Kansen benutten van AI en e-facturatie is taak voor de CFO

De data die is te verzamelen met e-facturatie en de mogelijkheden om daarmee met AI aan de slag te gaan, biedt het bedrijfsleven volop kansen om hun bedrijfsprocessen te verbeteren. “Dat is bij uitstek een taak voor de CFO”,  betogen Erik van Doorn, CCO van 4CEE en Sven Dauwe van Nymus. De twee bedrijven werken samen op de markt voor e-facturatie in België. “Het signaal dat de CFO daarbij zou moeten uitdragen is niet om met minder mensen hetzelfde werk te doen, maar juist met dezelfde mensen méér werk te doen.”

ViDA verplicht e-facturatie

Binnen financiële afdelingen van organisaties is het vaak nog geen groot onderwerp, maar bij onze zuiderburen is het geen vijf voor twaalf, maar vijf over twaalf: e-facturatie. Belgische bedrijven zijn namelijk sinds 1 januari 2026 verplicht om e-facturen te versturen in plaats van pdf-facturen of papieren facturen. Dat is het gevolg de EU-wetgeving ViDA. In Nederland is dat nu alleen vereist als bedrijven facturen sturen naar overheden; vanaf 1 januari 2030 moeten bedrijven echter ook onderling over zijn gestapt op e-facturering. 

E-facturatie in België al vereist

Vraag is wat Nederlandse bedrijven kunnen leren van de situatie in België. Volgens Sven Dauwe, als CEO van Nymus al jaren betrokken bij de transitie in België, stonden Vlaamse en Waalse bedrijven de afgelopen jaren niet te trappelen om de verandering door te voeren. “Het gros van de bedrijven ziet de transitie naar e-facturatie als een kostenpost en doet alleen het hoognodige om compliant te zijn”, zegt hij daarover.

”Slechts 5 procent van de Belgische bedrijven zet e-facturatie goed in”

Bedrijfsprocessen verbeteren met e-facturatie

Toch zijn er ook bedrijven die het in de ogen van Dauwe wel goed hebben aangepakt met de invoering van e-facturatie. “Dat zijn bedrijven die e-facturatie hebben ingevoerd en tegelijkertijd de mogelijkheden ervan hebben gebruikt om hun bedrijfsprocessen te verbeteren, al geldt dit slechts voor circa 5 procent van alle bedrijven, in de meerderheid behorend tot de top van het bedrijfsleven.” 

Betrouwbare data verkrijgen met e-facturen

Erik van Doorn, CCO van 4CEE, voegt hieraan toe dat data het uitgangspunt is van een moderne bedrijfsvoering en dat voor het verzamelen ervan e-facturatie bij uitstek geschikt is. “Met betrouwbare, gestructureerde data is het zowel mogelijk interne bedrijfsprocessen te optimaliseren als de concurrentiekracht te verbeteren, zegt hij. “En die data is nu juist te verkrijgen door middel van inkomende e-facturen. Dat is een bron van potentiële informatie dat verder reikt dan alleen de prijs, de hoeveelheid en de hoogte van de btw.” Welke data nog meer is te vergaren, is onder meer afhankelijk van de branche waarin een bedrijf actief is, zegt hij. “Kern daarbij is: hoe meer significante data beschikbaar is bij leveranciers, hoe makkelijker die is te verwerven met e-invoicing. Ga dan ook het gesprek aan met leveranciers, want iedereen in de keten heeft hier voordeel van.”

Data als voeding voor AI

Data verzamelen via e-facturatie is één, wat daar vervolgens mee te doen om de bedrijfsvoering te optimaliseren is een ander verhaal. En daar komt AI om de hoek kijken, vertelt Dauwe, “De op deze wijze verzamelde data is vervolgens weer te gebruiken voor een AI-model. Dit is mogelijk door de verzamelde data eerst vanuit de inkomende e-facturen door te geleiden naar het ERP- en/of financiële systeem van het bedrijf, direct of via een invoice automation-oplossing. De vervolgstap is op basis van die data met behulp van AI de bedrijfsprocessen te automatiseren en te optimaliseren.”

