3-way matching levert ons tijdwinst op en betrouwbare data voor realtime inzicht
Na het implementeren van het ERP-pakket van Isah enkele jaren geleden voor het automatiseren van alle kernbedrijfsprocessen wilde de internationaal opererende machinebouwer Unisign de factuurverwerking ook onder handen nemen. Isah adviseerde in gesprek te gaan met 4CEE, de business partner van de softwarespecialist in de maakindustrie op het gebied van het automatiseren van factuurverwerkingssystemen. “Hun oplossing 4CEE Invoice past perfect bij het idee wat wij voor ogen hadden: het doet wat het moet doen, zonder poespas. Voor ons heel overzichtelijk en de basis voor de inzichten die wij willen creëren voor het verbeteren van onze bedrijfsprocessen”, zegt controller Niels Mooren van Unisign.
Unisign produceert al decennialang zogeheten CNC-machines; dat zijn computergestuurde machines die automatisch metaal bewerken tot nauwkeurige onderdelen. Het bedrijf uit het Limburgse Panningen levert die machines vooral aan bedrijven die zich hebben gespecialiseerd in het vervaardigen van voorassen van vrachtwagens en masten voor heftrucks. “Wij zijn actief in een niche markt”, vertelt Mooren. “Onze klanten zijn dan ook mondiaal verspreid; in Europa in landen als Duitsland, Tsjechië en Zwitserland, maar ook in India hebben wij verschillende opdrachtgevers.”
Meer inkoopfacturen dan verkoopfacturen
Het bijzondere van de markt waarin Unisign zich beweegt is dat het bedrijf elk jaar maar tien tot twaalf machines maakt en verkoopt. Unisign verstuurt dan ook relatief weinig verkoopfacturen. “De verkoop van de CNC-machines facturen wij in de regel in vier of vijf termijnen. Verder versturen we jaarlijks nog ongeveer achthonderd facturen voor services die wij verlenen voor het onderhoud van de machines wereldwijd.” Aan de andere kant van het spectrum ontvangt Unsign relatief veel inkoopfacturen, omdat de CNC-machines bestaan uit talloze specifieke onderdelen, met name vervaardigd uit metaal. “Dat zijn er circa 6.500 per jaar”, verduidelijkt Mooren.
Factuurverwerkingsproces automatiseren
De afgelopen jaren heeft Unisign op administratief gebied de automatiseringsgraad binnen het bedrijf fors vergroot. Zo is in het voorjaar van 2024 de overstap gemaakt naar het ERP-pakket van Isah, de specialist voor de maakindustrie. “In het ERP-systeem zit alles wat er binnen ons bedrijf op administratief gebied gebeurt: van voorraadbeheer tot in- en uitgaande goederen, tot het aanmaken van verkooporders”, zegt Mooren. Van daaruit ontstond de wens om ook het factuurverwerkingsproces van inkomende facturen te automatiseren, wat daarvoor hoofdzakelijk nog handmatig gebeurde. “Wij hebben die gedachte uitgesproken bij Isah met de vraag of zij enkele opties voor ons hadden. Isah gaf aan op dat vlak samen te werken met 4CEE en zo is het balletje gaan rollen.”
Samenwerking met Isah geeft vertrouwen
Dat Isah een samenwerking heeft op het gebied van factuurverwerking komt omdat 4CEE daarin meer is gespecialiseerd dan Isah zelf. De jarenlange samenwerking tussen beide partijen zorgde voor Unisign voor vertrouwen, zegt Mooren. “Op de markt zijn meerdere tools beschikbaar voor het automatiseren van het factuurverwerkingsproces, maar omdat wij de tool combineren met het ERP-systeem van Isa vonden wij het belangrijk dat zij samen een track record hebben. Dat gaf ons de zekerheid dat het wel goed zou komen.”
