Oplossingen / Intelligent Automation / Intelligent Document Processing

Intelligent Document Processing 

Moet je vaak informatie uit PDF's, scans of andere ongestructureerde documenten handmatig verwerken in je systemen? Met Intelligent Document Processing(IDP) is dat niet meer nodig. 

Neem contact op Blijf op de hoogte

4c_clientlogos-retail3

CO_Intelligent-Document-Processing

 

Nooit meer handmatig data van bestanden overzetten in jouw systeem

Hoe werkt Process Mining?

Process Mining wordt in principe onderverdeeld in drie fases, namelijk:

  • Data extractie
  • Data analyse
  • Conclusies 

Fase 1: Data extractie

Process mining begint met het verzamelen van logbestanden. Dit zijn bestanden waarin gebeurtenissen staan vastgelegd die binnen een proces plaatsvinden. Deze logbestanden worden verzameld uit de relevante IT-systemen, bijvoorbeeld ERP- of CRM-systemen. Denk bijvoorbeeld aan klantorders of time stamps. 

Fase 2: Data analyse

Vervolgens wordt de data die uit deze logbestanden voortkomt, geanalyseerd. Algortimes brengen alle handingen binnen het proces in kaart. 

Fase 3: Conclusies

Het gehele proces wordt volledig visueel gemaakt. Daaruit wordt duidelijk waar de knelpunten precies liggen. Aan de hand hiervan kan er vervolgens overgegaan worden tot het verbeteren van deze problemen. 

  • Wat is het?
  • Praktische toepassingen
  • Voordelen

CO_Process_Mining-01

 

De voordelen van Intelligent Document Processing 

  • Meer tijd voor belangrijk werk
    Doordat repetitieve taken automatisch worden uitgevoerd, houd je tijd over voor werk dat echt telt.

  • Interessanter werk voor medewerkers
    Geen saai overtypwerk meer, maar ruimte voor inhoudelijke taken en uitzonderingen die aandacht vragen.

  • Minder fouten
    Automatisering voorkomt menselijke vergissingen en verhoogt de kwaliteit van je gegevensverwerking.

CO_Intelligent-Document-Processing

 

Wat is Intelligent Document Processing?

Intelligent Document Processing (IDP) helpt je om informatie uit ongestructureerde documenten zoals PDF’s of scans automatisch om te zetten naar bruikbare data. De tool haalt precies de gegevens die je nodig hebt uit het document en maakt ze klaar voor verwerking in je systeem.

Zo hoef je zelf niet meer door documenten te zoeken en gegevens over te typen in je ERP of boekhoudsysteem. IDP neemt dit werk van je over, snel en foutloos.

Hoe zet je IDP in de praktijk in?

IDP herkent en classificeert documenten, haalt automatisch de juiste informatie eruit en stuurt die door naar je systemen. Maar wat kun je daar concreet mee? Hier zijn een paar voorbeelden:

  • Finance: PDF-facturen automatisch uitlezen en gegevens zoals factuurnummer en bedrag direct invoeren in het factuursysteem.

  • Gemeenten: Subsidieaanvragen lezen en automatisch indelen op type project en prioriteit.

⚡ Voorbeeld uit de praktijk

De kracht van IDP merk je pas echt als je kijkt naar wat het in de praktijk oplevert;

  • Zo bespaarde een internationale retailer meer dan 1.500 uur per maand door inkoopfacturen automatisch te verwerken. Medewerkers hoefden geen gegevens meer over te typen en konden zich richten op belangrijker werk.

  • Een logistiek dienstverlener zag de doorlooptijd van documentverwerking met maar liefst 80% afnemen. Wat eerst dagen duurde, gebeurt nu binnen enkele uren een groot verschil voor zowel de operatie als de klant.

  • En bij een financiële instelling steeg de nauwkeurigheid van het verwerken van klantformulieren van 85% naar 98%. Dat scheelde niet alleen correctiewerk, maar had ook direct een positief effect op de klanttevredenheid.

Slimmer werken, sneller verwerken en minder fouten: dát is de impact van Intelligent Document Processing.

CO-Proces-mining-1

 

4c_sal_ein-v12

 

Compliance

Facturen worden geconformeerd naar geldende wetgeving en relevante standaarden, zoals Ketenstandaard (DICO) binnen de bouwsector, terwijl facturen aan de overheid in Nederland conform UBL, via het Peppol-netwerk worden verstuurd. Vanuit de EU wordt ook steeds vaker vereist dat alle zakelijke facturen bij een geaccrediteerde instantie realtime worden geregistreerd, omwille van belastinginning.

Wat is het verschil tussen OCR en IDP?

Misschien ken je Optical Character Recognition (OCR) al een techniek die tekst uit scans, afbeeldingen of PDF’s omzet naar digitale tekst. Maar hoe verschilt dat van Intelligent Document Processing (IDP)?

OCR: werkt met vaste sjablonen

Bij OCR moet je van tevoren aangeven waar bepaalde informatie staat, zoals een factuurnummer, datum of bedrag. Het systeem zoekt dan op die vaste plekken naar de gegevens. Dat werkt prima zolang de documenten er steeds hetzelfde uitzien.

Maar in de praktijk verschillen facturen of formulieren vaak per afzender. Wat bij de één linksboven staat, staat bij de ander ergens onderaan. OCR heeft dan moeite om de juiste informatie te vinden, tenzij je het systeem telkens opnieuw instelt.

IDP: begrijpt de inhoud

IDP werkt slimmer. Het gebruikt OCR in combinatie met AI en machine learning. Daardoor begrijpt het systeem de context en herkent het automatisch waar belangrijke informatie staat ongeacht de opmaak van het document. Je hoeft dus niets vooraf aan te wijzen.

IDP herkent zelf of een document een factuur is, of iets anders. Het haalt de juiste gegevens eruit, classificeert ze en kan zelfs vervolgacties in gang zetten. Daardoor past IDP goed binnen bestaande workflows en bespaart het je veel handmatig werk.

Kort samengevat:

  • OCR leest tekst, maar moet weten waar het moet kijken

  • IDP begrijpt wat er staat en vindt zelf de juiste informatie

  • OCR werkt met sjablonen

  • IDP werkt flexibel en past zich aan verschillende documenten aan

Voor organisaties die veel verschillende documenten verwerken, is IDP dus een krachtiger en toekomstbestendiger oplossing. 

CO_Intelligent-Document-Processing

 

Neem regie over financiële processen

Met onze Office of the CFO oplossingen.

Neem contact op Blijf op de hoogte

4c_logobar7