"Softbots die werkinstructies opvolgen vormen de volgende fase van RPA"

Artificial Intelligence (AI) biedt organisaties en medewerkers nieuwe mogelijkheden om werkprocessen op een andere manier aan te pakken en individuele werkzaamheden anders in te richten. Functioneel beheerder Fer Groen van ROC Midden-Nederland studeerde in de jaren ’90 kunstmatige intelligentie en volgt de ontwikkelingen van AI op de voet. “Als een van de eerste mbo-scholen scholen hebben wij RPA omarmd. Daarin willen wij nu een volgende stap maken waarbij AI een inspiratiebron is.” 
Met zo’n twintigduizend studenten is ROC Midden-Nederland een van de grotere regionale opleidingscentra in Nederland, met vestigingen in Utrecht, Amersfoort en Nieuwegein. Niet alleen is het op de scholen zelf een drukte van belang, ook op de achtergrond draaien er allerlei processen die de informatie over de studenten up-to-date houden.

En dat brengt veel werk met zich mee, zoals het actueel houden van het Studenten Informatie Systeem (SIS) waarop Fer Groen onder meer zijn aandacht richt. Omdat de werkzaamheden die hieruit voortkomen – van adreswijzigingen tot examenindelingen tot het diplomeren van studenten – van oudsher handmatige, repeterende werkzaamheden zijn, is ROC Midden-Nederland jaren geleden als een van de eerste mbo’s in Nederland overgestapt op Robotic Process Automation (RPA). “Samen hebben de robots de werkzaamheden van vier tot zes fte’s overgenomen. De medewerkers die deze taken voorheen uitvoerden, focussen zich nu op andere, interessantere taken”, zegt hij hierover.

AI-chatbots raadplegen

De inzet van robots heeft ROC Midden-Nederland geïmplementeerd in samenwerking met 4CEE. Al vanaf het moment dat de robots voor het eerst hun werk deden, dacht Groen na over de mogelijkheid om robots ook werkinstructies te laten verwerken.

“Een robot is op dit moment een specialist die zich focust op een enkele taak, bijvoorbeeld het diplomeren van studenten of het indelen van studenten in examenmomenten. Maar ik dacht, als ze nu ook nog eens werkinstructies zouden kunnen opvolgen, zou dat een enorme winst opleveren.”  Waar hij ook zijn idee op tafel legde, overal hoorde hij dat het niet mogelijk was. Echter, nu AI zijn intrede heeft gedaan, borrelde het idee weer op bij hem.

Dit ging keer ging hij geen raad vragen aan menselijke experts, maar besloot hij zijn ideeën te verifiëren bij AI zelf. “Ik heb verschillende AI-chatbots geraadpleegd en kwam tot de conclusie dat het wel mogelijk zou moeten zijn”, vertelt hij. “Nu ben ik samen met 4CEE bezig dit verder uit te werken en binnenkort verwachten we een Proof of Concept te hebben.”

Bibliotheek van softbots

Groen licht toe dat het aantal handelingen die je met RPA binnen het SIS (Studenten Informatie Systeem) kunt uitvoeren beperkt is. Voor het gemak stelt hij dit op vijftien tot twintig handelingen, waarbij zijn gedachte is dat er voor elke activiteit of handeling één software-robot, of zoals hij het noemt een softbot, wordt ontwikkeld.

“Alle softbots samen vormen een bibliotheek, die elk, los van elkaar, één specifieke taak uitvoeren in een database.” Boven de bibliotheek met de vijftien tot twintig softbots zou dan een complexere softbot ervoor moeten zorgen dat de bibliotheek goed wordt georganiseerd op basis van een duidelijke werkinstructie die een menselijke medewerker vooraf schrijft.

Groen noemt die supersoftbot die alle normale softbots coördineert en aanstuurt de ‘Orchestrator and Dispatcher’, in het kort de O&D. “Stel dat een student verhuist – dat weten we omdat de O&D die gegevens door middel van een instructie met data heeft ontvangen van bijvoorbeeld de Gemeentelijke Basis Administratie – dan gaat dat als volgt. Eerst geeft de O&D een softbot de opdracht ‘zoek deelnemer’ en daarna aan een andere softbot ‘selecteer personalia’. Hierdoor verschijnt op het scherm een kaart waarop het adres van de deelnemer staat. Dan krijgt de klik-softbot de instructie ‘klik bewerken’. Als dat is gebeurd, kan het huisadres van de betreffende student worden gewijzigd op zijn studentenkaart in het systeem.”

Gespecialiseerde robots niet meer nodig

Groen geeft aan dat naast de werkinstructie aan de O&D er ook nog een tabel met data nodig is, bijvoorbeeld een Excel-tabel. Daarin staat welke deelnemers moeten worden opgezocht, waarop moet worden geklikt en wat er moet worden geselecteerd en gewijzigd samen met het nieuwe adres. Een groot voordeel van deze aanpak is volgens Groen dat gespecialiseerde robots niet meer nodig zijn, tenzij er sprake is van softbots die zich over meer systemen dan alleen studentinformatiesysteem Eduarte bewegen. De softbots die hij voor ogen heeft in de bibliotheek om de taken over te nemen zijn zelfs zo eenvoudig dat ROC Midden-Nederland die zelf zou kunnen bouwen. “Alleen voor de ontwikkeling van de complexere O&D is dan nog specialistische kennis van buitenaf nodig.”

RPA als brug naar AI Agents

Groen benadrukt dat de werkinstructies die medewerkers van ROC Midden-Nederland moeten schrijven en die de volgorde van de handelingen weergeven op het eerste oog niets met AI te maken heeft, maar daar wel door is geïnspireerd.

“Een volgende stap kan het ontwikkelen van AI Agents zijn. De strategie waarin met werkinstructies een softbotbibliotheek wordt aangestuurd zou je kunnen zien als een brug naar AI Agents, waarbij aangetekend dat RPA deterministisch en taakgericht is, terwijl AI Agents doelgericht, adaptief, en contextbewust zijn. Wat wel overeenkomt is dat het schrijven van werkinstructies voor de robots raakvlakken heeft met het schrijven van een prompt voor AI.”

Dat brengt Groen op de vraag hoe je een goede prompt schrijft voor AI. “Voor mij is dat helder”, zegt hij. “Schrijf een prompt zoals je een expert raadpleegt.” Als voorbeeld geeft hij aan hoe iemand een instructie zou geven aan een loodgieter voor het repareren van een kraan. “Die moet weten om welke kraan het gaat en overige details wat er precies met de kraan mis is. Op dezelfde manier zou je een prompt moeten schrijven: helder en to-the-point. Net als in het echte leven”, zo besluit hij.