De jarenlange samenwerking tussen 4CEE en Isah zorgt voor vertrouwen
4CEE Invoice voor factuurverwerking
De keuze viel dus op 4CEE Invoice, de tool voor factuurverwerking van 4CEE. Vanaf het moment dat Unisign contact zocht met het Edese softwarebedrijf ging het snel; na twee dagdelen fysiek bezoek van een consultant van 4CEE, aangevuld met enkele Teams-meetings was de tool binnen een maand geïmplementeerd. “Het proces van implementatie heb ik samen gedaan met onze interne applicatiebeheerder, waarbij hij verantwoordelijk was voor het technische deel en ik voor het Finance deel”, zo licht Mooren toe. “De eerste fase van de implementatie verliep in een testomgeving, zonder dat het onze administratie raakte. Toen dat goed ging, hebben we het contact met het ERP-systeem van Isah tot stand gebracht. Vanaf dat moment verloopt het op een enkele uitzondering na heel goed.”
Inboeken facturen altijd mogelijk
De enkele uitzondering waar Mooren het over heeft, gaat over dat 4CEE Invoice eens in de zo veel tijd een inkooporder niet kan ophalen in Isah. Is dat het geval, dan is het mogelijk die enkele factuur nog handmatig te boeken, omdat 4CEE Invoice vóór Isah is geplaatst. “Aangezien het zeer sporadisch voorkomt, is het sneller om de factuur dan handmatig in te boeken. Wat dat betreft vinden wij het plezierig dat we nog altijd handmatig kunnen inboeken, dat geeft toch de zekerheid dat we altijd kunnen doorgaan met ons werk, wat er ook aan de hand is. Dat aspect heeft er ook voor gezorgd dat we de overstap naar 4CEE Invoice sneller hebben kunnen maken.”
Tijdwinst door 3-way-matching
Unisign werkt nu ongeveer een jaar met 4CEE Invoice en dat bevalt volgens Mooren goed. “Wij boeken nu veel tijdwinst, omdat de digitale 3-way matching – order, factuur en goederenontvangst – automatisch verloopt en 4CEE Invoice alle benodigde gegevens direct herkent. Voorheen ging dat handmatig; eerst de factuur uitprinten, dan in Isah een nieuwe inkoopfactuur aanmaken en invullen met alle factuurgegevens, waarna we pas verder konden met het inboeken van de factuur. Dat levert niet alleen een enorme tijdwinst op, ook maken we nu bijna geen fouten meer. Verder is de tool heel gebruiksvriendelijk, eenvoudigweg omdat het maar weinig opties heeft. Wij vinden dat prettig, omdat we juist daardoor gemakkelijk onze weg vinden in de mogelijkheden van de tool.”
Wij boeken nu veel tijdwinst omdat de digitale 3-way matching automatisch verloopt en 4CEE Invoice alle benodigde gegevens direct herkent
Data voor verbeteren interne bedrijfsvoering
Omdat vroeger de uitgeprinte facturen in ordners belandden en ze tegenwoordig digitaal zijn gearchiveerd, zijn ze ook door middel van verschillende zoekfilters makkelijker vindbaar. Daarnaast levert het werken met 4CEE Invoice data op die de interne bedrijfsvoering verbeteren.
“Door een leveranciersnaam te combineren met de factuurdatum weten we precies wanneer onze overeengekomen betalingstermijn met een leverancier verstrijkt. Om die reden maken we tijdens onze wekelijkse betaalronde ook alle inkomende facturen over die de komende week komende week komen te vervallen. Daardoor ontvangen wij minder aanmaningen en betalingsherinneringen en voorkomen we dat we moeten controleren of we die factuur wel hebben ontvangen en zo ja, waarom die nog niet is betaald. Dat levert alleen maar onnodig meerwerk op.”
Naast dat Unisign met de data uit 4CEE Invoice efficiënter werkt en daardoor veel tijdwinst boekt, wil het bedrijf met de verkregen data ook rapportages automatisch updaten. “Wij hebben dan realtime inzicht in alle facetten van onze bedrijfsvoering waardoor we eenvoudiger beslissingen kunnen nemen”, zo besluit Mooren.