende:

• Indirecte uitgaven: Bij grootbedrijven bestaat 34% van de totale uitgaven uit indirecte kosten. Dit percentage ligt iets lager bij middelgrote bedrijven, namelijk op 28%.
• Beheer van indirecte uitgaven: Grootbedrijven hebben gemiddeld 59% van de indirecte uitgaven onder controle, terwijl dit bij middelgrote bedrijven slechts 40% is.
• Maverick buying: Meer dan de helft (54%) van de financiële professionals bij grootbedrijven ervaart maverick buying als een probleem. Bij middelgrote bedrijven ligt dit percentage op 44%. Inkopers zien dit probleem minder vaak; slechts 33% van de inkopers bij grootbedrijven en 29% bij middelgrote bedrijven delen deze mening.
  
  
  
  
  

Oplossingen voor maverick buying

Maverick buying kan aanzienlijke negatieve gevolgen hebben voor een organisatie. Gelukkig zijn er diverse strategieën om dit probleem aan te pakken en de efficiëntie en controle binnen de inkoopprocessen te verbeteren.

Striktere inkoopprocedures

Het opstellen en handhaven van duidelijke inkooprichtlijnen is essentieel om ongeautoriseerde aankopen te verminderen. Dit omvat het definiëren van goedkeuringsniveaus, het vaststellen van een lijst van goedgekeurde leveranciers en het afdwingen van compliance met deze richtlijnen. Door middel van audits en regelmatige controle kunnen bedrijven ervoor zorgen dat deze procedures worden nageleefd.

Training en bewustwording

Een medewerker die zich bewust is van de gevolgen van maverick buying, is een medewerker die de regels kan opvolgen. Zo kan voldoende training ervoor zorgen dat medewerkers het belang van naleving van inkoopprocedures daadwerkelijk begrijpen en daardoor goed kunnen naleven.

Regelmatige training en workshops helpen om medewerkers te informeren over de risico's en voordelen van inkoopbeheer.

1. Bewustwording: Regelmatige communicatiecampagnes helpen het bewustzijn te vergroten en de naleving van inkooprichtlijnen te bevorderen.

2. Workshops en training: Door middel van praktische workshops en training begrijpen medewerkers beter hoe zij de vastgestelde procedures moeten volgen en waarom dit belangrijk is.

3. Feedback: Het implementeren van feedbackmechanismen waarbij medewerkers problemen of suggesties kunnen delen, helpt bij het continu verbeteren van de inkoopprocessen.
   
   

Conclusie

Maverick buying blijft een uitdaging voor grote bedrijven, maar met de juiste strategieën en technologieën kan de impact drastisch worden geminimaliseerd. Door betere controles en betere automatisering kunnen bedrijven niet alleen kosten besparen, maar ook de efficiëntie verhogen en de algehele financiële gezondheid verbeteren.