Overzicht
Tungsten Intelligent Document Processing automatiseert het herkennen, classificeren en uitlezen van documenten. Informatie uit PDF's, scans, afbeeldingen, e-mails en andere documenttypen wordt omgezet naar gestructureerde data die direct gebruikt kan worden in achterliggende processen en systemen.
Traditionele OCR zet beeld om naar tekst. Intelligent Document Processing gaat verder. Het begrijpt welk type document wordt verwerkt, herkent relevante gegevens, controleert de uitkomst en bepaalt waar menselijke beoordeling nodig is.
Zo vormt Tungsten de verbinding tussen ongestructureerde informatie en geautomatiseerde bedrijfsprocessen.
Voordelen
Tungsten vermindert handmatige documentverwerking en maakt informatie sneller beschikbaar voor achterliggende processen.
- Minder handmatig werk: Automatiseer het lezen en invoeren van gegevens uit documenten.
- Hogere datakwaliteit: Herken, controleer en valideer informatie voordat deze verder wordt verwerkt.
- Meer straight-through processing: Verwerk documenten automatisch wanneer herkenning en controles voldoende zekerheid geven.
- Brede toepasbaarheid: Gebruik dezelfde technologie voor verschillende documenttypen, processen en bedrijfsonderdelen.
Hoe Tungsten Intelligent Document Processing werkt
Een document doorloopt verschillende stappen voordat de informatie als betrouwbare data beschikbaar komt voor het achterliggende proces.
Capture
Documenten kunnen via verschillende kanalen en in uiteenlopende formaten binnenkomen.
Denk bijvoorbeeld aan:
- PDF-documenten
- Scans en afbeeldingen
- E-mail en bijlagen
- Formulieren
- Facturen
- Orders
- Contracten en andere bedrijfsdocumenten
Tungsten brengt deze documenten samen voor verdere automatische verwerking.
Classificatie
Voordat informatie kan worden uitgelezen, moet duidelijk zijn welk document wordt verwerkt.
Tungsten analyseert inhoud en structuur en classificeert documenten automatisch. Zo kan bijvoorbeeld onderscheid worden gemaakt tussen een factuur, order, creditnota, formulier of ander documenttype.
Het juiste verwerkingsmodel kan vervolgens automatisch worden toegepast.
Herkenning & extractie
OCR en AI herkennen tekst en relevante informatie in het document en zetten deze om naar gestructureerde gegevens.
Daarbij kan Tungsten onder andere gegevens herkennen zoals:
- Leverancier of klant
- Factuur- en documentnummer
- Datums
- Bedragen en btw
- Orderreferenties
- Adressen en identificatienummers
- Regelgegevens
De technologie kijkt daarbij niet alleen naar de tekst zelf, maar ook naar de context en structuur van het document.
Validatie
Herkende gegevens zijn pas bruikbaar wanneer voldoende zekerheid bestaat over de kwaliteit ervan.
Tungsten kan gegevens controleren op basis van herkenningszekerheid, bedrijfsregels en beschikbare referentiegegevens. Velden die betrouwbaar zijn herkend kunnen automatisch worden verwerkt, terwijl afwijkingen of onzekerheden apart worden behandeld.
Zo ontstaat een gecontroleerde overgang van document naar betrouwbare procesdata.
Human in the loop
Niet ieder document kan volledig automatisch worden geïnterpreteerd.
Wanneer gegevens ontbreken, conflicteren of onvoldoende betrouwbaar zijn herkend, kan een medewerker worden betrokken voor controle of correctie.
Menselijke beoordeling wordt daarmee gericht ingezet voor uitzonderingen in plaats van voor ieder document.
Correcties kunnen bovendien worden gebruikt om de automatische herkenning verder te verbeteren.
Output & integratie
Na herkenning en validatie worden documenten en gestructureerde gegevens doorgegeven aan het achterliggende proces.
Dat kan bijvoorbeeld een:
- ERP-systeem
- Purchase-to-Pay-oplossing
- Order-to-Cash-oplossing
- Documentmanagementsysteem
- Workflowplatform
- Archief
- API of andere integratie
zijn.
Intelligent Document Processing vormt daarmee geen eindpunt, maar een voorbereidende laag voor verdere automatisering.
Van OCR naar Intelligent Document Processing
Traditionele OCR richt zich voornamelijk op het herkennen van tekens en tekst.
Intelligent Document Processing voegt daar context en intelligentie aan toe. Het systeem bepaalt welk document wordt verwerkt, welke informatie relevant is, hoe betrouwbaar deze informatie is en welke vervolgstap nodig is.
Daarmee verschuift documentverwerking van:
beeld → tekst
naar:
document → gestructureerde en gevalideerde procesdata
AI binnen documentverwerking
AI maakt het mogelijk documenten te verwerken waarvan opmaak, formulering en structuur kunnen verschillen.
In plaats van uitsluitend vaste posities of templates te gebruiken, kan Tungsten patronen herkennen, documenten classificeren en gegevens uit uiteenlopende layouts interpreteren.
AI ondersteunt daarmee vooral de stappen waar variatie en interpretatie nodig zijn. Validatieregels en proceslogica blijven belangrijk om te bepalen of de verkregen informatie daadwerkelijk automatisch verder verwerkt mag worden.
Zo worden probabilistische herkenning en deterministische controles binnen één proces gecombineerd.
Tungsten binnen Finance Operations
Binnen Finance Operations wordt Intelligent Document Processing vooral ingezet waar financiële processen beginnen met informatie die nog niet als gestructureerde data beschikbaar is.
Purchase to Pay
Herken en extraheer gegevens uit inkomende facturen, orders, orderbevestigingen en andere leveranciersdocumenten en maak deze beschikbaar voor verdere verwerking binnen het P2P-proces.
Order to Cash
Verwerk inkomende klantdocumenten, orders, remittance-informatie en andere documenten die onderdeel zijn van het O2C-proces.
Financial Control
Maak gegevens uit rapportages, verklaringen en andere financiële documenten digitaal beschikbaar voor controles, analyses en reconciliaties.
Procesoverschrijdende documentverwerking
Gebruik dezelfde documenttechnologie ook buiten Finance voor processen waarbij informatie uit documenten moet worden omgezet naar betrouwbare, gestructureerde data.