Efficiënt omgaan met e-mail: Communications Mining biedt uitkomst

Een leven zonder e-mail is haast niet meer voor te stellen. Het is een ideaal voor werkgerelateerde communicatie, maar tegelijkertijd kan het ook een bron van grote frustratie zijn. Want vaak besteden we veel meer tijd aan onze inbox dan noodzakelijk. Maar wat als er een manier was om deze tijd terug te winnen? Met Communications Mining en RPA kun je mailboxen als finance@jouwbedrijf.com of socialdomein@jouwgemeente.nl automatisch beheren. 

Werknemers besteden volgens McKinsey gemiddeld 28% van hun tijd aan het lezen en beantwoorden van e-mails. Bij een standaard werkdag van 8 uur betekent dit dat het bijhouden van e-mails meer dan 2,5 uur per dag kost. Daarnaast blijkt dat een gemiddelde werknemer dagelijks zo'n 126 werkgerelateerde e-mails verwerkt en zijn of haar mailbox ongeveer 77 keer per dag controleert. 

Automatisch e-mails uitlezen

Stel je eens voor hoeveel tijd je dagelijks zou kunnen besparen als je mailbox automatisch wordt bijgehouden. Wij kunnen dit voor je regelen met behulp van Communications Mining, Document Understanding en Robotic Process Automation (RPA). 

Maar hoe werkt dat dan? Communications Mining is een tool die elke e-mail in realtime kan interpreteren en omzetten in bruikbare data. Het begrijpt zowel de inhoud als de toon van de e-mail. Of het nu gaat om een vraag, klacht, adreswijziging, factuur of reclame, de tool zoekt naar relevante informatie zoals welk adres wordt gewijzigd en welke relatie dit betreft.

Wanneer de e-mail een bijlage bevat, zoals aanmeldformulieren of orderbevestigingen, wordt Document Understanding ingezet. Deze tool kan documenten zoals PDF's, afbeeldingen of scans interpreteren en omzetten naar data.

Automatisch e-mails verwerken

Met de verkregen informatie uit de e-mail en bijlagen, wordt de e-mail vervolgens automatisch verwerkt door middel van RPA. Deze technologie stelt softwarerobots in staat om informatie te verzamelen, in te voeren, te wijzigen of te versturen in dezelfde softwareprogramma's die mensen gebruiken, zoals ERP-systemen, spreadsheets, portalen, websites, Teams en mailboxen.

Zo werkt het bijvoorbeeld:

• Als de e-mail een reactie is op een eerder bericht en woorden zoals 'dankjewel' of 'bevestiging' bevat, verplaatst RPA de e-mail naar de map 'afgehandeld'.

• Bevat de e-mail een aanmaning, dan controleert RPA of de betreffende factuur in jouw factuurverwerkingssysteem staat. Is dat het geval, dan krijgt Finance een melding om de factuur goed te keuren. Zo niet, dan wordt er automatisch een kopie-factuur opgevraagd.

• Gaat de e-mail over een vraag of klacht, dan maakt de tool een taak aan voor de betreffende medewerker en post deze op het gewenste kanaal, zoals Teams, Outlook of het ERP-systeem.

Onderstaand schema toont hoe dit proces werkt: 

Tijd en aandacht besparen

Kortom, door Communications Mining, Document Understanding en RPA te combineren, kun je e-mails automatisch laten uitlezen en verwerken. Alleen de zaken die echt jouw aandacht nodig hebben, komen nog op je bord. Veelvoorkomende, tijdrovende verzoeken of administratieve taken worden uit handen genomen, waardoor je tijd en aandacht overhoudt voor echt belangrijk werk.

Daarnaast krijg je inzicht in en sturingsinformatie over de hoeveelheid en soorten e-mails die je ontvangt. Op basis hiervan kun je procesoptimalisaties doorvoeren en de resultaten van deze aanpassingen monitoren.