”De vraag is niet óf AI impact heeft, maar wat de gevolgen zijn voor de kernactiviteiten van een bedrijf”

Impact AI op Office of the CFO

Erik van Doorn vult aan dat AI tegenwoordig een belangrijk vraagstuk is binnen ‘the Office of the CFO’. Ondanks dat AI nog een vrij nieuw fenomeen is, heeft het volgens hem nu al veel impact op zowel de manier waarop mensen werken als op de bedrijfsvoering van een bedrijf, in het algemeen maar zeker ook binnen finance. “De vraag is niet óf AI daarop impact heeft, want dat is duidelijk, maar meer hoe snel de ontwikkeling van AI gaat en wat de gevolgen zijn voor de kernactiviteiten van een bedrijf en daarmee op het voortbestaan. Wij zijn ervan overtuigd dat de combinatie data verzamelen via e-facturatie en de opmars van AI juist kansen biedt voor bedrijven.”

AI Agents nemen repetitieve taken over

De vraag is hoe die combinatie in de praktijk uitpakt. Van Doorn geeft als voorbeeld de situatie dat bij 3 way-matching een factuur uitvalt of dat er een btw-probleem is. “Zoals dat normaliter gaat, zoekt een medewerker in dat geval uit waar het is misgegaan. Maar in het AI-scenario doet bijvoorbeeld een AI Agent dat op basis van de aanwezige brondata op de e-facturen. Vervolgens kan een medewerker actie ondernemen om de fout te herstellen.” Dauwe komt met een ander voorbeeld en schetst het beeld dat een e-factuur binnenkomt bij finance en het niet duidelijk is wie in de organisatie goedkeuring moet verlenen. “Ook in die situatie is AI in staat de e-factuur te koppelen aan een bepaalde leverancier of kostenpost en die automatisch door te sturen naar de intern verantwoordelijke.” Hij komt dan ook tot de conclusie dat AI uitstekend geschikt is voor het uitvoeren repetitieve handelingen. “Dit heeft tot gevolg dat medewerkers een meer controlerende rol krijgen en meer tijd hebben voor het uitvoeren van andere taken.”

Rapportages opstellen met AI en e-facturatie

Volgens Van Doorn is AI gecombineerd met e-facturering niet alleen goed toepasbaar als vervanging van repetitieve taken, maar ook om op basis van interne factuurdata rapportages op te laten stellen door AI. “Zo kun je denken aan het maken van analyses van de facturen die in een bepaalde periode zijn verstuurd en ontvangen. Voor verstuurde facturen is het dan bijvoorbeeld eenvoudig te bepalen wat de Days Sales Outstanding (DSO) is van klanten.” Dauwe benadrukt dat er legio voorbeelden zijn te bedenken, die als overeenkomst  hebben dat ze inzichten bieden waarop beslissingen zijn te nemen. Verder is AI volgens hem heel geschikt om data te verzamelen buiten de interne organisatie. “Bijvoorbeeld voor het beoordelen van de financiële situatie van een klant”, zegt hij.

”Als een bedrijf alles goed inricht maakt het niet uit of een bedrijf duizend facturen per jaar verwerkt of honderdduizend”

AI en e-factureren is taak voor CFO

Ten slotte merken Dauwe en Van Doorn op in de markt dat e-factureren en AI-toepassingen binnen bedrijven vaak bij de AI-afdeling terechtkomt, terwijl dat in hun ogen juist een taak is van de CFO. Zij zijn dan ook van mening dat het aan de CFO is om een visie te ontwikkelen over welke kansen e-facturatie in combinatie met AI biedt voor een bedrijf. Ook zou de CFO voor draagvlak moeten zorgen binnen de organisatie. “Het signaal zou daarbij moeten zijn dat AI gericht is op efficiencyverbetering. Niet door met minder mensen hetzelfde werk te doen, maar met dezelfde mensen meer werk te doen”, zegt Van Doorn. “Dit sluit natuurlijk perfect aan op de huidige krapte op de arbeidsmarkt.” Dauwe vult dit aan door te zeggen dat als e-facturering in combinatie AI goed is ingericht het namelijk niet meer uitmaakt of een bedrijf duizend facturen  per jaar verwerkt of honderdduizend. “Zo kan een bedrijf schaalbaar groeien in de dynamische wereld waarin we nu leven en is de continuïteit gewaarborgd.”